Microsoft Excel possède une fonctionnalité qui permet aux utilisateurs de suivre les modifications apportées à un classeur. Cependant, une fois que les modifications sont acceptées sur le classeur, la piste de modification est perdue à jamais. Alors, que se passe-t-il lorsque vous devez revenir à la version précédente du classeur ou vous y référer ?
Une option que vous pouvez essayer est la comparaison de feuilles de calcul Microsoft. La comparaison de feuilles de calcul Microsoft permet aux utilisateurs de comparer facilement deux versions d’un fichier Excel. L’outil met ensuite en évidence les différences entre les deux fichiers, ce qui permet de repérer facilement les modifications.
Configuration requise pour utiliser la comparaison de feuilles de calcul Microsoft
Vous pouvez accéder à Microsoft Spreadsheet Compare dans Microsoft 365, Office Professionnel Plus 2013, Office Professionnel Plus 2016 et Office Professionnel Plus 2019. L’outil est accessible à partir du groupe de programmes Microsoft Office Tools.
Pour que la comparaison fonctionne, il est nécessaire d’avoir différentes versions de la feuille de calcul. L’outil analyse ensuite les fichiers et met en évidence les différences selon certains critères. Voilà comment cela fonctionne:
Comment analyser deux versions d’un classeur avec la comparaison de feuilles de calcul Microsoft
Pour analyser différentes versions d’un classeur, vous devez importer les deux classeurs dans l’outil de comparaison de feuilles de calcul. Voici comment procéder :
Étape 1: Dans le menu Démarrer, recherchez Spreadsheet Compare et lancez-le.
Étape 2: Dans l’onglet Accueil, dans le groupe Comparer, sélectionnez Comparer les fichiers pour lancer une boîte de dialogue.
Étape 3: Dans la boîte de dialogue Comparer les fichiers, sélectionnez l’icône Fichier en regard de l’option Comparer (fichier plus ancien). Sélectionnez le fichier Excel dans l’explorateur de fichiers et cliquez sur Ouvrir.
Étape 4: Sélectionnez l’icône Fichier à côté de l’option Vers (fichier plus récent) dans la boîte de dialogue Comparer les fichiers. Sélectionnez le fichier Excel dans l’explorateur de fichiers et cliquez sur Ouvrir.
Étape 5 : Cliquez sur OK pour commencer le processus de comparaison.
Noter: Si vous constatez que l’ordre de la comparaison des fichiers est mélangé, vous pouvez cliquer sur Échanger pour modifier la position de chaque classeur.
Étape 6 : Vous pouvez rationaliser ce que l’outil de comparaison de feuilles de calcul analyse en cochant ou en décochant les cases en bas à gauche de l’outil. La fonction de certaines cases à cocher est expliquée ci-dessous :
- Valeurs saisies : il met en évidence un changement dans la saisie des données dans les classeurs.
- Valeurs calculées : il met en évidence la différence dans les valeurs calculées dans les classeurs.
- Formules : il met en évidence un changement dans les formules dans les classeurs.
- Noms: il met en évidence la différence dans les noms de cellules dans les classeurs.
- Macro : il met en évidence la différence dans le code VBA dans les classeurs.
Un graphique dans le coin inférieur droit de l’outil classe les différents types de modifications sur le classeur. Ce graphique peut être utilisé pour identifier les changements qui se produisent le plus dans les classeurs.
Comment exporter les résultats de la comparaison à partir de la comparaison de feuilles de calcul Microsoft
Une fois que vous avez cliqué sur OK pour comparer les feuilles de calcul pour analyser les modifications apportées à vos feuilles de calcul, les modifications identifiées sont mises en évidence dans différentes couleurs de texte et de remplissage de cellule. Les résultats de la comparaison peuvent être soit utilisés directement sur l’outil, soit exportés vers une autre plateforme. Voici comment procéder :
Exporter les résultats de la comparaison vers Microsoft Excel
En exportant les résultats de la comparaison vers Microsoft Excel, vous pouvez effectuer une analyse plus approfondie sur celui-ci. Voici comment l’exporter :
Étape 1: Sur le ruban de l’outil de comparaison de feuilles de calcul, sélectionnez Exporter les résultats, qui lance l’explorateur de fichiers.
Étape 2: Sélectionnez l’emplacement où vous souhaitez enregistrer le fichier et saisissez un nom pour le fichier.
Étape 3: Sélectionnez Enregistrer.
L’analyse de comparaison devrait maintenant être disponible à votre emplacement enregistré.
Copier les résultats de la comparaison dans le presse-papiers
Si vous souhaitez utiliser les résultats de la comparaison sur une autre plate-forme que Microsoft Excel, la copie dans le presse-papiers est la meilleure option. Voici comment procéder :
Étape 1: Sur le ruban de l’outil de comparaison de feuilles de calcul, sélectionnez Copier les résultats dans le presse-papiers.
Étape 2: Lancez une application pour coller les données copiées.
Étape 3: Sélectionnez Ctrl + V sur votre clavier pour coller.
Limites de la comparaison de feuilles de calcul
Voilà comment utiliser Microsoft Spreadsheet Compare pour comparer différentes versions d’un fichier Excel. Cependant, l’outil présente une limitation majeure dans la mesure où les modifications notées sur les classeurs comparés ne peuvent être ni acceptées ni rejetées. L’outil affiche uniquement les feuilles Excel côte à côte et met en évidence les modifications pour permettre aux utilisateurs de les identifier plus facilement.
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