Mailroom by PackageX : La solution ultime pour la gestion de votre salle de courrier en coworking

Les espaces de coworking présentent généralement de nombreux avantages. On dit qu’ils augmentent la productivité et fournissent des ressources utiles. Ils offrent aux employés un espace de travail dédié et favorisent un équilibre sain entre vie professionnelle et vie privée.

De plus, ils sont également une option rentable car ils permettent une flexibilité de travail. Les pigistes et les équipes complètes peuvent facilement payer pour l’espace lorsqu’ils en ont besoin. Un rapport suggère qu’en 2019, il y avait près de 19 000 espaces de coworking dans le monde.

Cependant, malgré leurs nombreux avantages, les espaces de coworking ont leur lot d’inconvénients. L’un d’eux est la gestion du courrier. Traiter les colis entrants et le courrier dans un salle de courrier de coworking est l’une des choses les plus importantes auxquelles les managers doivent faire face dans les espaces de travail partagés.

Les employés doivent recevoir leur courrier à temps. Cela peut être impossible, cependant, si des protocoles rigoureux pour la gestion du courrier ne sont pas respectés. C’est là que Mailroom de PackageX, un logiciel d’automatisation de salle de courrier, entre.

Comment Mailroom by PackageX vous aide à gérer votre courrier ?

Mailroom by PackageX utilise les dernières Technologie de l’IA, un logiciel intelligent qui rend la gestion de la salle de courrier simple et fluide. Il accélère le processus de traitement du courrier et assure une gestion des colis polyvalente et réactive. De plus, cela aide les gestionnaires de salle de courrier à économiser du temps et de l’argent.

Voici comment PackageX Mailroom fait tout cela :

1. Technologie OCR avancée

Mailroom by PackageX utilise la technologie de reconnaissance optique de caractères (OCR) la plus avancée du marché. Grâce à cela, Mailroom peut numériser efficacement les étiquettes imprimées, manuscrites et à peine lisibles.

Une fois le colis scanné, il reconnaît automatiquement les destinataires et enregistre les données dans l’annuaire. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données et réduit la marge d’erreur.

2. Intégration transparente

Mailroom propose plusieurs intégrations tierces. Les employés peuvent choisir de recevoir des notifications via plusieurs applications telles que WhatsApp, Teams, etc. En outre, ils peuvent également choisir de recevoir des notifications par e-mail et SMS.

3. Expérience employé améliorée

Les employés de l’entreprise doivent mettre la main sur le courrier important dès qu’il arrive à la salle de courrier. PackageX Mailroom garantit que l’aspect logistique et opérationnel de Mailroom est aussi efficace que possible.

Le courrier est livré rapidement au bon employé, il n’y a donc pas de colis égaré. Mailroom permet également aux opérateurs de numériser des colis en vrac.

Avec ce logiciel, les gestionnaires de salle de courrier peuvent numériser jusqu’à 50 colis à la fois. Cela permet de gagner du temps afin que le personnel de la salle de courrier puisse également se concentrer sur d’autres tâches importantes.

4. Formation facile

La transition vers une salle de courrier numérique à partir d’une salle de courrier manuelle peut être difficile. Cependant, contrairement à d’autres options sur le marché, Mailroom est extrêmement facile à utiliser. Les opérateurs peuvent être formés dans les trois jours à l’utilisation de l’application Mailroom.

Il offre également une assistance 24h/24 et 7j/7 aux utilisateurs avec une équipe client pratique pour répondre à toutes les requêtes. Il est livré avec une expérience d’intégration personnalisée qui aide les salles de courrier à s’automatiser facilement.

5. Sécurisé et fiable

Les colis perdus sont un gros problème dans les salles de courrier. Si un courrier ou un colis important contenant un contenu de valeur est égaré ou endommagé, cela peut entraîner des pertes massives pour une entreprise. C’est pourquoi Mailroom garantit qu’il existe une chaîne de contrôle complète pour tous les colis disponibles.

Les utilisateurs peuvent également suivre leurs colis dès leur arrivée à la salle de courrier afin qu’ils puissent voir leur colis à tout moment. Cela garantit que tout le courrier est livré à son destinataire légitime en toute sécurité.

6. Notifications automatiques

Les employés doivent constamment s’adresser à la réception pour demander des mises à jour pour le courrier important. Cela peut entraîner une perte de temps considérable à la fois pour le personnel de la salle de courrier et pour l’employé. Mailroom permet aux opérateurs d’envoyer des notifications photo aux employés dès l’arrivée de leur colis.

Cela les alerte et leur permet de savoir à l’avance quand ils doivent venir le chercher. De plus, en permettant aux employés de voir l’état du colis dès son arrivée, le personnel de la salle du courrier peut facilement traiter toutes les plaintes et requêtes ultérieurement.

7. Pratique à utiliser

La meilleure utilisation de PackageX Mailroom est probablement la commodité qu’il offre. En cas d’horaires conflictuels, les employés peuvent désigner des collègues ou des collègues pour ramasser le colis en leur nom. Les utilisateurs de la salle du courrier ont également la possibilité de conserver le colis, de le transférer vers un autre emplacement ou de le détruire.

Envoi

Outre tous ces avantages, Mailroom offre également une intégration transparente avec son application sœur Dispatch. Il permet aux entreprises d’envoyer des livraisons le jour même à leurs clients. Grâce à l’expédition, les détaillants peuvent s’associer à des services de messagerie traditionnels ou à la demande et permettre une expédition rapide et bon marché.

Conclusion

La gestion du courrier dans un espace de coworking est essentielle. Avec autant d’employés travaillant dans le même espace, il y a forcément beaucoup de courrier entrant. Les salles de courrier traditionnelles manquent d’efficacité pour créer un système de gestion de salle de courrier rationalisé.

C’est pourquoi l’intégration d’une solution numérique telle que Mailroom by PackageX peut aider les espaces de coworking à naviguer de manière experte dans tous leurs courriers. Il garantit que tous les employés obtiennent des livraisons sûres et rapides et que le personnel de la salle de courrier peut économiser du temps et de l’argent.