Donc, vous planifiez l’anniversaire de votre fils, une dédicace de bébé, une fête de révélation du genre, un dîner après le travail, une conférence ou tout autre événement et vous voulez que ce soit un très grand succès, oui ? Ensuite, il est essentiel de s’assurer que les invités RSVP répondent.
RSVP-ing donne à un organisateur d’événement ou à un hôte une idée du nombre de personnes qui participeront et comment planifier correctement leur présence.
Lorsque vous envoyez vos invitations à un événement, la prochaine chose à attendre est la réponse de vos invités confirmant leur disponibilité (ou indisponibilité) pour y assister. Quand ils le font, vous apprenez à connaître le nombre de personnes pour lesquelles vous devez organiser de la nourriture, des boissons, etc.
Pour vous assurer que vos invités RSVP, cependant, vous devez leur faciliter la tâche. Et une façon d’y parvenir est d’utiliser l’outil d’administration populaire de Google, Google Forms. Nous avons déjà écrit un tas d’articles à ce sujet, n’hésitez pas.
Nous vous guiderons à travers les étapes nécessaires pour créer facilement un formulaire de réponse pour vos invités dans Google Forms.
Créer une invitation RSVP à l’aide de Google Forms
Visitez les formulaires Google sur votre PC ou mobile.
Pour utiliser Google Forms, vous devez avoir un compte Google. Si vous n’avez pas de compte Google actif sur votre appareil/navigateur, vous devrez vous connecter ou créer un nouveau compte.
L’une des belles choses à propos de Google Forms est la présence de modèles prédéfinis. Appuyez sur l’option de modèle RSVP sur la page d’accueil pour commencer à créer votre formulaire RSVP.
Vous pouvez créer votre formulaire personnalisé, mais le modèle prédéfini contient les éléments de base que vous souhaitez sur votre formulaire RSVP. Les paramètres qui lui manquent peuvent être ajoutés manuellement. Cependant, le choix du modèle RSVP prédéfini vous fait gagner du temps et des tracas.
Personnalisation de votre formulaire RSVP
Bien que le modèle RSVP prédéfini sur Google Forms contienne quelques questions RSVP de base, vous pouvez également personnaliser le formulaire en fonction de vos préférences personnelles ou de la nature de votre événement.
Voici comment effectuer une personnalisation de base de Google Form qui vous sera utile lors de la création d’un formulaire RSVP.
Astuce 1 : Appuyez sur la section intitulée RSVP à l’événement pour renommer votre formulaire RSVP. Un titre idéal pour donner à votre formulaire serait le Nom de l’événement + RSVP ex. Dog Exhibition RSVP, John’s Birthday RSVP, etc.
Astuce 2 : Appuyez sur la section sous le titre pour modifier l’adresse et ajouter des canaux de contact pertinents (par exemple, numéro de téléphone, e-mail, identifiant de réseau social, etc.) où vos invités peuvent vous joindre.
Astuce 3 : Le modèle RSVP sur Google Forms est fourni avec des questions prédéfinies. Appuyez simplement sur un champ de question pour le modifier.
Astuce 4 : Si vous ne voulez aucune des questions prédéfinies sur votre formulaire RSVP, sélectionnez simplement le champ de la question pour le modifier et appuyez sur l’icône Corbeille pour le supprimer.
Partager votre lien vers le formulaire RSVP
Lorsque vous avez terminé de personnaliser votre formulaire RSVP, il est temps de le partager avec les personnes que vous inviteriez à votre événement. Voici comment envoyer un RSVP à vos invités sur Google Forms.
1. Par e-mail
Vous pouvez envoyer votre formulaire RSVP directement aux adresses e-mail des personnes que vous avez invitées à votre événement.
Étape 1: Dans le coin supérieur droit du formulaire RSVP que vous venez de créer, appuyez sur le bouton Envoyer.
Étape 2: Dans la nouvelle fenêtre contextuelle, entrez les adresses e-mail des personnes à qui vous souhaitez envoyer le formulaire RSVP.
Étape 3: Bien que facultatif, vous pouvez saisir des mots supplémentaires dans la section Message.
Étape 4: Appuyez sur Envoyer pour transférer le formulaire RSVP aux adresses e-mail spécifiées.
2. Via URL (Liens)
En plus d’envoyer votre formulaire RSVP directement aux invités par e-mail, vous pouvez également créer un lien permettant d’accéder à votre formulaire sur le Web.
Voici comment.
Étape 1: Appuyez sur le bouton Envoyer dans le coin supérieur droit de votre formulaire RSVP.
Étape 2: Accédez à la section Lien de la fenêtre Envoyer le formulaire.
Étape 3: Cochez la case Raccourcir l’URL pour créer une version miniaturisée du lien URL de votre formulaire.
Étape 4: Appuyez sur le bouton Copier pour copier le lien dans le presse-papiers de votre appareil.
Vous pouvez désormais partager le lien RSVP avec vos invités sous forme de texte, de SMS ou via des applications de messagerie instantanée telles que WhatsApp, iMessage, Telegram, etc.
Vous pouvez également inclure le lien RSVP sur l’invitation physique de votre événement ou, mieux encore, le convertir en code QR.
3. Via les médias sociaux
Vous pouvez également partager le lien de votre formulaire RSVP sur vos réseaux sociaux. Vous devez utiliser cette fonctionnalité si vous planifiez un événement public et que vous avez besoin d’avoir une idée des participants potentiels.
Étape 1: Appuyez sur le bouton Envoyer dans le coin supérieur droit du formulaire.
Étape 2: Appuyez sur l’icône Facebook pour partager votre RSVP sur votre mur ou votre page Facebook ou appuyez sur l’icône Twitter pour partager sur Twitter.
Vérification de la réponse des formulaires RSVP
Vous pouvez également vérifier manuellement le nombre total d’invités qui ont répondu à votre événement.
Étape 1: Accédez au tableau de bord Google Forms sur votre ordinateur.
Étape 2: Appuyez sur le formulaire RSVP dont vous souhaitez afficher la réponse.
Étape 3: Appuyez sur Réponses pour accéder à la section de réponse.
Étape 4: Un résumé de toutes les réponses à votre formulaire RSVP vous sera présenté.
Étape 5 : Pour permettre à Google de vous informer automatiquement des nouvelles réponses à votre formulaire, appuyez sur l’icône de menu dans le coin supérieur droit de la section Réponses.
Étape 6 : Sélectionnez « Recevoir des notifications par e-mail pour les nouvelles réponses ».
Maintenant, vous serez averti pour chaque réponse à votre formulaire RSVP.
Planifiez correctement vos événements avec Google Forms
Avec une bonne planification vient un événement réussi. Pour bien planifier, vous devez également bien faire votre RSVP. Configurez le RSVP de votre événement avec Google Forms et utilisez les réponses pour planifier correctement votre événement.
Ensuite : Savez-vous que vous pouvez enregistrer automatiquement chaque réponse Google Form dans différentes feuilles en fonction des réponses de vos invités ? Découvrez les différentes façons de le faire dans l’article lié ci-dessous.
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