Zoho Docs (Writer) vs Google Docs : quel outil est le meilleur pour la gestion des documents

En matière de traitement de texte, Google Docs est l’un des choix les plus populaires. Qu’il s’agisse de fonctionnalités collaboratives ou d’outils d’édition ; Docs a certainement réussi à en accrocher beaucoup à son interface simple. Cependant, ce n’est pas le seul traitement de texte disponible. Un autre outil qui a rapidement gravi les échelons de la popularité est Zoho Docs, ou Zoho Writer, pour être plus précis.

Zoho Writer est le traitement de texte de Zoho Docs. Semblable à Google Docs, il est livré avec des fonctionnalités collaboratives et une interface agréable qui peut tenter toute personne à la recherche d’un commutateur. Alors, devriez-vous passer de l’ancien Google Docs à Zoho Writer ?

Eh bien, c’est ce que nous allons trouver dans notre article d’aujourd’hui alors que nous pesons à la fois Google Docs et Zoho Writer pour voir lequel brille comme le meilleur outil de gestion de documents.

Comme nous le faisons dans la plupart de nos comparaisons, nous allons d’abord placer les caractéristiques communes, puis passer aux caractéristiques inhabituelles.

Interface

Mais avant de commencer, regardons d’abord l’interface, car c’est un aspect qui détermine grandement vos niveaux de productivité. En ce qui concerne Google Docs, il utilise le style de ruban supérieur qui rappelle MS Word.

Vous y trouverez tous les outils fréquemment utilisés. Mais si vous avez besoin de quelque chose de plus, vous devrez parcourir les onglets du ruban supérieur, à moins que vous ne connaissiez les raccourcis clavier.

Contrairement à cela, Zoho Writer place tous ses outils sur le panneau de gauche. Qu’il s’agisse d’outils d’édition ou de mise en page, vous trouverez tout à l’intérieur. Ce que j’aime chez Writer, c’est que chaque option est indiquée par une petite icône, ce qui permet aux débutants de savoir facilement ce qu’ils font.

De plus, cela contribue également à donner à l’outil un aspect moderne.

Caractéristiques communes

1. Correcteur orthographique

Lorsque vous parlez d’un service de traitement de texte, un correcteur orthographique est indispensable. Google Docs et Zoho Writer ne déçoivent pas. Les deux services marquent le mot mal orthographié en rouge, et tandis que Docs vous donne le bon mot, Writer va quelques pas en avant et suggère également quelques alternatives.

Et bien évidemment, ces mots ressemblent à celui que vous avez mal orthographié. Ainsi, lorsque j’ai mal tapé « Disspaoint » dans Zoho alors que je voulais dire « déçu », le système m’a suggéré « désesprit » ou « dissipation ».

Si vous pensez que le mot que vous avez écrit est correct, vous pouvez simplement l’ajouter au dictionnaire directement depuis le menu contextuel.

En matière de prédictions, personne ne le fait mieux que Google, qu’il s’agisse de prédire ce que vous tapez ou ce que vous allez acheter ensuite. Effrayant, oui. Mais super utile.

Heureusement, la même chose se reflète également sur Docs. Ainsi, lorsque j’écris « Disspaoint », Docs souligne à juste titre que j’ai peut-être en fait voulu dire « décevoir ».

De plus, s’il s’agit d’un mot que vous avez souvent mal orthographié, vous pouvez toujours demander à Docs de modifier le mot chaque fois que vous répétez l’erreur. Par exemple, mon cerveau est câblé pour épeler ‘The’ comme ‘Teh’. Donc, chaque fois que j’écris « Teh », il le corrige automatiquement instantanément.

De plus, le thésaurus est à portée de clic. Si vous êtes préoccupé par le vrai sens d’un mot, vous pouvez toujours faire appel au dictionnaire. Les deux applications proposent un dictionnaire dans le même but, à l’exception que Zoho vous montre également les mots associés avec les synonymes.

Enfin, certains aspects du correcteur orthographique sont personnalisables. Si vous le souhaitez, vous pouvez choisir de désactiver la vérification grammaticale ou la qualité d’écriture.

2. Formats de fichiers pris en charge

Oui, écrire en ligne a son propre ensemble d’avantages (pas de soucis pour enregistrer le fichier), mais parfois vous devrez peut-être enregistrer le document hors ligne, que ce soit pour l’envoyer ou pour y travailler hors ligne.

Docs et Writer vous permettent de télécharger des documents dans de nombreux formats, notamment DOCX, ODT, RTF et PDF. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner Télécharger en tant que, et le document sera téléchargé sur votre ordinateur.

Zoho Writer offre une fonctionnalité supplémentaire appelée Enregistrer sous, qui, comme vous le soupçonniez, vous permet d’enregistrer un document spécifique en tant que fichier Word ou fichier ODF, parmi cinq autres formats. Tous ces documents se trouvent dans le dossier racine de Zoho Docs.

3. Partage de documents et collaboration

Lorsqu’il s’agit de partager et de collaborer avec d’autres, Google Docs peut être considéré en toute sécurité comme le numero uno. Non seulement vous pouvez partager vos documents avec vos clients ou les membres de votre équipe, mais vous pouvez également les publier sur le Web.

Avec Google Docs, vous et les membres de votre équipe pouvez travailler simultanément sur un document. Si nous devions parler chiffres, Docs peut accueillir jusqu’à une centaine de personnes en temps réel.

Quant à l’option de partage, vous pouvez la limiter à Afficher, Modifier ou Lecture seule. Alors que Writer suit presque les mêmes fonctionnalités de partage et de collaboration que Docs, les utilisateurs doivent se connecter à Zoho dans (le plan standard).

En plus des fonctionnalités de partage et de collaboration, Zoho permet également aux utilisateurs de créer un copropriétaire d’un document.

De plus, un propriétaire peut verrouiller une partie spécifique du document, ce qui le rend inchangeable. Pratique pour les documents importants.

4. Modèles

Google Docs est connu pour sa collection de modèles. Si vous souhaitez créer un CV ou une newsletter, sélectionnez-en simplement un dans la galerie de modèles.

En tant qu’application d’entreprise, Zoho Writer est également livré avec une pléthore de modèles. Des modèles liés à l’écriture créative aux CV et aux lettres de motivation, le large éventail de modèles ne décevra sûrement personne.

En fin de compte, la différence est la facilité d’accès. Zoho Writer affiche toutes les catégories sur la gauche. Donc, tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur l’une des catégories et de faire votre choix.

Contrairement à cela, bien que les modèles Google Docs soient également classés, il n’y a pas de bouton pratique sur le panneau latéral. Donc, si vous devez utiliser un modèle lié à l’éducation, vous devrez faire défiler jusqu’à la fin de la page pour y accéder.

Caractéristiques peu communes

1. Taper la mise au point

Pour les gens comme moi qui écrivent pour gagner leur vie, un mode de mise au point sans distraction est de la plus haute importance. Imaginez qu’il n’y ait rien sur votre écran à l’exception du paragraphe que vous écrivez actuellement. Zen? Je parie!

Eh bien, si vous êtes à la recherche d’une telle fonctionnalité, laissez-moi vous dire que Zoho Writer l’a intégrée. Lorsque cette option est activée, seul le paragraphe que vous êtes en train d’éditer sera mis en surbrillance.

Contrairement à cela, Google Docs n’a pas cette fonctionnalité intégrée. Pour cela, vous devez vous fier à un module complémentaire tiers.

2. Historique des documents

Imaginez écrire une longue pièce pour découvrir que tout le contenu est effacé en un instant lorsque vous ne faites pas attention avec Redo et Undo. Heureusement pour nous, le Versioning existe qui nous permet de remonter le temps.

Alors que Google Docs et Zoho Writer enregistrent une version de votre travail, Writer va plus loin et vous permet de comparer deux versions. Tout ce que vous avez à faire est de cliquer sur Fichier > Historique du document et de cliquer sur Comparer la version.

S’il est vrai que Google Docs vous permet de voir les changements dans les différentes versions (les nouveaux ajouts sont marqués en vert), cela pâlit en quelque sorte par rapport à la façon dont Writer le gère. En revanche, Docs vous permet de créer une version nommée, tout comme Writer. Cette fonctionnalité est particulièrement utile si vous faites partie d’une équipe qui travaille sur différentes parties d’un document ou si vous faites partie d’un processus de révision de document.

Zoho Writer vous permet de combiner une version hors ligne d’un document révisé au document actuel. Une fois les deux documents combinés, les modifications sont affichées sous forme de balisage.

3. Outils d’édition avancés

Étant un nouvel outil, Writer dispose de plusieurs outils d’édition. Des outils d’édition avancés comme l’intégration de code ou de champs à remplir côtoient des outils populaires comme la note de bas de page ou la signature.

Cela signifie que si vous devez ajouter un morceau d’un extrait de code, vous pouvez le faire sans perdre de mise en forme. Vous avez la possibilité de sélectionner la langue ainsi que le format. De Javascript au code HTML ou au code JAVA, vous pouvez faire votre choix parmi une assez grande liste.

Il en va de même pour l’ajout d’éléments à remplir sur votre document. Et l’interface est la cerise sur le gâteau.

Au contraire, Docs contient tous les outils requis d’un traitement de texte. Mais si vous avez besoin de quelques fonctionnalités avancées comme celles décrites ci-dessus, vous devez faire appel à un module complémentaire tiers.

De plus, l’interface de Writer rend l’accès aux outils incroyablement utile. Au lieu de texte, vous avez une petite icône qui fonctionne très bien pour vous habituer à ces outils.

4. Modules complémentaires

En ce qui concerne les modules complémentaires, Google Docs offre de nombreux choix. Que vous souhaitiez créer un diagramme ou que vous cherchiez à ajouter des polices élégantes, il vous suffit de cliquer sur l’option Obtenir des modules complémentaires et de les parcourir.

Devriez-vous changer ?

Alors, changeriez-vous ? La touche moderne et les outils d’édition avancés de Zoho Writer semblent assez tentants. Cela est principalement inspiré par le fait que je ne collabore pas beaucoup avec les membres de mon équipe. Mais si ce n’était pas le cas, je n’hésiterais pas à revenir sur Google Docs. Il est facilement accessible et tout ce dont vous avez besoin est un compte Google, et vous serez trié.

Un autre point à considérer est que Google Docs est gratuit. D’autre part, Zoho Docs propose un plan gratuit pour jusqu’à 25 utilisateurs (5 Go/utilisateur et limite de téléchargement de fichiers de 1 Go), après quoi vous devrez débourser environ 5 $ par utilisateur par mois.

La mise à niveau déverrouille plusieurs fonctionnalités telles qu’un plan de stockage de 100 Go/utilisateur, une limite de téléchargement de fichiers de 5 Go et l’intégration des applications Google. Plus important encore, vous pourrez envoyer et partager des fichiers et des documents avec des utilisateurs non Zoho.

Ensuite : Vous envisagez de passer de votre application de prise de notes native ? Lisez la comparaison suivante pour voir si Zoho Notebook est l’application qu’il vous faut.