Comment créer des tâches et des listes à partir d’un courrier Gmail

Si vous faites confiance à votre mémoire pour vous aider à vous souvenir de tâches ou d’informations importantes, il y a de fortes chances qu’elle vous fasse défaut. L’individu moyen a plusieurs activités qui remplissent sa journée, ce qui lui permet de perdre facilement le fil de l’information. Pour éviter cela, des rappels et des listes de tâches aident à rester organisé.

Dans la boîte de réception Gmail se trouve une application d’organisation personnelle appelée Google Tasks, dont les utilisateurs ne sont pas conscients. L’application permet de créer des listes de tâches, de convertir des e-mails en éléments d’action et de trier les dates d’échéance. Voici comment créer des tâches et des listes à partir de votre messagerie Gmail à l’aide de Google Tasks.

Créer une tâche à partir d’un e-mail

À l’aide de l’application Tâche sur Gmail, les e-mails peuvent être convertis en tâches traçables ou ajoutés à des listes de tâches. Voici comment procéder :

Étape 1: Lancez Gmail et sélectionnez l’e-mail à convertir en tâche.

Étape 2: En haut de la boîte aux lettres, sélectionnez Ajouter aux tâches, représenté par une icône avec une coche et un signe plus. Une notification sur le bureau doit confirmer l’ajout d’un e-mail à Tasks.

Étape 3: À droite de la fenêtre de votre bureau, votre volet Tâches doit être ouvert, cliquez sur la nouvelle tâche de courrier électronique pour inclure un nom de tâche préféré, une date d’échéance et d’autres informations descriptives à noter.

Vous pouvez améliorer l’organisation des tâches en déplaçant la tâche vers une liste ou en en faisant une sous-tâche. Choisir cette dernière option vous permet de lier une tâche à plusieurs messages.

Ajouter des sous-tâches

Si une tâche nécessite plusieurs actions, vous pouvez suivre votre progression jusqu’à son achèvement en ajoutant des sous-tâches. En ajoutant des sous-tâches, vous pouvez lier une tâche à plusieurs messages. Consultez les étapes ci-dessous pour savoir comment ajouter des sous-tâches :

Étape 1: Placez votre curseur sur la tâche principale et faites un clic droit.

Étape 2: Sélectionnez l’option Ajouter une sous-tâche.

Étape 3: Entrez les détails de votre nouvelle sous-tâche dans la carte de menu et elle devrait être automatiquement enregistrée.

Si vous souhaitez qu’une sous-tâche soit séparée de la tâche principale, cliquez dessus avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Annuler l’indentation.

Création d’une liste de tâches

Les tâches d’e-mail peuvent être organisées pour alimenter des listes préexistantes, ou une nouvelle liste peut être créée et une tâche d’e-mail ajoutée. Pour ajouter une tâche à l’une de vos listes dans Gmail, procédez comme suit :

Ajouter une tâche à une nouvelle liste

Vous pouvez créer une liste dans laquelle les tâches peuvent être regroupées. Ceci est particulièrement important si vous avez des e-mails dans votre Gmail qui s’appliquent au travail, à l’école ou aux loisirs. Voici comment procéder :

Étape 1: En haut de la fenêtre Tâches, sélectionnez le menu déroulant.

Étape 2: Sélectionnez Créer une nouvelle liste.

Étape 3: Saisissez le nom de la nouvelle liste et sélectionnez Terminé.

Étape 4: Dans la nouvelle fenêtre de liste, sélectionnez Ajouter une tâche.

Étape 5 : Entrez les détails de votre nouvelle tâche et elle devrait être enregistrée automatiquement.

Ajouter une tâche à une liste existante

Si vous avez déjà créé des listes, vous pouvez y ajouter des tâches en procédant comme suit :

Étape 1: En haut de la fenêtre Tâches, sélectionnez le menu déroulant.

Étape 2: Sélectionnez la liste que vous souhaitez lancer.

Étape 3: Sélectionnez Ajouter une tâche pour créer une nouvelle tâche ou créez une tâche directement à partir d’un e-mail.

Déplacer des tâches entre des listes

Dans certains cas, vous souhaiterez peut-être déplacer des tâches d’une liste à une autre. Vous pouvez le faire en suivant les étapes ci-dessous :

Étape 1: À droite de la tâche, sélectionnez les trois points verticaux pour ouvrir un menu.

Étape 2: Sélectionnez la liste dans laquelle vous souhaitez placer la tâche et elle devrait se déplacer.

Achèvement et suppression de tâches

Une fois une tâche terminée, vous pouvez la marquer comme terminée. Cependant, si la tâche a été créée par erreur ou si vous n’en avez plus besoin, vous pouvez la supprimer.

Terminer une tâche

En marquant une tâche comme terminée, vous pouvez toujours y accéder ultérieurement. Voici comment cela fonctionne:

Étape 1: À gauche de la tâche, sélectionnez le cercle pour la marquer comme terminée.

Étape 2: Pour accéder à la tâche terminée, sélectionnez le menu déroulant à côté de Terminé en bas de votre fenêtre Tâche.

Étape 3: Après avoir accédé à la tâche terminée, vous pouvez choisir de la marquer comme incomplète ou de la supprimer définitivement.

Suppression d’une tâche

En choisissant de supprimer une tâche, aucun enregistrement de celle-ci ne sera enregistré. Voici comment cela fonctionne:

Étape 1: À droite de la tâche, sélectionnez les trois points verticaux pour ouvrir un menu.

Étape 2: Sélectionnez Supprimer.

Gestion des libellés Gmail

La création de tâches ou de listes de tâches à partir d’e-mails facilite leur organisation et leur suivi. Une autre façon d’organiser les e-mails sur Gmail consiste à utiliser des étiquettes pour les marquer.