Passer d’Evernote à Google Keep Notes et Docs : mon expérience

Le mois dernier, j’ai écrit un article détaillé expliquant pourquoi j’ai déplacé toutes mes données et tous mes fichiers de Dropbox vers Google Drive. Cela fait partie de mes efforts continus pour tout déplacer vers une seule plateforme. Mon idée est d’utiliser moins d’applications et d’extensions/add-ons en faveur de la cohérence, de l’uniformité et d’une meilleure intégration entre les plates-formes et l’interface utilisateur.

Aujourd’hui, je vais partager mon expérience du passage d’Evernote à Google Keep (maintenant appelé Keep Notes) et Docs. Pourquoi j’ai choisi Google ? La plupart des produits Google sont gratuits ou moins chers que la concurrence. En outre, Google prend en charge presque toutes les principales plates-formes.

J’étais un grand fan de l’application de calendrier Sunrise avant que Microsoft ne l’achète et ne la ferme. J’ai utilisé l’application Newton pour les e-mails, et maintenant elle se ferme également. Le sort d’Evernote est également en jeu puisque la société a déjà perdu son directeur technique et son directeur financier et la rumeur dit qu’elle est dans une spirale descendante sans croissance ces derniers mois.

Dans un tel scénario, il est logique d’agir rapidement et de passer à un ensemble d’alternatives fiables. C’est comme ça que j’ai commencé.

1. Evernote à Google Keep

Alors qu’Evernote offre la possibilité de voir clairement tous vos cahiers et notes dans la barre latérale, Google Keep adopte une approche différente.

Keep offre une interface simple. Cependant, il n’y a pas de cahiers ou de système de hiérarchie de fichiers. Au lieu de cela, vous pouvez créer des notes qui peuvent être codées par couleur pour une meilleure présentation et organisation.

J’ai toujours apprécié les applications visuellement attrayantes et j’ai été heureux d’apprendre que je pouvais désormais attribuer une couleur à chaque note. Cela rend la recherche d’informations sur un projet ou un sujet particulier beaucoup plus rapide.

J’aime aussi l’idée de pouvoir convertir Keep en Google Docs depuis l’interface.

Google Keep s’appuie sur les balises et la puissante fonction de recherche de Google pour vous aider à trouver ce que vous recherchez dans vos notes. Si vous recherchez une structure de dossiers pour donner un sens à vos notes et idées, vous devrez consulter Google Docs, mais nous en reparlerons plus tard.

Keep permet à plusieurs utilisateurs de collaborer gratuitement sur une seule note, contrairement à Evernote. Vous avez besoin du plan Plus d’Evernote pour cela. Je peux maintenant inviter des amis à contribuer à une liste de choses à faire de toutes les activités auxquelles nous pouvons participer lors de nos voyages en voiture.

Evernote m’a permis d’annoter des images à la volée. Dans Google Keep, je peux dessiner. Qu’il s’agisse d’une nouvelle note vierge ou d’une note existante avec une photo, je peux faire preuve de créativité ici.

Qu’en est-il des utilisateurs professionnels qui utilisent le chat professionnel et la présentation d’Evernote ? Je pense que Hangouts fonctionnera parfaitement dans ces situations. Vous pouvez l’utiliser pour discuter ou passer des appels vidéo lors de réunions. Au lieu d’utiliser des blocs-notes et des notes, vous utiliserez désormais des dossiers et des fichiers dans Drive et des notes dans Keep.

Sur mon bureau Windows, j’utilisais des notes autocollantes pour créer de courtes notes que je pouvais supprimer plus tard dans quelques jours. Il n’y avait pas de fonction de synchronisation disponible. Google Keep l’a également remplacé.

J’ai tendance à oublier les choses que je suis censé faire quand je suis dehors. Keep m’aide à les noter rapidement. J’ai créé une note pour faire imprimer des cartes de visite dans un magasin d’impression local et j’ai ajouté un rappel de localisation. Quand je serai à proximité, Keep me le rappellera. Avec Evernote, je ne pouvais créer que des rappels temporels.

Un domaine où Keep brille sur Evernote est celui des listes. Dans Keep, lorsque je crée une liste avec plusieurs éléments et que je les coche comme terminé, chaque entrée se déplace vers le bas de la liste. Lorsque j’ai commencé à taper un élément, Keep m’a rappelé qu’il était déjà présent sur la liste et m’a aidé à éviter les doublons. Cette fonctionnalité est disponible dans de nombreuses applications de listes de tâches comme Todoist.

Un excellent exemple d’utilisation de listes consiste à créer une note de liste de courses pour votre maison et à la partager avec votre conjoint. Il est facile d’acheter des produits d’épicerie et de vérifier les articles. Mon seul reproche est que je ne reçois pas de notification lorsque quelque chose est coché dans la liste.

Evernote et Keep me permettent de prendre des idées de capture lors de mes déplacements en utilisant du texte, des images et de la voix. En parlant de voix, Keep fait mieux qu’Evernote ici. Tous les mémos vocaux seront convertis en texte et enregistrés dans la même note pour une lecture ultérieure.

Les défauts de Keep

Ce n’est pas tout le soleil cependant. Ce que je n’aime pas dans Keep, c’est la façon dont il traite les notes et les listes séparément. Une note peut être soit une liste avec des cases à cocher, soit une note avec du texte, une image et une voix. Cela ne peut pas être un mélange des deux. C’est frustrant.

Bien que Notes soit puissant et étonnant, il ne s’intègre pas à Google Agenda. Google Docs le fait, pourquoi Google Keep ne peut-il pas ? J’ai envoyé un tweet à l’équipe, et ils m’ont demandé de soumettre une demande de fonctionnalité. Google a également une application Task qui n’intègre pas Keep.

Du côté positif, j’ai pu l’installer sur tous les appareils que je possède, contrairement à Evernote où, dans mon compte gratuit, j’étais limité à 2 appareils.

En tant que produit Google, Keep suggérera automatiquement des phrases lorsque vous commencerez à taper, et si l’entrée est déjà dans votre liste, elle vous le rappellera. Vous pouvez ensuite la décocher.

Keep ne prend pas en charge le texte enrichi, ce qui signifie que je ne peux pas utiliser de gras, d’italique ou tout autre repère visuel pour m’aider à organiser mes pensées dans une note comme je l’ai fait dans Evernote.

Une fois, j’ai créé une très longue note en pensant qu’il serait facile de rechercher du texte à l’intérieur, mais je me suis trompé. Bien qu’il existe une fonction de recherche pour rechercher du texte dans les notes, il n’y a aucun moyen de rechercher dans une note.

Au cours de mes recherches, j’ai découvert qu’il existe une limite d’étiquette de 99 dans Keep. Cela peut être si contraignant si vous utilisez Keep depuis longtemps. La bonne nouvelle est que la limite d’étiquette était auparavant de 50 et semblait avoir été augmentée récemment. À mesure que la popularité de l’outil augmente, Google reviendra peut-être sur sa décision. En revanche, Evernote autorise jusqu’à 100 000 tags !

Evernote a aussi quelques défauts. En tant qu’utilisateur gratuit, j’ai découvert que je ne pouvais pas ajouter plusieurs images dans une seule note en raison d’une limite de 25 Mo/note.

Voici une liste complète de toutes les limites, en termes de compte, pour Evernote. Google doit faire une liste similaire.

2. Evernote à Google Docs

Honnêtement, la fonctionnalité de bloc-notes d’Evernote va me manquer, mais j’ai trouvé une solution – Google Docs. Dans Google Drive, j’ai pu créer des sous-dossiers dans des dossiers pour stocker mes documents et fichiers. Maintenant, je peux utiliser Drive et Docs pour imiter la fonction d’archivage d’Evernote.

Alors qu’Evernote ne me permet d’aller qu’à deux niveaux de profondeur avec leur structure de dossiers, il n’y a pas de limite à la profondeur à laquelle je peux aller avec les dossiers Google Drive.

Je suis toujours en train de transférer des notes, mais voici à quoi cela ressemble pour le moment. Il prendra mieux forme avec le temps. Je le fais un à la fois, mais il existe des moyens d’automatiser le processus. Plus sur cela plus tard.

Google Drive me permet également de rechercher gratuitement dans des documents et des fichiers PDF. Drive et Evernote prennent en charge l’OCR, et vous n’avez pas besoin de payer pour le premier comme vous le faites pour Evernote.

J’utilise Docs comme classeur pour stocker des notes et des pièces jointes à plus long terme. En attendant, j’utilise Google Keep pour les notes à court terme que je supprime souvent. Keep est préférable pour le texte, l’image et les notes audio.

Il est facile de convertir un Google Doc en Keep et vice versa. Utile lorsque je souhaite stocker une note Keep de manière permanente. Cette fonctionnalité est manquante pour les versions iOS de ces applications. Je ne sais pas pourquoi iOS a été exclu, car tant d’applications Google sont disponibles sur cette plate-forme.

Evernote fonctionne comme un classeur. Vous pouvez obtenir des résultats similaires avec Keep et Docs à l’aide de l’extension Save to Google Drive. Grâce à cela, vous pouvez découper des pages Web au format HTML ou PDF. Comme Evernote, Google prend en charge l’OCR et peut également rechercher du texte dans les images.

Les pages Web dont j’ai seulement besoin pour une référence rapide, je les enregistre pour continuer à utiliser cette extension Chrome.

Google Docs prend également en charge le texte enrichi qui fait cruellement défaut dans Keep. Vous pouvez créer des liens vers d’autres documents et fichiers dans Drive, de la même manière que vous liez d’autres notes/carnets dans Evernote, mais la même chose n’est pas possible sur Keep. Cela rend Docs encore plus indispensable.

Je dois convenir que l’utilisation d’une combinaison de Google Docs et de Keep peut parfois me mettre dans une situation difficile. La recherche Google fonctionne séparément dans Drive et Keep. En effet, Keep ne fait pas partie de Google Drive. Cependant, des applications telles que Slides et Sheets font partie de Drive et sont également liées à Keep, ce qui peut être pratique pour les tableaux et les présentations.

Bien que je ne sois pas satisfait de cet arrangement, Keep est gratuit et est livré avec un stockage illimité qui n’est pas pris en compte dans votre stockage Google gratuit de 15 Go. Consultez notre guide de stockage Google Drive pour savoir ce qui compte et ce qui ne compte pas.

3. Comment transférer

C’est le plus gros problème auquel j’ai été confronté jusqu’à présent. Il n’existe aucun moyen d’importer directement des notes et des pièces jointes d’Evernote vers Keep. Je vous demande à tous d’ouvrir Keep et d’utiliser l’option de commentaires pour soumettre une demande de fonctionnalité Evernote to Keep. Vous pouvez le faire uniquement sur la version Web, pas dans l’application de bureau ou mobile.

Il existe quelques solutions de contournement dont je parlerai ci-dessous. Voyez lequel correspond à vos besoins.

Cloud HQ propose un service gratuit qui sauvegardera gratuitement toutes vos notes Evernote sur Google Drive. Ils créeront un fichier HTML pour chaque note. Nous savons déjà que Drive intègre Keep.

Vous pouvez désormais créer des notes dans Keep à partir de Docs. La dernière partie peut être un processus fastidieux, mais c’est la seule alternative disponible pour le moment.

La deuxième option consiste à tout copier manuellement, une note à la fois. C’est ce que je fais car cela me donne plus de contrôle sur tous les aspects du processus et me permet de faire un peu de ménage.

J’ai supprimé d’anciennes notes, même des cahiers entiers, dont je n’avais plus besoin. Au cours du processus de transfert manuel et fastidieux, je suis tombé sur des notes oubliées depuis longtemps mais essentielles avec des informations dont je ne me souvenais même pas.

Evernote à Google Keep et Docs

J’ai plus de 1000 notes dans Evernote, mais je n’ai plus besoin de plus de la moitié d’entre elles. Le processus de transfert des notes d’Evernote vers Docs et Keep prendra du temps, mais cela consolidera davantage mes données et j’aurai deux endroits de moins pour rechercher des idées, des notes et des fichiers.

La combinaison de Google Docs et Keep peut remplacer Evernote et même une application de liste de tâches, mais au prix de moins de fonctionnalités. Donc la question est de quoi avez-vous besoin ? Plus de fonctionnalités et plus d’applications avec des fichiers et des données éparpillés sur le Web ?

Ou pouvez-vous faire avec moins de fonctionnalités offrant des applications mais plus de stabilité, de cohérence entre les plates-formes et une meilleure intégration ? Bien sûr, vous devrez peut-être couper les coins ronds quelque part, et c’est à vous de décider lesquels vous allez couper.

Ensuite : vous voulez utiliser Google Drive comme un pro ? Voici 5 applications Chrome qui vous aideront à tirer le meilleur parti de Google Drive.