Votre boîte de réception est encombrée par d’anciens e-mails professionnels ? Est-il rempli à ras bord de courrier indésirable provenant de magasins aléatoires que vous avez achetés en même temps ? Ensuite, il est définitivement temps de le nettoyer au printemps.
Si votre boîte de réception a besoin d’un désencombrement numérique profond mais que vous ne savez pas par où commencer, ce guide est fait pour vous. Continuez à lire et nous passerons en revue des conseils sur la façon de le nettoyer plus efficacement et sur la façon d’empêcher les messages indésirables d’encombrer à nouveau votre boîte de réception.
Allez-y et supprimez en masse ces e-mails indésirables
Le moyen le plus rapide de réduire l’encombrement (et probablement le plus satisfaisant, pour être honnête), consiste à supprimer en masse un tas d’e-mails. Et ne laissez pas l’expression « suppression en masse » vous tromper : vous pouvez supprimer une tonne d’e-mails à la fois tout en continuant de cibler des types d’e-mails spécifiques. La suppression en masse ne signifie pas nécessairement toujours que vous supprimez au hasard un grand nombre d’e-mails. (Vous pouvez le faire, mais vous ne le souhaitez peut-être pas.)
De manière générale, si vous souhaitez cibler un type spécifique d’e-mails indésirables pour votre suppression en masse (comme les anciens e-mails promotionnels de votre magasin préféré), vous pouvez généralement rechercher le nom ou l’adresse e-mail de ce magasin via la barre de recherche de votre boîte de réception, sélectionner tous les les e-mails qui correspondent à vos critères à partir de la page de résultats de recherche, puis appuyez sur le bouton de suppression ou de corbeille de votre client de messagerie. Les e-mails que vous avez sélectionnés peuvent ensuite être envoyés dans la corbeille où ils resteront pendant un certain temps, puis seront automatiquement supprimés définitivement par la suite. Ou vous pouvez simplement vider la corbeille vous-même pour accélérer le processus de suppression permanente.
Si vous avez définitivement supprimé en masse tous les e-mails dont vous êtes à l’aise et que votre boîte de réception est toujours encombrée, notre prochain conseil est pour vous.
Archivez les e-mails que vous devez encore conserver
Parfois, votre boîte de réception est encombrée, mais ce sont tous les e-mails que vous devez conserver ou que vous ne pouvez tout simplement pas supporter de vous séparer pour une raison quelconque. (C’est bien. Pas de jugement.) Dans ce cas, il s’agit moins de supprimer des e-mails que de les déplacer de votre boîte de réception principale vers une archive hors de vue mais toujours sûre et accessible. De cette façon, vous pouvez réduire le nombre d’e-mails dans votre boîte de réception et toujours pouvoir accéder aux e-mails archivés lorsque vous en avez besoin.
Un bon exemple de cela est la fonction d’archivage de Gmail, qui vous permet d’archiver des messages individuels, d’en archiver en masse un tas ou même de les déplacer vers votre boîte de réception si vous le souhaitez. Lorsque vous archivez des messages dans Gmail, ils sont placés dans Tous les messages. Ces messages apparaîtront toujours dans les résultats de recherche si vous les recherchez. Dans Gmail, l’archivage peut être effectué en passant simplement la souris sur le message et en cliquant sur le Archive icône qui apparaît. Cette icône ressemble à une boîte 3D avec une flèche vers le bas au milieu. Outlook dispose également d’une fonctionnalité d’archivage.
Notifications de calendrier : supprimez les anciennes et gérez mieux celles à venir
Si vous utilisez une application de calendrier liée à votre adresse e-mail, vous recevez probablement des notifications par e-mail pour toutes vos réunions et événements programmés. Bien que ces notifications puissent être des rappels utiles qui vous permettent de rester au courant de vos engagements, elles perdent rapidement leur utilité et deviennent encombrantes une fois ces événements terminés. Il est donc important de les supprimer une fois que vous n’en avez plus besoin. Et si vous ne les avez pas supprimés au fur et à mesure, c’est le bon moment pour les supprimer en masse.
Mais que se passe-t-il si vous n’avez pas réellement besoin de ces notifications par e-mail ? Vous pourrez peut-être empêcher l’envoi de ces notifications par e-mail. Par exemple, si vous utilisez Google Agenda, vous pouvez modifier les paramètres de notification d’un événement particulier, y compris supprimer les notifications par e-mail pour celui-ci. Vous pouvez même remplacer les alertes par e-mail par un autre type de rappel, comme une notification sur le bureau ou le téléphone. De cette façon, vous pouvez toujours être rappelé de vos événements à venir, mais sans les e-mails inutiles.
Se désabonner de ces listes de diffusion
Cette astuce concerne davantage la prévention, qui est essentielle pour garder votre boîte de réception propre (et plus facile à gérer) après avoir fait tout le dur travail de désencombrement en premier lieu. Votre boîte de réception est probablement infestée d’e-mails promotionnels et de messages provenant de listes de diffusion d’entreprises et d’organisations avec lesquelles vous n’interagissez probablement plus beaucoup. Il est temps de vous désabonner d’eux. Dans de nombreux cas, la clé pour se désabonner réside dans les e-mails incriminés eux-mêmes : un petit lien de désabonnement au bas du message. Assurez-vous donc que l’e-mail est légitime avant de l’ouvrir (attention aux logiciels malveillants et aux arnaques). Si vous pouvez le faire en toute sécurité, ouvrez le message et faites défiler jusqu’en bas et recherchez un Se désabonner bouton ou lien texte. Cliquez sur ce lien. Vous ne devriez pas avoir à faire beaucoup plus que cela dans la plupart des cas.
Gmail propose également son propre bouton de désabonnement pour ce type d’e-mails (pas toujours, mais la plupart du temps). Pour l’utiliser, ouvrez simplement un message à partir de l’une de ces listes de diffusion et recherchez l’e-mail de l’expéditeur au-dessus du message. Gmail Se désabonner Le bouton doit se trouver à droite de l’adresse e-mail de l’expéditeur.
Bloquer les expéditeurs indésirables
Autre conseil de prévention de l’encombrement de la boîte de réception : tout le monde n’a pas besoin d’avoir accès à vous. Si vous devez empêcher des personnes de vous envoyer des e-mails, utilisez la fonction de blocage de votre client de messagerie pour le faire. Vous pouvez généralement le faire en quelques clics.
Voici un autre exemple Gmail de la façon de bloquer les e-mails d’un expéditeur indésirable : ouvrez un message de l’expéditeur que vous souhaitez bloquer et cliquez sur l’icône verticale à trois points sur le côté droit du message. Dans le menu qui s’affiche, choisissez Bloc [Sender’s Name]. Les messages des expéditeurs bloqués seront généralement envoyés au spam.
Créez des filtres pour organiser les e-mails que vous souhaitez conserver
Vous pouvez également mieux gérer vos e-mails entrants en utilisant des filtres. Au lieu de simplement laisser chaque message arriver dans votre boîte de réception, vous pouvez créer des filtres qui supprimeront ou archiveront automatiquement ces messages pour vous. De cette façon, vous pouvez garder votre boîte de réception claire sans avoir à faire grand-chose.
Dans Gmail, vous pouvez créer un filtre via son champ de recherche. Cliquez simplement sur le Afficher les options de recherche icône dans le champ de recherche. Cette icône ressemble à trois bascules empilées les unes sur les autres. Dans le formulaire qui s’affiche, saisissez vos critères de recherche, puis cliquez sur Créer un filtre. Lorsque vous y êtes invité, cochez la case à côté de l’action que vous souhaitez que Gmail effectue lorsqu’un e-mail correspondant à vos critères de recherche est reçu. Cliquez ensuite sur le Créer un filtre bouton. En utilisant cette méthode, vous pouvez dire à Gmail de supprimer ou d’archiver automatiquement les e-mails entrants qui correspondent à vos critères répertoriés.
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