Microsoft Teams fonctionne beaucoup mieux lorsque les utilisateurs sont conscients de toutes les choses utiles qu’il peut faire. Ce application collaborative, qui fait partie d’Office 365, propose de nombreuses options d’organisation et de partage de données juste sous la surface, toutes utiles pour les équipes de n’importe quelle entreprise ou groupe. Voici nos astuces préférées et pourquoi vous devriez les essayer.
Réorganiser les équipes dans l’ordre que vous préférez
De nombreuses personnes utilisent Teams en suivant et en favorisant les équipes qu’elles doivent suivre ou dont elles doivent faire partie. C’est un moyen facile d’ajouter tous les projets que vous souhaitez surveiller. Cependant, cela peut rapidement devenir un peu écrasant, en créant une liste des différentes équipes et des canaux associés que vous devez constamment trier pour obtenir les informations que vous souhaitez.
L’une des façons de gérer cela consiste simplement à déplacer vos équipes, ce qu’un nombre surprenant d’utilisateurs ne savent pas que vous pouvez faire. Choisissez une équipe, cliquez longuement et faites-la glisser en haut de votre liste d’équipes sur le côté gauche de la fenêtre. La liste entière deviendra bientôt grise, ce qui signifie que partout où vous faites glisser et relâchez cette équipe, ce sera son nouvel emplacement sur la liste. Utilisez-le pour déplacer toutes vos équipes importantes vers le haut dans l’ordre qui a du sens.
Utilisez le système de filtrage
Sélectionnez le Activité sur Teams, et vous verrez toutes les activités récentes sur vos canaux. C’est un premier pas courant pour les utilisateurs qui ouvrent Teams le matin. Malheureusement, si vous faites partie de nombreux canaux, les notifications dans Activity peuvent se transformer en une longue liste quelque peu confuse.
Changez cela en utilisant le système de filtre. Aller à Activité et cliquez sur le petit Filtre icône en haut à droite de la liste. Cela vous permettra de filtrer toutes les dernières activités selon plusieurs critères différents, en fonction de ce qui est important pour vous. La plupart des utilisateurs trouveront Mentions filtrer les plus utiles puisqu’ils peuvent voir tous les messages où ils sont directement mentionnés en premier.
Envoyer des messages via des balises larges
Les administrateurs peuvent attribuer des balises particulières à différents membres de l’équipe en fonction de leur rôle. Si votre organisation le fait, cela peut être un moyen extrêmement pratique d’envoyer des messages directs uniquement aux personnes qui ont besoin de les voir. Par exemple, un responsable de magasin peut envoyer une note importante à tous les autres responsables en utilisant la balise @manager dans son message — et idem pour tout autre type de rôle dans l’entreprise.
Remettre les messages importants en messages non lus
Vous venez de lire un message important sur lequel vous aurez vraiment besoin de revenir et d’examiner dans quelques heures ? Assurez-vous qu’il reste une priorité en le redéfinissant sur non lu. Survolez le haut du message pour accéder à ses options. Sélectionner Ellipses > Marquer comme non lu.
Épinglez vos applications préférées
Utilisez-vous beaucoup d’applications pour travailler tout en communiquant dans Teams ? Épinglez ces applications sur le côté de votre fenêtre Teams pour un accès facile quand vous en avez besoin. Allez à la applications section, recherchez l’application souhaitée, cliquez avec le bouton droit de la souris et choisissez Broche. Vous pouvez également contrôler l’ordre des applications épinglées dans le Règles de configuration de l’application section du tableau de bord.
Ajouter et supprimer des membres de l’équipe
Que se passe-t-il lorsqu’une équipe subit un grand changement lors du passage à un nouveau projet ou que des personnes partent de manière inattendue ? Vous devrez peut-être déplacer des membres de l’équipe ou en ajouter de nouveaux.
Survolez le nom de votre équipe dans le Équipes barre à gauche, et cliquez sur le Ellipses pour développer le menu. Sélectionner Gérer les équipes, et cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec tous les membres de l’équipe. Vous pouvez supprimer n’importe quel membre simplement en sélectionnant le X sur la droite, ou utilisez le Ajouter un membreoutil r pour ajouter rapidement de nouvelles personnes.
Si vous vous retrouvez à le faire souvent pour une équipe, envisagez d’attribuer à certains membres le statut d’invité, qui offre des autorisations plus limitées conçues pour ceux qui ne feront partie de l’équipe ou de l’organisation que temporairement. Toute personne disposant d’un compte de messagerie Office 365 peut être un invité.
Passer au texte enrichi pour les messages importants
Que se passe-t-il si vous avez un message vraiment important pour l’équipe, qui devra probablement être collé ou au moins mis en évidence pour s’assurer qu’il se démarque ? Utilisez du texte enrichi pour formater ce message exactement comme vous le souhaitez. Dans la fenêtre de message, regardez les icônes en bas : Sur la gauche, il devrait y avoir une lettre UN icône avec un stylo. Sélectionnez cette option pour activer la mise en forme de texte enrichi. Cela vous permet de changer la couleur et la taille de la police, en gras ou en italique, de créer des listes à puces et numérotées, etc.
Intégrer Microsoft Planner
Les équipes peuvent intégrer des données de toutes sortes de choses, de SharePoint à Giphy. L’une des intégrations les plus utiles pour l’équipe moyenne est Planificateur Microsoft. Si votre organisation utilise Planner pour planifier des tâches et fournir des détails sur les étapes clés d’un projet, Clic-droit pour l’ajouter à Teams, comme vous épingleriez n’importe quelle application. Ensuite, sélectionnez le Signe plus sur le planificateur depuis Teams pour créer une nouvelle tâche.
La plupart des applications Microsoft ont ce type d’intégration avec Teams, mais l’accès à Planner est particulièrement utile lors de la création de plans.
Transférer des e-mails dans un fil de discussion
Saviez-vous que vous pouvez transférer un e-mail complet directement dans une conversation Teams chaque fois que vous en avez besoin ? Chaque canal a sa propre adresse e-mail. Retrouvez-le en vous rendant sur Ellipses par le nom du canal, en le sélectionnant et en choisissant Obtenir l’adresse e-mail. Copiez l’adresse e-mail créée, puis utilisez cette adresse dans Outlook ou un autre client de messagerie pour transférer des e-mails importants, envoyer des liens vers des documents, etc. C’est vraiment utile lors de la diffusion de messages ou d’informations.
Procurez-vous d’excellents raccourcis clavier
Dans la barre de recherche de Teams, vous pouvez taper la commande « /keys » et voir toutes les touches de raccourci disponibles que Teams peut utiliser. Naviguez et essayez de choisir certains de vos favoris ! Par exemple:
- C vous amènera directement à la zone de rédaction.
- Commande + O vous aidera à joindre un fichier à un message.
- R va immédiatement à Répondre au fil.
- Commande + virgule ouvre Paramètres.
Ajouter des signets importants
Les options que vous obtenez en survolant un message incluent une icône de signet en forme de ruban. Sélectionnez ceci, et ce message ou chat particulier sera mis en signet pour référence future. Vous pouvez voir tous vos messages marqués d’un signet à tout moment en accédant à la barre de recherche Teams et en tapant « /saved » pour obtenir la liste complète.
Passer en mode Ne pas déranger
Il existe de nombreuses commandes utiles dans Teams, mais celle que tout le monde peut utiliser de temps en temps est la commande Ne pas déranger. Tapez simplement « /dnd » dans la barre de recherche Teams, et toutes les alertes, fenêtres contextuelles et notifications s’arrêteront. Lorsque vous êtes prêt à revenir dans le pool Teams, tapez la commande « / available » pour recevoir à nouveau des alertes.
Masquer les aperçus des messages sur le bureau
Teams vous permet également de désactiver les aperçus des messages sur votre bureau, ce qui est généralement activé par défaut. Si vous trouvez cela ennuyeux ou gênant (ou si vous voulez simplement éviter que tout le monde ne voie vos messages apparaître), vous pouvez désactiver cette option. Sélectionnez simplement votre photo de profil, sélectionnez Paramètreset allez à Avis. Ici, vous verrez une option qui dit Montrer l’aperçu du message. Désactivez cette fonctionnalité et elle cessera de vous déranger.
Basculer pour apparaître hors ligne
Il y a des moments où vous devez travailler dans Teams pour quelque chose d’important, mais vous ne voulez vraiment pas de distractions ou de messages des autres, sauf si c’est très important. Teams rend cela beaucoup plus facile avec l’option de statut appelée Apparaitre hors-ligne. Lorsque vous passez à ce statut, vous pouvez toujours être sur Teams et recevoir tous les messages entrants ou autres notifications. Cependant, votre statut ne s’affichera pas en direct pour les autres, vous êtes donc essentiellement invisible. N’oubliez pas de changer à nouveau votre statut lorsque vous avez terminé.
Soutenez notre effort ❤️
Si vous avez apprécié cet article, pensez à laisser un pourboire pour nous aider à continuer à publier du contenu de qualité.
