Aujourd’hui, je vais vous donner quelques conseils pour personnaliser Microsoft Outlook. Différentes personnes ont des besoins différents et peuvent personnaliser Microsoft Outlook en conséquence. Il existe de nombreuses options disponibles avec Microsoft Outlook dans le menu Fichier que vous pouvez utiliser pour personnaliser votre copie d’Outlook comme vous le souhaitez.
Comment personnaliser Microsoft Outlook
Parmi les nombreuses fonctionnalités disponibles sous Fichier> Options, voici une liste de certaines options de configuration que j’utilise toujours.
Activer l’aperçu en direct dans Outlook
Disponible sous Général, l’activation de cette option vous permet de voir comment votre e-mail apparaîtra lorsque vous survolerez différents styles de mise en forme. Cela vous aide à prévisualiser en temps réel avant d’appliquer réellement la mise en forme à la sélection. L’activation de l’option vous fait gagner beaucoup de temps. L’option est sélectionnée par défaut.
Activer l’orthographe dans Outlook
Disponible sous Options de messagerie, permettant Vérifiez toujours l’orthographe avant d’envoyer vous aide à vérifier l’orthographe automatiquement dès que vous appuyez sur le Envoyer bouton. Cela aide surtout si vous oubliez de vérifier l’orthographe manuellement. Pendant que vous y êtes, vous devez également vous assurer d’activer Ignorer les messages d’origine dans la réponse ou le transfert. La deuxième option vous évite les problèmes supplémentaires liés aux erreurs commises par les autres lors de l’envoi de messages.
Indenter les messages d’origine lors de la réponse et du transfert
Vous pouvez choisir de fermer les messages d’origine lors de la réponse, mais cela peut entraîner un malentendu car les destinataires peuvent ne pas comprendre à quel message vous répondez. La tradition a toujours été d’inclure et de mettre en retrait les messages originaux dans les réponses et les transferts. Alors que l’inclusion du message d’origine aide les autres à saisir le contexte, l’indentation indique clairement quelle partie est l’original. Le choix par défaut est Inclure le texte. Changez-le en « Inclure et mettre en retrait ».
Configurer le fuseau horaire dans Outlook
La configuration d’un fuseau horaire vous aide à mieux gérer les réunions et autres événements. C’est encore mieux lorsque vous spécifiez deux fuseaux horaires différents – un pour votre heure locale et l’autre pour vérifier le fuseau horaire de vos clients (une référence aux clients est par exemple).
L’option de configuration des fuseaux horaires est donnée sous le Calendrier section de Fichier -> Options. Je recommanderais également d’entrer un nom personnalisé (étiquette) pour chaque fuseau horaire que vous créez afin qu’il vous soit plus facile de comprendre le fuseau horaire dans les calendriers.
Ajouter automatiquement des contacts au carnet d’adresses dans Outlook
L’activation de cette option permet d’ajouter des contacts au carnet d’adresses même si vous oubliez de les ajouter manuellement. Lorsque vous activez cette option, si vous tapez un nom de contact dans À, CC et CCI, et si ce contact n’est pas présent dans votre carnet d’adresses, Outlook l’ajoutera à votre carnet d’adresses. Vous pouvez ensuite le catégoriser et le regrouper comme vous le souhaitez. Vous trouverez cette fonctionnalité sous Contacts section de Fichier -> Options. Les contacts que Microsoft Outlook ajoute à votre carnet d’adresses à l’aide de cette fonctionnalité seront visibles sous Contacts suggérés lorsque vous êtes dans la vue Contacts.
Retarder l’envoi d’e-mails dans Outlook
La configuration par défaut permet à Outlook d’envoyer des e-mails dès que vous appuyez sur Envoyer. Ceci, bien sûr, nécessite que vous soyez connecté à Internet lorsque vous cliquez sur Envoyer. Dans certains cas, nous nous souvenons de quelque chose et souhaitons avoir ajouté ou non écrit quelque chose dans l’e-mail qui a été envoyé. Pour obtenir un certain temps avant que le message ne quitte réellement votre boîte d’envoi, décochez Envoyer immédiatement une fois connecté sous Avancé de Fichier -> Options. Cela garantit que votre message reste dans la boîte d’envoi jusqu’à ce qu’il soit l’heure du prochain envoi/réception automatique.
Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses options disponibles pour personnaliser Microsoft Outlook. Veuillez partager les options que vous utilisez régulièrement.
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