Comment utiliser le publipostage dans Microsoft Word

Vous devez créer un publipostage ou un message électronique en masse ? Dans Microsoft Word, vous pouvez configurer un publipostage qui insère automatiquement vos destinataires et leurs coordonnées.

Vous avez deux façons de créer un publipostage dans Microsoft Word. Vous pouvez utiliser l’Assistant Publipostage, qui est très utile si vous n’en avez jamais configuré auparavant, ou l’onglet Publipostage, qui peut prendre un peu plus de temps mais offre des options supplémentaires.

Utiliser l’assistant de publipostage dans Word

Comme mentionné précédemment, l’assistant de publipostage est une bonne solution si vous n’êtes pas familier avec le processus, car l’outil vous guide à travers chaque étape. Il est important de noter que cette option n’est pas disponible dans Word sur Mac. Mais sur MacOS, vous pouvez utiliser l’onglet Publipostage décrit ci-dessous.

Étape 1 : Ouvrez Word et accédez à l’ Envois postaux languette.

Étape 2 : Sélectionnez le Démarrer le publipostage menu et choisir Assistant de publipostage étape par étape.

Étape 3 : Lorsque le panneau Publipostage s’affiche, choisissez le type de document en haut. Vous choisirez probablement Courrier ou Messages électroniques mais vous verrez que vous pouvez créer des enveloppes, des étiquettes ou un répertoire.

Cliquez Suivant en bas.

Étape 4 : Choisissez si vous souhaitez utiliser le document actuel, un modèle ou un document existant. Ensuite, suivez les instructions pour l’option que vous sélectionnez. Pour notre exemple, nous utiliserons le document actuel.

Cliquez Suivant.

Étape 5 : Sélectionnez les destinataires parmi les suivants :

• Utiliser une liste existante: Prendre Parcourir ci-dessous pour localiser le fichier. Si vous avez utilisé une liste précédente, vous verrez Sélectionnez une autre liste et Modifier la liste des destinataires.
• Sélectionnez parmi les contacts Outlook: Prendre Choisir le dossier de contact en dessous pour ouvrir le contact.
• Tapez une nouvelle liste: Prendre Créer ci-dessous pour entrer les destinataires.

Cliquez Suivant.

Étape 6 : Si vous ne l’avez pas déjà fait, tapez votre message.

Utilisez les blocs de la barre latérale pour les ajouter à votre lettre ou à votre e-mail. Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez ajouter un champ, puis sélectionnez-le.

Étape 7 : Au fur et à mesure que vous choisissez chaque champ, vous verrez un message contextuel avec des options de formatage.

Étape 8 : Une fois les champs ajoutés, ils s’afficheront dans votre document entre crochets angulaires.

Cliquez Suivant.

Étape 9 : Vous pouvez maintenant prévisualiser chaque message. Utilisez les flèches en haut de la barre latérale pour vous déplacer dans chacun d’eux. Vous pouvez également utiliser le Exclure ce destinataire bouton si nécessaire.

Cliquez Suivant.

Étape 10 : Ceci termine l’Assistant de publipostage. Selon que vous avez choisi Lettres ou Messages électroniques à la première étape, vous avez ensuite la possibilité d’imprimer ou de modifier les lettres individuelles ou d’envoyer les messages par courrier électronique.

Utiliser l’onglet Publipostage dans Word

Une autre façon de créer un publipostage dans Word consiste à utiliser les outils de l’onglet Publipostage. Avec cette méthode, vous sélectionnez les destinataires et ajoutez les champs à votre lettre ou à votre e-mail comme avec l’Assistant. Mais vous disposez de quelques options supplémentaires pour définir des règles, faire correspondre les champs et vérifier les erreurs.

Étape 1 : Ouvrez Word et ajoutez le contenu de votre message.

Étape 2 : Aller à la Envois postaux onglet, ouvrez le Démarrer le publipostage menu et choisissez Courrier ou Messages électroniquesNotez que vous pouvez également choisir des enveloppes, des étiquettes ou un répertoire ici.

Étape 3 : Ouvrir le Sélectionner les destinataires menu et choisissez parmi les options suivantes :

• Tapez une nouvelle liste:Ouvre un Nouvelle liste d’adresses pour saisir les destinataires.
• Utiliser une liste existante:Ouvre un Parcourir fenêtre pour localiser le fichier.
• Choisissez parmi les contacts Outlook:Ouvre un Contact liste.

Après avoir sélectionné vos destinataires, vous pouvez utiliser Modifier la liste des destinataires pour apporter des modifications si nécessaire.

Étape 4 : Vous insérerez ensuite les champs que vous souhaitez utiliser pour récupérer les informations sur le destinataire. Vous pouvez utiliser le champ standard Bloc d’adresse et Ligne de salutation boutons pour sélectionner les formats et insérer ces champs.

Étape 5 : Vous pouvez également utiliser le Insérer un champ de fusion menu pour ajouter plus de détails si vous le souhaitez. Cela vous permet d’insérer des informations telles que le pays, la région, le téléphone fixe ou le téléphone professionnel. En plus des champs de base, Word lit le fichier du destinataire que vous utilisez afin d’afficher des champs supplémentaires parmi lesquels vous pouvez choisir.

Par exemple, si vous avez un champ « Produit » dans votre fichier qui contient l’article qu’un client a acheté, vous devriez voir Produit comme une option disponible dans le menu Insérer un champ de fusion.

Étape 6 : Si vous souhaitez configurer Règlesvous pouvez choisir ce bouton ensuite. Cela vous permet de gérer ces situations ponctuelles lors de la création de la fusion.

Par exemple, vous pouvez ignorer un destinataire si un champ est manquant dans son dossier.

Étape 7 : Il se peut que votre liste de destinataires ne corresponde pas parfaitement aux champs de publipostage. Vous pouvez utiliser le Champs de match option pour résoudre ce problème. Vous verrez une liste de champs avec des listes déroulantes à droite pour vous permettre de choisir ce que vous souhaitez utiliser.

Par exemple, si vous insérez un surnom et qu’un destinataire n’en a pas dans son dossier, vous pouvez choisir d’utiliser son prénom.

Étape 8 : Une autre fonctionnalité intéressante de l’onglet Publipostage est la possibilité de Vérifier les erreursSélectionnez ce bouton et vous verrez trois options.

Vous pouvez simuler la fusion et recevoir les résultats dans un nouveau document, terminer la fusion et faire une pause lorsque des erreurs sont détectées, ou terminer la fusion sans faire de pause et signaler les erreurs dans un nouveau document.

Étape 9 : À tout moment, vous pouvez prévisualiser les mailings comme avec l’assistant. Sélectionnez Aperçu des résultats et ensuite utiliser le flèches vers la droite pour se déplacer dans chaque enregistrement.

Il est important de noter que vous ne pouvez pas modifier les lettres individuelles dans l’aperçu ; cependant, vous pouvez le faire à l’étape suivante en choisissant Modifier des documents individuels.

Étape 10 : Lorsque vous avez terminé, ouvrez le Terminer et fusionner menu. Selon le type de document que vous utilisez, vous verrez des options pour modifier les documents individuels, imprimer les messages ou envoyer les e-mails.

FAQ

Comment faire un publipostage d’Excel vers Word pour les lettres ?

Comme vous pouvez utiliser une liste existante avec les deux outils de publipostage de Word, vous pouvez simplement sélectionner le fichier Excel. Créez votre feuille Excel avec tous les détails des destinataires et enregistrez-la. Commencez le processus de publipostage dans Word, choisissez d’utiliser une liste existante pour les destinataires, puis recherchez et sélectionnez le fichier Excel.

Comment formater un champ de publipostage ?

Vous pouvez formater les champs au fur et à mesure que vous les ajoutez à votre document de publipostage. Mais vous pouvez également modifier le format après les avoir ajoutés. Cliquez avec le bouton droit sur le champ que vous souhaitez reformater et choisissez Modifier [Field name]Vous verrez alors une fenêtre contextuelle avec les options de formatage.

Comment personnaliser un publipostage ?

L’objectif d’un publipostage est de personnaliser les communications à l’aide de champs qui sont des variables qui récupèrent les informations du destinataire. Vous pouvez configurer des champs pour des éléments tels que le poste, le responsable, les années d’emploi, les certifications, etc. Assurez-vous de saisir ces informations dans les enregistrements des destinataires avec ces noms de champ, puis ajoutez les champs correspondants au message où vous le souhaitez.

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