Les agences gouvernementales doivent conserver une archive du contenu des médias sociaux, y compris tous les commentaires et conversations. Voici comment créer une stratégie d’archivage des médias sociaux conforme.
L’archivage des médias sociaux pour le gouvernement est un élément essentiel de la planification de la conformité. Les réseaux sociaux sont un forum de communication avec les électeurs et le grand public. Ils sont soumis aux archives ouvertes et aux lois du Premier Amendement, comme toute autre communication publique.
Le contenu publié sur les pages des réseaux sociaux du gouvernement est, par défaut, accessible au public. Mais les lois sur les archives ouvertes exigent un archivage des données beaucoup plus complet que celui que les plateformes sociales elles-mêmes peuvent fournir. Les agences doivent s’assurer que leur contenu social est archivé pour que les citoyens et les journalistes puissent y accéder. Continuez à lire pour savoir comment rester en conformité avec un flux de travail d’archivage intelligent.
Qu’est-ce que l’archivage des médias sociaux pour les agences gouvernementales ?
L’archivage des médias sociaux par les agences gouvernementales est un élément des lois sur les archives ouvertes. Les médias sociaux sont un forum public et doivent être archivés en tant que tel.
Une archive appropriée de votre contenu et de vos communications sur les réseaux sociaux vous permet également de répondre aux demandes d’accès à l’information et aux documents publics. Vous avez également besoin d’archiver vos commentaires sociaux si vous êtes confronté à une contestation du Premier Amendement.
Comment l’archivage des médias sociaux est-il réglementé dans le secteur gouvernemental ?
Les réglementations en matière d’archivage des médias sociaux varient selon les pays, voire selon les États. Leur point commun est que les médias sociaux sont généralement considérés comme des archives publiques.
Les organismes et agences gouvernementales doivent conserver une archive du contenu des médias sociaux. Cela comprend tous les commentaires et toutes les conversations. Ces informations doivent être accessibles aux citoyens et aux journalistes qui en font la demande.
Les exigences en matière d’archivage sont assez spécifiques et peuvent inclure :
- Collecter des métadonnées sur les réseaux sociaux
- Conserver un enregistrement du contenu dans son format d’origine
- Conserver les enregistrements des médias sociaux pendant une période de temps spécifique
- Archiver les commentaires même s’ils sont supprimés ou masqués
- Maintenir un enregistrement contextuel de tous les fils de commentaires
- Conserver les données dans un lieu géographique spécifique
Chaque juridiction possède également ses propres règles de confidentialité. Celles-ci ont un impact sur ce que les agences gouvernementales peuvent publier sur les médias sociaux. Par exemple, le gouvernement de la Colombie-Britannique a mis en place des lignes directrices pour l’utilisation gouvernementale des médias sociaux. Ces lignes directrices précisent que les sujets suivants sont interdits :
- Tout ce qui se passe actuellement dans le système judiciaire
- Informations confidentielles telles que des conseils politiques et des projets de loi
- Informations sur des tiers identifiables sans autorisation légale
L’engagement citoyen peut encourager les gens à partager des informations personnelles sur les réseaux sociaux. C’est particulièrement vrai lorsque les gens partagent des photos. Il s’agit d’un aspect particulièrement important à prendre en compte lors de la réflexion sur la collecte et l’archivage des données.
Comment archiver les enregistrements sur les réseaux sociaux et rester en conformité
La conformité des médias sociaux est un défi permanent pour toutes les agences gouvernementales, en particulier celles qui participent à l’engagement actif des citoyens.
Vous avez besoin d’une stratégie complète pour l’archivage des médias sociaux. Cela vous permet de disposer de tous les enregistrements dont vous avez besoin pour :
- se conformer à la législation
- répondre aux demandes d’accès à l’information,
- relever les défis du Premier Amendement, et
- améliorer la transparence au sein du gouvernement.
Mettre en place des politiques et procédures d’archivage
Comme toute bonne stratégie de conformité, votre système d’archivage doit être construit sur des bases solides. Vos politiques et procédures d’archivage sont les supports sur lesquels repose l’ensemble de votre tenue de dossiers.
Au fur et à mesure que vous élaborez vos politiques, effectuez un examen approfondi de la législation applicable dans votre juridiction pour vous assurer de respecter chaque détail.
Intégrez vos politiques et procédures d’archivage à vos directives générales sur les réseaux sociaux. De cette façon, tout le personnel qui travaille sur les réseaux sociaux aura facilement accès à vos politiques les plus récentes à tout moment.
Assurez-vous d’inclure un processus clair pour l’approbation des nouveaux comptes de médias sociaux. Plus votre agence utilise de comptes, plus vous devez en archiver. Chaque service a-t-il besoin de ses propres canaux sociaux ? Peut-être que oui, mais il doit y avoir un objectif stratégique pour chaque nouveau compte. Avant de mettre en ligne un nouveau compte, assurez-vous de l’ajouter à votre processus d’archivage.
Capturez et conservez tout le contenu des médias sociaux
Comme nous l’avons dit plus haut, le contenu des réseaux sociaux est considéré comme faisant partie du domaine public. Cela inclut TOUTES les communications sur les réseaux sociaux sur ou avec vos canaux sociaux.
Vous vous demandez peut-être pourquoi vous avez besoin d’archiver spécifiquement votre contenu sur les réseaux sociaux. Après tout, il est accessible au public sur vos comptes sociaux. Mais les plateformes de réseaux sociaux sont elles-mêmes des entreprises du secteur privé. Elles ne sont pas soumises aux lois sur les archives ouvertes. Cela signifie qu’il n’y a aucune garantie que les plateformes sociales conserveront votre contenu pour toujours.
De plus, si vous supprimez ou modifiez un contenu, vous devez conserver une trace de ces modifications. Les lois sur les archives ouvertes vous obligent à archiver chaque version ou chaque publication présentée au public.
Vous devez également conserver un enregistrement de tous les commentaires effectués sur vos comptes sociaux. Cela s’applique même si vous devez supprimer ou masquer ces commentaires pour des raisons telles que :
- informations d’identification,
- menaces de violence,
- impiété,
- et ainsi de suite.
Vous devez également tenir compte du fait que les gens peuvent supprimer ou modifier leurs propres commentaires. Vous avez toujours besoin de les conserver dans vos archives. Sans solution d’archivage, vous n’avez aucun moyen de récupérer un commentaire d’un membre qu’il a supprimé de votre page.
En plus des lois sur les archives ouvertes, vous devez protéger votre organisation en cas de contestation du Premier Amendement. Cela signifie que vous avez besoin d’archives de tous les commentaires supprimés ou masqués
Les commentaires publiés sur les comptes officiels des agences gouvernementales sont généralement protégés par le Premier Amendement. Votre politique relative aux réseaux sociaux doit inclure une politique d’utilisation acceptable qui indique quels types de commentaires peuvent être supprimés et pourquoi. Vos archives vous permettent ensuite de prouver qu’il y avait un motif de suppression.
Vous devriez même conserver une trace de tout le contenu dans lequel vous êtes tagué ou mentionné, car cela peut être considéré comme une communication. La surveillance du contenu dans lequel vous êtes tagué ou mentionné est une bonne pratique pour tous les utilisateurs des réseaux sociaux. C’est un moyen important de comprendre les conversations à votre sujet en ligne. Pour les agences gouvernementales, c’est essentiel.
En d’autres termes, il faut des outils d’archivage des médias sociaux spécialement conçus pour le gouvernement. C’est la seule façon d’archiver complètement les conversations avec les électeurs et de se conformer à la loi.
À noter que la désignation des réseaux sociaux comme un document public signifie que vous ne pouvez pas empêcher les personnes de suivre les comptes sociaux de votre agence gouvernementale. L’archivage est une partie de la conformité aux lois sur les documents publics, mais ce n’est en aucun cas la solution complète. Consultez notre article de blog détaillé pour tout ce que vous devez savoir sur la conformité des agences gouvernementales utilisant les réseaux sociaux.
Inclure des métadonnées et des informations contextuelles
Dans de nombreuses juridictions, la législation sur les archives ouvertes exige que vous conserviez le contenu des médias sociaux avec des métadonnées et des informations contextuelles. Par exemple, les tribunaux américains ont généralement estimé que les captures d’écran à elles seules ne constituent pas un enregistrement suffisant d’un fil de commentaires.
Pourquoi ? Parce qu’une capture d’écran n’est qu’une image, et les images peuvent être modifiées. C’est pourquoi l’archivage des médias sociaux pour le gouvernement doit inclure des métadonnées et des informations contextuelles.
Commençons par les métadonnées. Elles ne sont pas visibles sur une page de médias sociaux. Mais elles sont présentes en arrière-plan de tout contenu en ligne. Les métadonnées capturent des informations sur chaque publication et commentaire, notamment :
- Qui l’a posté
- Exactement quand ils l’ont posté (horodatage)
- Quel appareil ils ont utilisé
Cela signifie que vous pouvez voir, par exemple, si une personne utilise plusieurs comptes pour publier plusieurs commentaires à partir du même appareil. Plus important encore, toutes ces métadonnées réunies permettent à votre agence de prouver que les enregistrements de vos archives sont authentiques. Elles montrent qu’ils sont complets et n’ont pas été modifiés. Sans métadonnées, un fichier d’archives de médias sociaux a peu de chances d’être accepté par un tribunal.
Les informations contextuelles capturent le contexte dans lequel un commentaire est fait. Le contexte est important car il permet de saisir l’intention complète de ce qui a été publié. Le contenu peut également fournir des informations sur la raison pour laquelle un commentaire a dû être supprimé ou masqué.
Par exemple, un commentaire isolé peut sembler n’avoir aucune raison de le supprimer. Mais qu’en est-il du contenu d’un fil de commentaires ? Si les membres se répondent les uns aux autres, ce commentaire peut être perçu comme fournissant des informations identifiables sur un tiers qui viole les règles de confidentialité, ou comme indiquant une menace pour un autre commentateur.
Une archive contenant des métadonnées complètes et des informations contextuelles vous permet de reconstituer l’intégralité d’une conversation sur les réseaux sociaux. Vous disposerez ainsi de détails et de contenus qui seraient autrement perdus.
Rendre le contenu archivé accessible et consultable
L’objectif de l’archivage des informations des archives ouvertes est de pouvoir y accéder et les fournir aux citoyens ou aux journalistes qui soumettent une demande d’accès à l’information. Pour que cela fonctionne, vos archives doivent être sécurisées mais facilement accessibles par les membres appropriés de votre équipe.
Il doit également être possible de rechercher des contenus pertinents lorsque vous en avez besoin. Les outils d’archivage des médias sociaux destinés au gouvernement doivent inclure des fonctionnalités de recherche avancées. Vous devez pouvoir trouver du contenu à partir d’une plage de dates spécifique, à l’aide de mots-clés ou de données utilisateur spécifiques. La possibilité d’étiqueter le contenu et d’ajouter des notes dans l’archive est également pratique lorsque vous devez récupérer du contenu social.
Encore une fois, il est important que vous puissiez accéder au contenu et aux commentaires masqués ou supprimés. Cela est particulièrement vrai en cas de contestation du Premier Amendement. Le contexte complet est important pour valider toute décision concernant la suppression de commentaires publics de votre page.
Le non-respect d’une demande d’accès à l’information ou d’une contestation judiciaire peut avoir de graves conséquences juridiques et financières. Une archive complète et facile à utiliser permet de protéger votre agence contre les poursuites judiciaires et autres mesures punitives.
Le bonus ? Des archives détaillées et consultables vous aident à comprendre les tendances en matière de commentaires et de questions. Celles-ci peuvent révéler que vous devez créer davantage de ressources autour d’un programme ou d’une politique spécifique.
Auditez régulièrement votre processus
Les réseaux sociaux évoluent rapidement. La législation sur les réseaux sociaux n’évolue pas aussi rapidement, mais on ne peut pas supposer qu’elle restera la même pour toujours. Et les outils disponibles pour archiver le contenu des réseaux sociaux et améliorer la conformité continuent d’évoluer.
Cela signifie que vous devez revoir régulièrement votre processus d’archivage. Vous pouvez choisir ce que « régulièrement » signifie pour votre organisation, mais prévoyez un audit approfondi des médias sociaux au moins une fois par trimestre.
Pour les agences gouvernementales, cet audit des médias sociaux devrait inclure un audit de votre processus et de vos procédures d’archivage.
Assurez-vous que tous les nouveaux comptes de médias sociaux ont été ajoutés à votre système d’archivage. Passez en revue les politiques et procédures d’archivage avec le personnel, ancien et nouveau. Désignez un membre de votre équipe pour surveiller les changements de législation. Assurez-vous d’en parler lors des révisions régulières si elles n’ont pas encore été abordées.
Archivage des réseaux sociaux avec Moyens I/O
Lorsque vous choisissez vos outils d’archivage des médias sociaux pour la conformité gouvernementale, il est important de travailler avec un fournisseur fiable et sécurisé. Pour garantir la sécurité des données gouvernementales et des citoyens, le gouvernement américain exige que tous les services cloud utilisés par les agences fédérales passent le programme fédéral de gestion des risques et des autorisations, également appelé FedRAMP.
Les nouveaux messages et commentaires sont automatiquement archivés en temps réel, y compris les modifications, les suppressions et les commentaires masqués.
Cette capacité en temps réel est importante car les gens peuvent changer d’avis rapidement lorsqu’ils participent à un débat animé. Vous avez besoin d’un enregistrement des commentaires qui apparaissent sur votre page pendant quelques instants seulement.
Dans les archives, vous pouvez utiliser le balisage, les notes et la recherche avancée pour trouver les informations dont vous avez besoin pour répondre aux demandes d’accès à l’information ou aux demandes de divulgation légale. Vous pouvez également exporter vos archives vers votre eRDMS, manuellement ou selon un calendrier automatisé.
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