Comment sécuriser vos réunions Zoom

Est-il sûr d’utiliser l’application de vidéoconférence Zoom? Oui – si vous savez comment le configurer correctement.

Tout d’abord, quelques informations. Comme vous le savez peut-être, la popularité de Zoom a grimpé en flèche au cours des deux derniers mois, car les personnes coincées à la maison utilisent sa version gratuite pour rester en contact avec leurs amis, leur famille et leurs collègues. Mais alors que Zoom incluait déjà certaines méthodes qui pouvaient être utilisées pour protéger les réunions, ces fonctionnalités pouvaient être difficiles à trouver, surtout si vous n’aviez pas utilisé l’application auparavant. Pour cette raison, les réunions ont commencé à être interrompues par des intrus indésirables qui provoquaient délibérément des perturbations, souvent de manière extrêmement désagréable.

Sans surprise, cela a conduit à un contrecoup considérable, en grande partie concernant le manque de sécurité pour les utilisateurs. En réponse, l’entreprise a mis en place des mesures de sécurité supplémentaires. Par exemple, il active automatiquement les salles d’attente virtuelles et les mots de passe pour les comptes dans ses niveaux gratuits et les moins payés.

Le fait de devoir gérer des mots de passe et des salles d’attente virtuelles peut créer une interface légèrement moins conviviale, mais cela signifie également qu’il est moins probable qu’une personne que vous ne connaissez pas fasse partie de votre famille. Donc, si vous utilisez la version gratuite de Zoom, voici quelques moyens de sécuriser vos réunions.

Utilisez un ID et un mot de passe de réunion uniques

Zoom ajoute désormais automatiquement des mots de passe aux comptes, et ces mots de passe peuvent être intégrés dans les liens vers les espaces personnels des utilisateurs. Par exemple, si vous accédez à votre profil Zoom et recherchez votre lien « réunion instantanée », vous verrez qu’il contient à la fois votre ID de réunion personnel et, juste après, le mot de passe de la réunion. Toute personne à qui vous envoyez ce lien pourra immédiatement accéder à votre réunion sans avoir à publier séparément un mot de passe. Bien sûr, publier publiquement ce lien annulera toute sécurité que le mot de passe aurait pu fournir.

Donc, si vous créez une réunion pour plus d’un couple d’amis, c’est probablement une bonne idée de ne pas utiliser votre ID de réunion habituel et de générer un mot de passe distinct à la place. Pour ce faire à l’aide de l’interface Web:

• Depuis la page principale Zoom, cliquez sur «Mon compte» dans le coin supérieur droit, puis cliquez sur «Planifier une réunion»
• Si vous le souhaitez, vous pouvez saisir un sujet de réunion et une description. Indiquez la date, l’heure et la durée de votre réunion. (Si vous bénéficiez du forfait gratuit, vous disposez de 40 minutes.)
• Recherchez «ID de réunion» et sélectionnez «Générer automatiquement». Cela générera un ID unique pour cette réunion plutôt que d’utiliser votre ID de réunion habituel.
• Assurez-vous que «Exiger un mot de passe» est coché. Zoom générera un mot de passe aléatoire, mais vous pouvez également créer le vôtre.

• En dessous, assurez-vous que «Activer la salle d’attente» est coché (et c’est une bonne idée de ne pas cocher «Activer la participation avant l’hôte» car cela permettrait aux participants de se déplacer dans la réunion avant vous).
• Cliquez sur « Enregistrer »
• Vous serez redirigé vers la page des réunions où vous verrez toutes les options de cette réunion. À mi-chemin, vous pouvez cliquer sur «Copier l’invitation» pour mettre toutes les informations dans votre tampon afin que vous puissiez les envoyer à vos participants. Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur le bouton bleu «Démarrer cette réunion».

Si vous utilisez l’application Zoom:

• Cliquez sur «Planifier»
• On vous proposera essentiellement les mêmes sélections que dans l’application Web. Si vous voulez vous assurer que la salle d’attente est activée, cliquez sur «Options avancées» au bas de la page.

• Cliquez sur le bouton bleu «Calendrier»
• Vous aurez la possibilité de mettre la réunion dans votre calendrier. Après cela, vous serez ramené à la fenêtre principale. La réunion prévue sera à droite; si vous le souhaitez, vous pouvez cliquer sur les trois points à droite de votre nom pour apporter des modifications ou copier l’invitation dans le tampon à envoyer à vos participants.

Utilisez la salle d’attente virtuelle

La salle d’attente virtuelle est d’une utilité égale, voire plus. Cela vous permet de consulter tout le monde avant qu’il n’ait réellement accès à la réunion. Vous pouvez ensuite les laisser entrer – ou non.

Lorsque chaque participant clique sur son lien, il lui sera demandé d’attendre, tandis que vous recevrez une notification vous informant que quelqu’un est entré dans la salle d’attente. Vous pouvez soit les admettre immédiatement, soit cliquer sur «Voir salle d’attente».

Une barre latérale vous montrera alors tous ceux qui attendent pour entrer dans la réunion; vous pouvez alors soit les admettre, les retirer de la salle d’attente (et de toute chance d’entrer dans la réunion), soit leur envoyer un message.

Devoir approuver toutes les personnes qui souhaitent se joindre peut être difficile à gérer, surtout si vous attendez beaucoup de monde, mais cela garantira que toute personne qui se présente à votre réunion en fait partie.

Verrouillez, ne partagez pas, jetez-les

Il existe d’autres fonctionnalités de sécurité dont vous pouvez profiter pour vous protéger et protéger les autres participants.

Si vous savez exactement qui appartient à votre réunion et qu’ils sont tous là, vous pouvez verrouiller la réunion en cliquant sur le lien « Sécurité » en bas de l’écran et en choisissant « Verrouiller la réunion ». Une fois que vous avez fait cela, même quelqu’un qui a l’ID et le mot de passe de la réunion ne peut pas entrer.

En utilisant le même menu, cela pourrait également être une bonne idée, surtout si vous tenez une réunion avec beaucoup de gens, de décocher la sélection « Partager l’écran ». Si par malchance quelqu’un qui veut perturber la réunion est autorisé à partager son écran, il peut rendre les choses extrêmement inconfortables pour le reste des participants. (Si à un moment donné, un participant a un besoin légitime de partager son écran, vous pouvez réactiver le partage à tout moment.)

Si un participant commence à mal se comporter mais que vous ne voulez pas nécessairement le renvoyer (ou si vous voulez discuter de ce que vous allez lui procurer pour son anniversaire), vous pouvez le remettre dans la salle d’attente. Cliquez sur l’icône «Gérer les participants» en bas de votre écran, recherchez le nom du participant sur le panneau latéral résultant, puis cliquez sur «Plus»> «Mettre en salle d’attente». Le participant n’aura plus accès à la réunion; en effet, ils seront de retour dans la salle d’attente jusqu’à ce que vous décidiez de les laisser revenir.

Bien sûr, vous pouvez exclure complètement quelqu’un de la réunion en utilisant ce même menu déroulant et en cliquant sur «Supprimer». Si cela devient nécessaire, au fait, ce pourrait être une bonne idée de verrouiller ensuite la réunion afin qu’ils ne puissent pas essayer de rentrer.

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