7 conseils pour créer la signature e-mail professionnelle parfaite

Chaque professionnel doit apprendre à rédiger des courriels professionnels – et pas seulement pour faire avancer sa carrière. Cela peut être difficile, surtout lorsque vous devez traiter avec des gens grossiers, en colère ou même trollish, mais n’est-ce pas honorable d’être fier des e-mails que vous envoyez?

Nous avons beaucoup écrit sur la façon d’envoyer des e-mails comme un pro, mais un aspect qui est régulièrement négligé est la signature de l’e-mail. Beaucoup de gens n’en ont pas, et ceux qui en ont un gaspillent leur potentiel. De plus, si vous êtes le genre de personne qui souffre d’anxiété par e-mail, une signature pourrait signifier une chose de moins à s’inquiéter par e-mail.

Vous songez à vous fixer une signature? Voici ce que vous devez savoir pour en tirer le meilleur parti.

1. Utilisez le délimiteur droit

Un délimiteur est une séquence de caractères utilisée pour marquer où se termine une chose et où commence une autre. En termes simples, c’est ce que vous tapez pour dire « mon e-mail se termine ici, ma signature commence ici ». La plupart des clients de messagerie modernes sépareront la signature du corps de l’e-mail si une signature est détectée.

(email body)
––
(email signature)

Pour cela, vous devez utiliser un délimiteur reconnu par le client de messagerie. Heureusement, la plupart des clients de messagerie électronique modernes utilisent une norme acceptée: deux tirets réguliers suivis d’un espace. (––). Ce délimiteur doit être sur sa propre ligne précédant la signature.

2. Restez simple

Comme pour la plupart des choses liées à l’écriture, moins c’est plus quand il s’agit de signatures électroniques. Seuls les éléments les plus essentiels doivent être inclus, ce qui signifie jeter tout ce qui peut ou non être utile. Plus vous avez d’encombrement, moins votre destinataire est susceptible de le lire.

Alors, que devez-vous absolument inclure?

• Nom
• Titre
• Compagnie
• Numéro de téléphone
• Adresse électronique

En fonction de votre domaine et de votre position, vous pouvez également vouloir inclure une adresse postale, mais cela peut finir par être trop. Si vous utilisez toujours des télécopieurs, allez-y et ajoutez un numéro de télécopieur. Tout autre détail au-delà de cela n’est pas critique. Vous pouvez en ajouter plus, mais uniquement si vous pouvez le justifier.

La grande question est, qu’en est-il des profils de médias sociaux? Si vous sentez que vous devez absolument les inclure, essayez de les limiter à un ou deux. LinkedIn, Facebook et Twitter sont les trois meilleurs candidats. Choisissez les deux que vous utilisez le plus. Plus que cela et vous risquez de vous encombrer.

3. Soyez bref

Si vous tenez compte des conseils pour rester simple, il ne devrait pas être difficile de rester court – mais même ainsi, il peut être facile de baisser la garde et de se retrouver avec une grosse signature, même si elle ne dit pas beaucoup. Condensez tout autant que vous le pouvez.

En règle générale, il vaut mieux s’étirer horizontalement que verticalement. Essayez de tout garder sur quatre lignes ou moins. Si vous dépassez cela, votre signature peut sembler trop volumineuse, ce qui signifie que les destinataires seront moins susceptibles de prendre la peine de la lire.

Name
Title at Company
[email protected] | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####

N’ayez donc pas peur de combiner plusieurs éléments sur la même ligne. La norme consiste à séparer plusieurs éléments à l’aide d’un caractère de tuyau (|), mais vous pouvez utiliser quelque chose de similaire si vous le souhaitez, comme le caractère middot (·) ou le caractère emdash (-).

4. Gardez-le subtil

Voici où les choses peuvent devenir délicates. Parmi les personnes qui utilisent des signatures de courrier électronique, un trop grand nombre d’entre elles font beaucoup trop d’efforts pour s’assurer que leurs signatures dépassent comme des pouces douloureux. Après tout, vous voulez que le destinataire prenne connaissance et vérifie vos profils, non?

Le problème est que votre signature e-mail ne devrait pas être la chose qui vous distingue de tout le monde. Le corps de l’e-mail est plutôt l’endroit où vous convainquez le destinataire que vous en valez la peine. Si votre corps de messagerie a fait son travail, le destinataire recherchera votre signature, qu’elle soit fade ou oubliable.

Votre signature ne doit être présente que pour une seule raison: leur faire savoir comment vous joindre. Gardez-le subtil. Pas de couleurs flashy, pas de formatage intense et gardez certainement les graphiques au minimum. Une signature forte pourrait même détourner un destinataire qui était convaincu par le corps de l’email.

5. Utilisez plusieurs signatures

Si votre client de messagerie autorise plusieurs signatures, envisagez d’en profiter. Par exemple, vous pouvez configurer une signature saisonnière avec un « Joyeux Noël! » message pendant les mois de vacances. Ou peut-être pouvez-vous configurer différentes signatures pour les e-mails composés et les réponses.

Après tout, si vous répondez au courrier électronique de quelqu’un, il sait probablement déjà qui vous êtes. Par conséquent, une grande partie des informations habituelles dans une signature électronique devient inutile. Une signature pour les réponses pourrait être découpée et insérée uniquement à des fins de saveur (pour rendre votre e-mail professionnel).

Assurez-vous simplement de ne pas aller trop loin avec ça!

6. Méfiez-vous du HTML et des vCards

Les e-mails peuvent être envoyés de deux manières: texte brut et HTML. Le texte brut est génial car chaque client de messagerie peut le gérer, mais vous perdez la mise en forme du texte, les hyperliens, etc. Le HTML est agréable à cause de ce qu’il peut faire, mais certains clients de messagerie peuvent ne pas afficher vos messages comme prévu.

Et puis il y a les vCards, qui sont essentiellement des cartes de visite électroniques. Ils sont utiles en théorie, mais pas si bons en pratique car peu de gens se soucient vraiment d’eux. En fait, la plupart des gens ne savent même pas ce qu’ils sont. De plus, votre signature devrait avoir tous vos détails pertinents, ce qui rend les vCards un peu redondantes.

Je ne te dis pas ne peut pas utilisez HTML ou vCards, mais il y a des inconvénients potentiels à penser. Cela dépend du type de personnes que vous envoyez par e-mail et si vous êtes d’accord ou non avec le destinataire agacé occasionnel. Personnellement, je pense que les gens devraient s’en tenir aux cartes de visite habituelles.

7. Testez avec plusieurs clients de messagerie

Une fois que votre signature e-mail est prête et prête à l’emploi, il vous reste une dernière chose à faire: envoyez-vous un e-mail et assurez-vous de vérifier à quoi ressemble votre signature en utilisant autant de clients de messagerie différents que possible. À tout le moins, vous devriez vérifier avec Outlook, Gmail et quelques applications mobiles.

La dernière chose que vous voulez, c’est une signature e-mail qui a fière allure dans votre propre client de messagerie, mais qui semble complètement bâclée dans quelque chose comme Gmail, qui ne joue pas toujours bien avec des choses comme HTML. Vérifiez toujours deux fois juste pour être sûr qu’il ressemble à ce que vous attendiez.

Utilisez-vous des signatures électroniques?

Le truc avec le courrier électronique, c’est qu’il ne va nulle part de sitôt, donc si vous ne l’avez pas déjà fait, vous devriez vraiment consulter ces conseils pour améliorer l’efficacité de votre courrier électronique. Les signatures ne sont pas le seul moyen de vous faciliter la vie. Par exemple, des réponses standardisées peuvent vous faire gagner beaucoup de temps.

N’oubliez pas de prendre les précautions de sécurité appropriées pour ne pas vous retrouver avec un ordinateur infecté par des logiciels malveillants ou donner accidentellement vos économies à l’un de ces infâmes princes nigérians.

Que pensez-vous des signatures électroniques? Les utilisez-vous pour vos comptes? Quels sont vos plus gros bêtes noires lorsque vous voyez la signature électronique de quelqu’un d’autre? Partagez vos impressions avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Crédits image: Exemple de signature via Small Business Sense, Courriel des Fêtes par legenda via Shutterstock, Cartes de visite par Irina Bg via Shutterstock