Comment se préparer à un déménagement de bureau: les meilleurs conseils à connaître

Le déménagement des locaux est un problème susceptible de se poser à un moment donné à la plupart des propriétaires d’entreprise. Bien que cela puisse être stressant, ce n’est pas quelque chose dont vous devez avoir peur.

Si vous déménagez, c’est normalement quelque chose à célébrer. C’est un signe de croissance, d’expansion et d’être sur une voie positive. Cela est particulièrement vrai si vous devez déplacer des bureaux pour accueillir plus de personnel et de clients. Un déménagement de bureau a également un sens sur les plans financier et logistique.

Pour aider les propriétaires d’entreprise qui connaissent un déménagement imminent, WD Storage a créé cette infographie très utile sur comment et quand déplacer des bureaux en douceur. Ils ont inclus des statistiques que vous n’avez probablement jamais vues auparavant et offrent des perles de sagesse en matière de réinstallation de bureaux que vous n’avez peut-être pas envisagées auparavant.

Il y a un inconvénient majeur au déménagement de bureaux qui ne peut être ignoré, et c’est le stress de tout cela. Cela aura probablement un effet très néfaste sur la charge de travail et le niveau de stress de presque tout le monde au bureau. Heureusement, il existe des moyens de minimiser ce stress et de rendre le déménagement heureux et prospère pour votre entreprise et votre personnel.

Quand devez-vous déménager Office?

déménagement de bureau

Vous pouvez jouer avec l’idée de déménager des bureaux à différents endroits, mais ne pas l’explorer en détail. Alors, quand pensez-vous sérieusement à cette idée?

  • À la fin de votre bail
  • Lorsque vous avez un budget disponible pour couvrir tous les coûts
  • Lorsque votre entreprise est dans une bonne situation financière
  • Au moment le plus calme de l’année pour vous
  • Lorsque vous prévoyez d’atteindre ou de dépasser votre capacité de travail au cours des cinq prochaines années

Si vous êtes en mesure de combiner plusieurs ou même tous ces éléments dans votre plan de déménagement, les choses seront certainement plus faciles pour vous. S’il y a de grands projets ou des périodes de pointe à l’horizon, ce n’est peut-être pas le meilleur moment pour déménager. Assurez-vous également que votre entreprise est suffisamment solide financièrement pour absorber le coût (le coût moyen d’un déménagement de bureau au Royaume-Uni est de 40 000 £!).

N’incluez pas seulement les coûts indiqués dans votre planification. Ayez également un budget de côté pour les coûts imprévus.

Comment choisir un nouveau bureau

Déménager dans un nouveau bureau vous obligera à prendre en compte et à prendre en compte un grand nombre de pièces mobiles. La première chose à faire est de communiquer le plan à votre personnel le plus tôt et le plus complètement possible. Si les gens le savent tôt, ils peuvent s’habituer à l’idée de changement et déterminer s’ils vont venir faire le tour.

Une autre chose que vous devez considérer est votre personnel actuel. Communiquer avec votre équipe vous donnera une idée des domaines où les gens ne vous suivront pas. Cela vous aidera également à comprendre ce que votre équipe attend du nouveau bureau.

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Des sondages ont montré que 45% des employés veulent des espaces verts sur leur lieu de travail, même si c’est juste pour regarder de leur fenêtre. 40% avaient l’impression qu’il n’y avait pas assez de zones informelles de «cassure» dans leur bureau. 51% veulent un endroit où ils peuvent s’éloigner de leur bureau.

Demandez à votre personnel ce qu’il attend du nouveau bureau. Vous ne pourrez jamais, jamais plaire à tout le monde. Certaines personnes ne seront pas satisfaites du déménagement (généralement une minorité), mais la plupart du temps, les gens seront excités pour un changement. C’est votre travail de vous assurer qu’ils sont enthousiastes à ce sujet. C’est également à vous de déterminer ce qu’il faut prioriser.

En ce qui concerne la taille, vous devriez avoir environ 95 pieds carrés pour chaque personne. Réfléchissez à la pérennité de votre bureau.

Pouvez-vous vous imaginer employer plus de personnel à l’avenir? Votre nouveau bureau aura-t-il un espace pour accueillir les nouveaux employés / produits / équipements?

L’emplacement physique est également important. Si votre nouveau bureau fait plus que doubler le trajet de tout le monde, par exemple, ou est impossible à atteindre par les transports en commun, vous risquez de perdre du personnel dans le processus. Alors que les bureaux plus éloignés ont tendance à être moins chers, vous pourriez payer un prix en luttant pour attirer des gens pour y travailler.

Pensez aussi à vos clients. Un emplacement éloigné sera-t-il propice à attirer de nouveaux clients? Et si le seul moyen de vous rejoindre est de conduire, y a-t-il suffisamment de places de stationnement pour le personnel et les clients?

Pensez aux commodités locales. Y a-t-il des endroits où manger à proximité? Un magasin? Une salle de gym? Un parc?

Il y a des façons dont vous n’avez pas à déménager dans un nouveau bureau très haut de gamme pour obtenir des avantages assez étonnants. Déplacez-vous simplement dans une zone offrant de meilleurs équipements.

Avoir des restaurants à proximité est idéal pour les relations clients et votre personnel. Une salle de sport à proximité peut promouvoir et faciliter un mode de vie sain. Les parcs, verts ou communs à proximité offrent à votre personnel un endroit où aller et se promener. Ces lieux leur permettront de se dégourdir les jambes et de se vider l’esprit, favorisant un environnement de travail plus paisible et productif.

Et bien sûr, assurez-vous que votre bureau est accessible. Si vous avez du personnel handicapé ou qui est à un âge avancé, c’est essentiel. Sinon, vous devriez quand même le faire. Les clients potentiels et le personnel peuvent avoir ces besoins. Soyez reconnaissant de ne pas le faire et pourvoyez à ceux qui le font.

Comment se préparer à un déménagement de bureau

préparer un déménagement de bureau

Comme mentionné précédemment, quelles que soient les circonstances, le déménagement des bureaux va devenir stressant pour beaucoup de gens. 31% des propriétaires d’entreprise ont déclaré que le déménagement des locaux était la chose la plus stressante à entreprendre.

Voici quelques conseils que vous pouvez suivre pour réduire ce stress au minimum:

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Déléguer

N’assumez pas vous-même la charge de travail. La quantité de planification, d’administration et de travail à effectuer est trop importante pour une seule paire de mains. Désignez une équipe de projet composée de divers membres hautement organisés et laissez-les gérer les différents aspects du déménagement.

Laissez les créatifs gérer la nouvelle conception du bureau. Permettez aux plus analytiques de gérer tous les processus.

Avez-vous un bureau ou un responsable des installations? C’est une tâche formidable pour eux. En tant que responsable de votre bureau, ils devront avoir une compréhension approfondie et approfondie des nouveaux locaux.

Vous avez une équipe d’employés rémunérés. Pourquoi ne pas les utiliser?

La délégation facilitera les choses. Cela permet à plus de gens de s’approprier le mouvement, ce qui les rend plus enthousiastes et investis dans celui-ci.

Planification

Si vous planifiez tout de manière absolument méticuleuse, vous vous donnez les meilleures chances de réussir votre déménagement. Il n’y a pas de sur-planification avec cela. Plus vous êtes rigoureux dans votre planification, plus vous serez insensible aux chocs inattendus sur la route.

Une bonne planification minimisera de toute façon toute tragédie inattendue. De l’échelle de temps à la destination des nouveaux meubles, planifiez et visualisez tout.

Budgétisation

Décidez et gérez un budget pour le déménagement. Cela va être une chose difficile à faire, mais gardez à l’esprit que le déménagement moyen d’un bureau coûte environ 40 000 £. Cela devrait relever de votre planification, mais vous devrez créer une feuille de calcul puissante ou un équivalent pour cela.

Fixez-vous un objectif budgétaire et suivez comment vous vous en sortez. De cette façon, vous pouvez voir à quel point vous êtes proche de votre budget en temps réel.

Audit

Un déménagement de bureau est un très bon moment pour examiner et auditer votre entreprise en termes de fournitures, de mobilier et d’équipement.

Vaut-il la peine de trimballer tous ces vieux PC et ces chaises moisies dans votre nouveau bureau effrayant? Ou est-il temps d’investir dans quelque chose de nouveau?

Vous pouvez également profiter de ce temps pour réfléchir à vos fournisseurs en termes d’équipement et de vos utilités.

la communication

Nous l’avons déjà conseillé, mais la communication à toutes les étapes du déménagement est très importante. De votre personnel aux clients en passant par les fournisseurs, informez tous ceux qui ont besoin de savoir quels sont vos projets.

Plus important encore, vous devez communiquer avec votre personnel. Écoutez leurs désirs et leurs besoins en ce qui concerne le déménagement et faites de votre mieux pour y répondre. Vous ne plairez pas à tout le monde, mais vous pouvez essayer!

Si vous envisagez un déménagement de bureau pour votre entreprise, félicitations! Cela signifie que les choses vont probablement bien. Et même si le déménagement sera stressant, il est possible d’atténuer le stress grâce à une communication abondante, une organisation minutieuse et une planification rigoureuse. Bonne chance!

Voir aussi: Comment sécuriser les données d’entreprise lors de la transition vers un nouveau bureau?



Moyens Staff
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