Synchronisez vos e-mails manuellement (le joyau de la productivité dont personne ne parle)

emailUne mauvaise utilisation des e-mails est sans aucun doute le tueur de temps n ° 1 pour les cols blancs. Si vous réussissez, vous serez en avance sur 50 à 90% des autres personnes qui dépendent de votre industrie et de votre niveau d’ancienneté. Pour mieux souligner la question, considérez cette étude: En 2005, King’s College a effectué un test de QI expérimental entre 3 groupes. Le groupe A a effectué le test sans distraction. Le groupe B a fait le test, mais a été distrait par les courriels et les appels téléphoniques. Le groupe C a fait le test et a fumé de l’herbe. Devine quoi? Le groupe de stoners a surpassé le groupe de messagerie électronique de 6 points.

Le hack n ° 1 dont j’ai trouvé que personne ne parle: la synchronisation manuelle des e-mails

C’est une affirmation importante et je vais la sauvegarder ici. Non seulement les mauvaises habitudes de messagerie prennent plus de temps, mais elles perturbent également votre concentration. C’est un double problème. Vous passerez plus de temps sur les e-mails et être moins efficace lorsque vous ne vous en occupez pas. C’est ce que les scientifiques appellent «la pénalité de commutation cognitive». La plupart des gens peuvent à peine se concentrer plus de 90 minutes par jour. Si vous êtes bon, vous aurez 3 heures. Peut-être qu’après des années, vous pourriez arriver à quelque chose comme 6 heures. Mais la plupart des gens ne dépassent jamais la barre des 90 minutes, en particulier dans le monde actuel des distractions des médias sociaux et de la messagerie instantanée.

Vous voulez des preuves supplémentaires de l’importance (et de la rareté) du travail ciblé pour votre productivité (ratio extrants / intrants)? Voici les trois meilleurs livres que j’ai trouvés sur le sujet:

Travail en profondeur par Cal Newport
Concentrer par Daniel Goleman
Rapt: attention et vie concentrée par Winifred Gallagher

Avant de mettre en œuvre la synchronisation manuelle, il est essentiel de comprendre que dans la plupart des tâches, vous pouvez facilement passer 1 à 3 heures sans synchroniser les e-mails; laissez-moi souligner, facilement. Cela devrait être la norme, pas l’exception. Dans certains jours, 1 ou 2 synchronisations sont tout ce dont vous avez besoin – ou pouvez gérer. Ce que la plupart des gens ne parviennent pas à comprendre, c’est que le traitement du courrier électronique est une tâche en soi et doit recevoir une attention particulière, comme toute autre chose. Si vous faites autre chose, vous devriez vous concentrer sur cela. Évitez de vérifier vos e-mails toutes les deux minutes. Vous ne devriez pas y penser en faisant autre chose; c’est le focus. Ne le mélangez pas avec le courrier électronique et vice versa.

Dans ce cas, la règle des deux minutes de David Allen est très utile. Si un e-mail prend moins de 2 minutes à traiter, faites-le tout de suite. C’est plus efficace que de l’ajouter à un gestionnaire de tâches ou de le marquer autrement. En fait, en fonction du temps et de l’énergie dont vous disposez, vous voudrez peut-être adapter les 2 minutes entre 30 secondes ou 5 minutes. N’oubliez pas que le but est de traiter votre pile de courriels aussi efficacement que possible. C’est pour des bénéfices psychologiques et pour des gains d’efficacité. Gardez les e-mails «difficiles» lorsque vous pouvez leur accorder toute votre attention. Les attaquer tout de suite ne fait que casser votre rythme et donner l’impression que les e-mails sont davantage un problème. Si le passage à la synchronisation manuelle semble difficile, essayez d’autres méthodes pour «ralentir votre messagerie».

4 méthodes pour ralentir votre messagerie (et pourquoi la synchronisation manuelle gagne)

Ici, vous avez les roues d’entraînement, comment elles peuvent vous aider et pourquoi vous manquerez de ne pas passer complètement à la synchronisation manuelle.

Paramètres de fréquence de synchronisation

Ajustez-les en fonction de votre approche. Vous pouvez commencer par 30 minutes et augmenter lentement par incréments de 15 minutes jusqu’à 90 minutes.

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Là où ça ne marche pas:

Si nous suivons la loi de Murphy, elle se synchronisera à des moments inappropriés, par exemple au milieu d’une présentation que vous tenez avant de passer à la prochaine réunion. La rigidité de la méthode peut très bien se retourner contre lui. Briser vos propres règles ne fera que vous encourager à le faire plus souvent, vous rapprochant de votre point de départ.

Filtres

Ils peuvent être très utiles. Les deux types de filtres les plus adoptés sont:

Filtre CC (si vous êtes copié dans de nombreux e-mails, faites-le définitivement)
Filtre d’expéditeur (je suggérerais en fait d’utiliser des dossiers de recherche pour que tous les e-mails arrivent dans votre boîte de réception)

C’est généralement suffisant pour 90% des personnes. Si vous n’avez pas encore configuré de filtres, commencez par ces deux. Ensuite, attendez un mois avant de vous embêter avec d’autres filtres. Cette méthode garantit qu’une part équitable des e-mails atterrit dans les filtres. Vous pouvez ensuite vérifier une ou deux fois par jour et en finir.

Là où ça ne marche pas:

Vous voyez peut-être beaucoup de courriels arriver. Cela peut causer de l’anxiété et vous obliger à enfreindre votre règle de vérification peu fréquente. De plus, si vous êtes fatigué ou sans inspiration, vous pouvez utiliser ces e-mails pour vous sentir productif. Faites plutôt une pause ou faites autre chose qui nécessite moins d’énergie, de capacité mentale et de volonté.

E-mail par lots

Celui-ci est simple et court. Attendez simplement que les e-mails s’accumulent, puis traitez-les ensemble.

Où si échoue:

Vous comptez sur la volonté et la discipline pour éviter de travailler individuellement sur les e-mails. Cela gaspille de l’énergie et nuit à votre concentration, surtout si les lignes d’objet et les noms des expéditeurs vous inquiètent.

Fermeture de l’application de messagerie

C’est en fait une belle et peut fonctionner. Parfois, vous voudrez peut-être le faire lorsque vous savez que vous ne recevrez pas de courrier électronique de toute façon. Supposons que vous vous présentiez à une réunion client importante et que vous deviez finaliser votre proposition. Peu importe ce que quelqu’un vous écrit, cela ne changera pas votre plan d’action.

Là où ça ne marche pas:

Cette méthode ignore l’importance du courrier électronique en tant qu’outil de référence. L’enregistrement de toutes les pièces jointes dans des dossiers ou leur organisation en dehors de votre client de messagerie (par exemple, dans Evernote) n’est pas efficace. Les gens qui disent cela sont ignorants ou essaient de vous vendre des logiciels. Étudiez simplement comment utiliser la fonction de recherche d’e-mails, comment trier les balises / catégories et comment parcourir les dossiers de recherche de n’importe quel outil de messagerie que vous utilisez, et vous serez prêt à partir.

Envoyer un courriel aux licornes

J’espère que ce qui précède montre pourquoi la synchronisation manuelle est la méthode la plus efficace de gestion des e-mails. Personnellement, je synchronise mon email entre 1 et 4 fois par jour. Les personnes qui ont besoin de synchroniser plus souvent ont tendance à être dans le service client ou à des rôles spécifiques. Les personnes qui se synchronisent moins souvent sont ce que j’appelle des «licornes de courrier électronique».

Neil Strauss – 1x par jour, mais il y a plus…

Il a écrit sept New York Times best-sellers, l’être le plus connu Le jeu, pénétrant la société secrète des artistes de ramassage. Il vérifie ses e-mails une fois tous les soirs. Ce n’est pas nouveau, pensez-vous. Vous pouvez également le faire avec la synchronisation manuelle. Ce qui le différencie, c’est que sa femme est la seule personne à avoir son mot de passe Gmail! Elle le connecte le soir avec un délai de 60 minutes pour traiter le courrier électronique. Il est un auteur et sa principale livraison est un manuscrit fini qui ne nécessite pas beaucoup de courriels entre les deux. Les meilleurs auteurs sont généralement très assidus en matière de courrier électronique, mais cela l’amène simplement à un tout autre niveau.

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Tim Ferriss – une fois par semaine pendant deux heures

Ce mec a frappé l’espace de productivité comme rien d’autre avec son livre: La semaine de travail de 4 heures. C’est l’un de mes favoris de tous les temps, avec des leçons apprises que j’utilise encore aujourd’hui. Dans le livre, il explique comment il vérifiait ses e-mails pendant deux heures une fois par semaine. Il avait beaucoup d’automatisation en place (comme des répondeurs automatiques, etc.) et un assistant traitant et résumant les points clés des e-mails les plus cruciaux tout en le débriefant sur un court appel téléphonique. Bien sûr, il avait sa propre entreprise avec un modèle d’entreprise très spécifique, ce qui lui permettait de le faire. Pour la plupart des gens, cela ne sera pas possible, mais le livre offre toujours des leçons sur la productivité, les affaires et la vie en général.

Christopher Nolan – Jamais utilisé le courrier électronique de sa vie

Il est l’un des réalisateurs de films les plus rentables de l’histoire – dans la même ligue que Steven Spielberg. Dans une interview en 2015, il a déclaré:

«Eh bien, je n’ai jamais utilisé le courrier électronique parce que je ne pense pas que cela m’aiderait dans tout ce que je fais. Cela ne me dérangeait tout simplement pas.

Au fait, il n’a pas non plus de téléphone portable. D’un point de vue professionnel, son cas est similaire à celui de Neil Strauss – juste plus extrême. En regardant les choses sous cet angle, la plupart des auteurs et des personnes exerçant des professions aux caractéristiques similaires pourraient probablement s’en tirer sans courrier électronique s’ils le voulaient. Bien que le but ne soit pas de minimiser le temps de courrier électronique pour le plaisir. Au lieu de cela, il s’agit de peser le pour et le contre en fonction de votre situation, de vos préférences personnelles et de votre style de travail.

Défis

Je voudrais lancer trois défis différents, selon où vous en êtes avec votre gestion des courriels.

Les critiques:
Dites-nous pourquoi vous pensez que cette méthode n’est pas possible pour vous. Je n’ai pas toutes les réponses, mais peut-être que d’autres lecteurs peuvent vous aider.

Les choqués:
Il m’a fallu un long chemin pour en arriver là où j’en suis en termes de gestion des e-mails. Je pense qu’il reste encore du chemin à parcourir. Au contraire, j’ai de l’empathie pour les changements lents. Nous jonglons tous avec plusieurs choses et avons besoin de plus de temps pour certaines choses. Cela vous ressemble-t-il? Choisissez l’une des quatre alternatives pour ralentir votre messagerie. Expérimentez et dites-nous comment cela s’est passé.

Les audacieux:
D’accord, vous le vouliez, alors… désactivez la synchronisation automatique des e-mails. Si vous ne savez pas comment procéder, recherchez-le sur Google ou demandez à un informaticien sympathique. Synchronisez-le manuellement lorsque vous avez l’intention de traiter de nouveaux éléments. Prenez un morceau de papier et enregistrez les heures auxquelles vous avez synchronisé votre e-mail. Si vous le souhaitez, veuillez partager votre journal après la première semaine et ce que vous en avez ressenti. Si vous trouvez cet exercice utile, faites-le pendant encore trois semaines et signalez les changements. Le journal devrait être très différent! Vous aurez mieux digéré le nouveau processus – mentalement et émotionnellement.



Moyens Staff
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