5 façons de trouver, d’embaucher et d’utiliser un assistant virtuel

Pensez à vous offrir un traitement spécial cette saison; vous le méritez. Je ne parle pas d’un nouveau gadget de Best Buy ou de votre dernière trouvaille incontournable pendant que vous faisiez du lèche-vitrine. Je parle de vous donner le temps.

Autant que nous essayons de conquérir le monde par nous-mêmes, nous souhaitons souvent avoir un clone pour faire le reste pendant que nous faisons ce que nous faisons de mieux. Cette période de l’année est particulièrement facile à devenir surchargée de travail et dépassée par la gestion de notre quotidien. Ne vous perdez pas dans l’agitation, investissez dans un assistant virtuel pour vous aider à aborder votre liste de tâches une tâche à la fois.

Si vous n’avez jamais travaillé avec un VA (assistant virtuel), si vous envisagez d’en embaucher un ou si vous avez eu une mauvaise expérience avec l’un d’entre eux, vous devez absolument lire cet article pour trouver le virtuel professionnel parfait, averti, techniquement convivial. assistant dans tout le cyberespace. Que la mission commence.

  • Évaluez vos besoins

    Avant de travailler avec un assistant virtuel, vous devez évaluer tous vos besoins – personnels ou professionnels. Il est important de développer une liste de choses à faire de ce qui doit être fait et de ce que vous êtes prêt à déléguer à votre VA. Ils peuvent gérer votre calendrier et planifier vos réunions.

Ils peuvent compléter votre tâches de recherche et saisie des données. Ils peuvent même créer un article comme celui-ci. Intrigué? Ils peuvent pratiquement tout faire. Une fois que vous avez développé votre liste, créez des instructions de travail prêt pour que votre future VA ait un coup de pouce sur toutes vos tâches.

Avec d’excellentes instructions, votre VA peut accomplir pratiquement n’importe quelle tâche avec un minimum de conseils. Sur la base de votre liste, estimez combien de temps vous aurez besoin de votre VA chaque mois et ce que vous êtes prêt à payer pour leurs services. La plupart des VA exigent l’achat d’un forfait mensuel. Ils facturent généralement 15 $ à 55 $ / h et offrent des rabais importants si vous avez besoin de leur assistance pendant plus de 10 heures par mois. Une fois que vous avez déterminé ce qui doit être fait et combien vous êtes prêt à investir dans un assistant virtuel, vous pouvez commencer votre recherche.

  • Trouver un assistant virtuel
    Trouver un assistant virtuel est assez facile; trouver un professionnel digne de confiance et responsable est une tâche qui lui est propre. Vous avez plusieurs options lorsque vous recherchez votre partenaire idéal pour gagner du temps et gagner en productivité.

Vous pouvez publier une annonce gratuite sur des sites comme Craigslist, recherchez des sites indépendants tels que Elance, “Google” le terme Assistant virtuel et choisissez les trois premiers résultats de recherche, Bouche à oreille, ou faites comme moi – tweetez à ce sujet sur Twitter.

Soyez très précis sur vos besoins car les assistants virtuels ont tous des spécialités différentes et peuvent ne pas être en mesure de répondre à vos demandes. Vous ne voulez pas embaucher un VA spécialisé dans la transcription pour un projet de podcast – bien que vous puissiez en trouver un qui puisse gérer les deux, comme le mien.

En plaçant votre annonce ou en la criant sur Twitter, vous recevrez instantanément des messages d’esprits curieux du monde entier. C’est à ce moment que vous commencerez le premier tour du processus d’élimination.

  • Qualifier l’AV
    Vous pouvez facilement voir quels VA sont qualifiés et seraient un excellent choix ou ceux qui ne fonctionneraient tout simplement pas. Méfiez-vous des e-mails avec CV en pièce jointe un VA est votre associé, pas votre employé et ceux qui envoient un curriculum vitae peuvent encore être en mode «employé».

Vous pouvez toujours demander des témoignages de leurs services comme vous le feriez pour un avocat ou un consultant en marketing. N’hésitez pas à poser des questions sur leurs antécédents tels que leur expérience de travail et leur formation. Si vous avez publié une annonce demandant des informations très spécifiques, l’AV devrait répondre en répondant à toutes vos questions.

S’ils ne le font pas, cela peut traduire cela et supposer que cette VA ne prend pas le temps de lire les instructions de base et oubliera souvent des détails mineurs qui contribuent à la réussite de toute tâche. Recherchez également des erreurs grammaticales, vous avez besoin d’un professionnel capable d’écrire et de transmettre efficacement leur message en anglais. Vous ne savez jamais quand vous pourriez avoir besoin de votre VA pour écrire un courriel en votre nom; n’oubliez pas de rechercher les indices pour voir s’ils peuvent communiquer efficacement par e-mail.

Une fois que vous avez affiné votre sélection, il est temps de creuser dans les détails. La plupart des AV ont une présence en ligne, décrivant ce qu’ils peuvent faire, ce qu’ils ont fait et ce qu’ils feront pour vous. Vous trouverez des tonnes d’indices sur leur site Web pour vous guider tout au long du processus d’élimination du deuxième tour. Leur site est-il poli et professionnel ou ressemble-t-il à un modèle dépecé des années 90 assaisonné d’une mauvaise grammaire?

Cela semble un peu biaisé de les juger sur l’apparence de leur site, mais vous devez prendre en considération qu’ils sont un propriétaire d’entreprise – leur entreprise est votre entreprise. S’ils ont une forte présence en ligne exempte d’inexactitudes et d’erreurs, cela indique clairement qu’ils sont engagés et dans cette profession sur le long terme. Vous devez rechercher un partenariat de collaboration à long terme pour en profiter pleinement. Le temps, c’est de l’argent; vous n’avez pas le temps de répéter ce processus. C’est pourquoi il est important de trouver un VA qui correspondra parfaitement à vos besoins.

  • Faire la sélection
    À présent, vous devriez avoir 3-5 candidats qui se démarquent vraiment comme un pouce endolori. Ne laissez pas ce processus de sélection prendre beaucoup de temps. N’oubliez pas que votre objectif est de gagner du temps. Contactez les candidats et organisez une consultation gratuite.

Recherchez plus d’indices tels que le temps de réponse pour répondre à votre e-mail. S’ils mettent du temps à réagir, il est fort probable qu’ils aient une assiette pleine avec plus qu’ils ne peuvent mâcher. La plupart des consultations se font par téléphone, il y a de fortes chances que vous ne rencontriez jamais votre assistant virtuel en face à face.

Lorsque vous parlez à votre VA, c’est là que la magie opère pour finaliser votre processus de sélection. N’oubliez pas, recherchez toujours des indices. Votre VA a-t-il parlé avec confiance et a-t-il une bonne étiquette téléphonique? Étaient-ils en temps opportun et préparés pour l’appel? Ont-ils pu vous guider tout au long du chat téléphonique et engager la conversation? Avez-vous ressenti un sentiment de confiance et de chimie? L’AV a-t-elle écouté attentivement et montré de l’intérêt pour ce que vous faites en posant des questions intelligentes?

Vous avez besoin d’un VA qui démontre de grandes compétences et un fort sens des affaires afin de pouvoir gérer efficacement votre charge de travail. Après les consultations, vous devriez avoir les détails afin de prendre votre décision.

  • Finaliser le contrat
    Lorsque vous choisissez enfin votre assistant virtuel avisé qui complète votre budget et vos besoins quotidiens, il est temps de lancer la balle. Contactez votre VA et faites-lui savoir que c’est parti. Si vous avez besoin de leurs services sur le long terme, négociez les détails du contrat tels que la facturation, les conditions de service et la confidentialité.

Une fois que le document est signé par vous et votre VA, vous êtes prêt à partir. Assurez-vous d’indiquer clairement vos besoins et ne laissez jamais de place aux hypothèses. Votre VA est votre partenaire et son objectif est de vous aider à gagner du temps. Il faudra du temps pour s’adapter, mais si vous prévoyez en conséquence, le processus de délégation devrait être aussi simple que 1-2-3.

Attribuez d’abord la ou les tâches en incluant toutes les informations et des instructions claires et concises qui contribueront à la réussite du projet. Assurez-vous d’indiquer vos dates limites – la plupart des AV ont besoin d’un délai de 24 à 48 heures pour terminer les affectations, alors encore une fois, planifiez en conséquence. Incluez également votre fuseau horaire pour assurer une livraison rapide. Fournissez vos coordonnées et indiquez la meilleure façon de vous contacter. Une fois que vous avez délégué le travail, l’AV commencera la tâche et vous mettra à jour de l’état.

Enfin, le travail est fait et vous n’avez pas à le faire. Ça fait du bien quand on a du temps pour soi. Peut-être qu’avec le temps supplémentaire que vous avez créé en travaillant avec un VA, vous pouvez planifier ces vacances si nécessaires – Oh, attendez. Votre VA peut aussi le faire pour vous!

Ecrit le 12/12/2008 par Alex Shalman. Alex fait pour développement personnel ce que Chuck Norris fait pour le monde, et il a un très mauvais (jusqu’aux os) Podcast sur l’auto-amélioration. Crédit photo: * Susie *

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