Faites attention à vos manières: 5 règles essentielles lors de la participation à une conférence téléphonique

Les conférences téléphoniques peuvent être une façon amusante et excitante de rencontrer des amis et des parents de loin. Entrer en contact à travers le monde ressemble davantage à une conversation en face à face avec la technologie de streaming vidéo et la connexion Internet se multipliant au fil des ans.

Mais les conférences téléphoniques ne sont pas seulement destinées à des discussions occasionnelles avec le mal du pays, elles sont également des composants essentiels pour les opérations commerciales.

Avec l’impact du travail à distance qui modifie la dynamique traditionnelle du travail de bureau, de plus en plus d’entreprises proposent des postes à domicile qui correspondent davantage aux horaires de leurs employés.

Les conférences téléphoniques deviennent la norme pour les entreprises, non seulement pour parler avec des partenaires commerciaux, mais aussi pour communiquer avec les équipes et les services de l’entreprise. Ainsi, le garder professionnel est un must.

Gardez ces cinq modes de conférence téléphonique à l’esprit lors de votre prochaine réunion en ligne.

Programmez correctement

Être capable de travailler selon ses conditions est l’un des états d’esprit modernes de la nouvelle génération d’employés en postulant à un emploi. Les conférences téléphoniques résolvent le problème de ne pas pouvoir se rencontrer en personne, que ce soit à proximité en ville ou dans le monde entier.

Étant donné que différentes personnes travaillent avec des heures de travail variables, il est essentiel de connaître la disponibilité de chacun dans l’appel.

Si une interruption survient pendant l’appel, c’est une courtoisie courante d’en informer les autres parties à l’avance. Si ce n’est pas aussi pertinent et urgent, alors la conférence téléphonique devrait être la priorité.

Cependant, les demandes peuvent être excusées en fonction de la gravité de l’urgence.

Présenter ou être présenté dans l’appel

étiquette de la conférence téléphonique

Une partie essentielle de chaque réunion est de connaître tout le monde autour de la table. Il est essentiel de comprendre clairement sa place dans la conférence téléphonique, surtout si c’est la première fois que vous parlez avec des collègues.

Une excellente première impression peut faciliter le déroulement du dialogue plus tard pour que tout le monde puisse s’adresser les uns aux autres avec des commentaires et des commentaires.

Préparez les outils pour l’appel

Le multitâche est une nécessité quotidienne lors des appels audio ou vidéo. Étant donné que les conférences téléphoniques sont en ligne, une personne qui y participe doit toujours disposer de tous les outils nécessaires lors d’une réunion en direct.

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Préparer des notes, des dossiers commerciaux importants et des fichiers; ouvrir différents onglets à l’avance et avoir une copie de l’ordre du jour facilitera le suivi du déroulement de la conversation.

Le matériel joue un rôle essentiel dans la capacité à gérer plusieurs tâches en ligne. Sans trop dépenser, on peut profiter d’une expérience visuelle haute résolution. Achetez simplement un appareil remis à neuf pour gérer diverses applications lors d’une conférence téléphonique, en particulier pour les appels vidéo.

En permettant à son utilisateur de naviguer dans plusieurs fenêtres et bureaux, un employé ne risque pas de perdre le flux de la conversation pendant l’appel.

Ouvrir sur l’emplacement

conseil de conférence téléphonique

Tout le monde n’a pas accès à une configuration de bureau et d’ordinateur portable pendant les réunions en ligne. Bien que peu judicieux, les gens peuvent accepter des conférences téléphoniques sur leur téléphone pour ceux qui ne peuvent pas s’engager à avoir une configuration de maison stable. Mais les avantages de la mobilité en temps réel peuvent devenir un problème lors de l’appel.

Le déplacement d’un endroit à l’autre peut être une cause de bruit inutile et de perturbations du réseau, entraînant un retard dans la livraison de l’audio et de la vidéo. Traverser la rue ou vivre près d’un projet de construction en cours peut entraîner des distractions involontaires.

Pour éviter de choquer ou d’alarmer le reste des participants à la réunion, il est préférable de leur donner un avertissement sur sa position actuelle, que l’on choisisse de prendre un appel via un ordinateur de bureau, un ordinateur portable, une tablette ou un téléphone.

Résumer les affectations individuelles

L’un des inconvénients d’une réunion par conférence téléphonique est que les parties impliquées ne peuvent pas se voir en personne. Les implications de ne pas savoir ce que quelqu’un fait à l’autre bout de la ligne pourraient entraîner des problèmes de communication.

Comme pour toute réunion, énoncer un plan au début et passer en revue les points importants après que tout a été dit est crucial pour un bon souvenir.

À la fin de la session, il est essentiel de récapituler les points à retenir et les tâches de chacun pour répondre à tout besoin de clarification.

Épilogue

Comme pour les réunions en direct, les réunions par conférence téléphonique ont leurs hauts et leurs bas. Bien que cela permette une plus grande liberté dans son propre temps, il apporte également à la table différents défis auxquels on devrait apprendre à faire face.

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Cependant, ce qui ne change pas pendant les réunions en ligne ou hors ligne, c’est l’importance d’être transparent, poli et professionnel pendant une session.

Le professionnalisme, que ce soit à travers la table ou devant un écran, est un trait que tout le monde devrait pratiquer.

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