Modèle de planification d'événement : cinq phases d'une planification d'événement efficace - Moyens I/O

Modèle de planification d’événement : cinq phases d’une planification d’événement efficace

Vous cherchez à planifier votre tout premier événement mais vous ne savez pas par où commencer ?

Ou vous n’êtes pas un débutant mais vous cherchez des moyens plus efficaces de planifier votre prochain événement ?

Vous êtes arrivé au bon endroit.

Bien que l’organisation d’un événement soit toujours un défi et nécessite une planification et une gestion détaillées, il existe des stratégies que vous pouvez adopter pour rendre le processus le moins stressant possible.

Bien que différents événements soient uniques avec leurs propres objectifs et publics cibles, vous pouvez suivre ces cinq phases comme ligne directrice pour planifier votre prochain événement :

Phase 1 : Définition de l’objectif et étude de marché

Étape 1 : Identification du but et des objectifs

Une étape cruciale qui est souvent négligée par de nombreux planificateurs d’événements est d’identifier le but de l’événement avant même de commencer à le planifier.

Quelle est la raison pour laquelle l’événement est organisé en premier lieu ? Vous seriez surpris du nombre d’organisateurs d’événements qui organisent un événement juste pour le plaisir d’organiser un événement ou simplement pour prendre le train en marche pour couvrir un thème ou une niche tendance.

Pour certains événements, le but peut être évident, mais pour d’autres, moins. Néanmoins, il est crucial d’identifier la finalité de l’événement puis de définir les objectifs liés à cette finalité.

Les objectifs de votre événement doivent être clairs, spécifiques et mesurables afin que vous puissiez évaluer si l’événement est un succès (ou non) plus tard.

Étape 2 : Définir votre public cible

Sur la base du but et des objectifs que vous avez définis à l’étape précédente, quel est le public cible le plus susceptible de vous aider à atteindre ces objectifs ?

Votre événement doit être conçu avec une approche centrée sur le client. Cela signifie que vous créez un événement qui répond aux besoins de ce public cible spécifique, et non l’inverse.

Ainsi vous devriez recueillir autant d’informations que vous pouvez sur ce public cible. Construire un personnalité de l’acheteur et identifiez leurs données démographiques, leurs comportements, leurs intérêts et leurs points faibles.

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Mieux vous comprendrez votre public cible, meilleur sera votre événement.

Phase 2 : Conception de l’événement

Étape 3 : Décrivez l’ordre du jour de l’événement

Définissez les détails de haut niveau de votre événement. Cela ne devrait pas être gravé dans le marbre et vous pourrez toujours y revenir plus tard. Cependant, identifiez les éléments clés de la conception de votre événement, notamment :

  • Type d’événement: s’agira-t-il d’une conférence, d’une session principale, d’un concert/festival, etc. ? Décidez du meilleur type en fonction de votre public cible et du but de l’événement.
  • Lieu/lieu : au moins une liste restreinte de lieux potentiels. S’il s’agit d’un événement multi-villes, créez une liste restreinte répertoriant vos villes et lieux.
  • La technologie: de quelles solutions technologiques et outils aurez-vous besoin
  • Date/heure : au moins un calendrier approximatif pour l’événement (c’est-à-dire en novembre/décembre prochain)
  • Ordre du jour: un aperçu du programme/agenda de l’événement
  • Talents : une liste restreinte de conférenciers/talents à poursuivre
  • Commanditaires : sponsors cibles que vous allez atteindre

Étape 4 : Choisir votre lieu/plateforme d’événement virtuel idéal

Si vous planifiez un événement en direct/en personne, il est alors très important de sécuriser le lieu le plus tôt possible sur la scène de la planification de l’événement. Le lieu que vous obtenez dictera d’autres éléments de l’événement : date/heure, décor, scénographie et autres, et plus vous recherchez tôt des lieux potentiels, plus vous aurez d’options.

S’il s’agit d’un événement virtuel, vous devriez décider du bon plate-forme d’événements virtuels selon le type d’événement en ligne, ainsi que d’autres solutions technologiques dont vous pourriez avoir besoin.

Phase 3 : Marketing de votre événement

Étape 5 : Créez une image de marque forte pour l’événement

Même si votre entreprise est déjà une marque établie, y compris si vous êtes un organisateur d’événements expérimenté, l’événement doit avoir une identité forte et indépendante.

Si vous avez défini un but et des objectifs clairs pour l’événement, il devrait être assez facile de faire la marque. Encore une fois, l’identité de marque de votre événement doit être centrée sur le client : comprenez les attentes de votre public cible et concevez votre identité de marque autour de celle-ci.

Créez un nom de marque fort, unique et facile à prononcer/se souvenir. Assurez-vous également que le nom de la marque peut montrer pourquoi l’événement est unique et pourquoi il vaut la peine d’y assister.

Assurez-vous de maintenir la cohérence de la marque dans vos efforts de marketing.

Étape 6 : Créer un plan marketing

Explorez tous les canaux marketing disponibles en fonction des préférences et des comportements de votre public cible. Votre événement est unique, et vous aurez besoin d’approches uniques sur la façon de promouvoir l’événement.

Publiez un communiqué de presse bien écrit sur les médias, les sites Web et les influenceurs pertinents et, bien entendu, nous devrions commercialiser l’événement sur les réseaux sociaux. Pensez à investir dans la publicité payante sur les réseaux sociaux pertinents et à soutenir les bons influenceurs.

Phase 4 : Exécution

Étape 7 : Coordonner l’événement

Le jour J de l’événement approche, et maintenant nous devons finaliser tous les éléments de l’événement avec chaque membre de l’équipe.

Vous devrez partager un calendrier finalisé avec chaque membre de l’équipe et désigner un responsable de site comme votre représentant sur le site. Le calendrier doit énumérer tous composants de l’événement avec un échéancier clair, et devrait également énumérer qui (ou quelle équipe) est responsable de chaque composant pour maintenir la responsabilité.

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Cette étape est principalement une question de persévérance et de travail acharné.

Phase 5 : Évaluation

Étape 8 : Évaluation post-événement

Vous avez organisé votre événement avec succès ! Toutes nos félicitations!

Cependant, votre travail ne s’arrête pas là, et il est crucial d’effectuer une évaluation formelle pour mesurer la performance de votre événement.

Envoyez un sondage post-événement pour recueillir des commentaires objectifs sur l’événement, dès que vous le pouvez donc les retours sont frais.

Évaluez également avec votre équipe si les objectifs de l’événement sont atteints et identifiez les domaines que vous pouvez améliorer à l’avenir.

Pensées de clôture

En comprenant les cinq phases de la planification d’événements ci-dessus, vous êtes maintenant prêt à planifier votre prochain événement et à vous assurer qu’il peut attirer un grand nombre de participants.

Le secret d’une planification d’événement réussie consiste à comprendre qui sont les participants cibles de l’événement : mieux vous comprenez ce public cible, mieux vous pouvez concevoir votre événement pour répondre à leurs préférences, et plus vous pouvez attirer et satisfaire de participants.

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