Comment envoyer un e-mail en fonction de la réponse dans Google Forms

Google Forms vous permet de collecter les réponses et les opinions de vos répondants de différentes manières, qu’il s’agisse d’un simple quiz ou d’un long questionnaire. Bien qu’il possède plusieurs fonctionnalités natives pratiques, Google Forms ne vous permet pas encore de vous envoyer des notifications par e-mail à vous-même ou au répondant de manière native.

Ce dernier vient à la photo si vous souhaitez remercier l’utilisateur pour sa réponse et son temps. D’un autre côté, si votre formulaire s’adresse à un large public et implique plusieurs départements, passer au crible toutes les réponses au formulaire prend du temps.

Heureusement, il existe quelques solutions de contournement par lesquelles vous pouvez envoyer des e-mails au propriétaire ou à des particuliers. Maintenant, il y a deux façons d’aller de l’avant avec cela.

Vous pouvez soit envoyer un e-mail en fonction de la réponse de votre formulaire. Ou, vous pouvez en envoyer un en fonction des réponses que les utilisateurs ont choisies. Et comme indiqué précédemment, les deux méthodes nécessitent l’aide d’un module complémentaire externe. Étant donné que vous allez envoyer un e-mail à partir de votre compte, vous devrez fournir les autorisations appropriées au module complémentaire ou à la fonction.

Maintenant que tout est réglé, commençons, d’accord ?

Comment envoyer un e-mail générique à l’aide de Google Forms

L’envoi d’un e-mail générique à l’utilisateur ou au propriétaire n’est heureusement pas sorcier. Le module complémentaire Form Notifications, bien nommé, vous permet d’envoyer de simples e-mails de remerciement aux utilisateurs.

Recevoir des notifications de formulaire

Étape 1: Une fois le formulaire créé, cliquez sur le menu à trois points à droite et sélectionnez Modules complémentaires dans la liste. Cela vous mènera à Google Marketplace.

Étape 2: Maintenant, recherchez Form Notifications et cliquez dessus pour l’installer.

Ensuite, créez le formulaire. Si vous souhaitez envoyer les e-mails directement au répondant, cochez la case Collecter les e-mails sous Paramètres.

Ou bien, vous pouvez définir une question de formulaire demandant l’e-mail de l’utilisateur et le marquer comme requis comme indiqué ci-dessous.

Étape 3: Une fois cela fait, cliquez sur la petite icône du module complémentaire et sélectionnez Notifications de formulaire. Vous verrez une invite dans le coin inférieur droit.

Activez le bouton pour l’e-mail de remerciement.

Comme indiqué précédemment, vous pouvez utiliser le champ Automatiquement ou le champ Formulaire. Sélectionnez celui qui correspond le mieux à vos besoins. Dans le même temps, vous pouvez également ajouter un Cci pour l’e-mail en remplissant le champ « Envoyer une copie à ».

Étape 4: Ensuite, ajoutez l’objet et le corps de l’e-mail, et c’est tout ! Enregistrez les paramètres et cliquez sur l’icône Aperçu en haut pour voir si les configurations actuelles fonctionnent pour vous.

Il s’agit d’un module complémentaire simple et sa configuration est simple et directe. Et la balise Publié par Google Cloud le rend également un peu fiable.

En dehors de ce qui précède, vous pouvez également vous envoyer un e-mail (ou au créateur) lorsque le formulaire atteint un nombre fixe de réponses.

Pour ce faire, activez le bouton « Notifier sur la réponse du formulaire ». L’e-mail du créateur sera automatiquement renseigné dans le champ destinataire. Ce n’est pas codé en dur et vous pouvez également entrer d’autres adresses e-mail.

Une fois cela fait, ajoutez le seuil de notification et appuyez sur le bouton Enregistrer. Désormais, votre formulaire enverra un e-mail dès qu’il franchira le seuil de réponse.

Comment envoyer des réponses basées sur les réponses

Mettons-le là. Si vous souhaitez envoyer des réponses basées sur les réponses de votre formulaire, ce n’est pas facile comme le processus ci-dessus. Ici, vous devrez bricoler le script d’application de la feuille de calcul connectée.

Heureusement, si vous avez un formulaire simple, il devrait être facilement réalisable. Dans notre cas, nous avons un formulaire simple où nous demandons aux répondants leur lieu de vacances préféré.

Et en fonction des réponses qu’ils fournissent sur le formulaire, un e-mail sera déclenché vers une adresse e-mail définie. Naturellement, le code peut être modifié selon les exigences de votre formulaire.

Étape 1: Une fois votre formulaire créé, cliquez sur l’onglet Réponses et appuyez sur la petite icône de feuille de calcul à droite. Cela connectera votre formulaire à une feuille de calcul.

Étape 2: Rendez-vous sur la feuille de calcul et cliquez sur Outils > Éditeur de script.

Dans l’éditeur de script, collez les lignes de code suivantes,

function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 }
}

Ici e est l’événement qui sera déclenché lors de la soumission du formulaire, tandis que le e.namedValues L’objet vous apportera les données du formulaire sous la forme d’un tableau.

Une fois ces données capturées, l’instruction For parcourra le tableau pour vous apporter les données. En fin de compte, les données du formulaire pour cette réponse particulière seront attribuées au prefEmplacement variable.

Étape 3: Pendant ce temps, cliquez sur la petite icône d’horloge sur le panneau de gauche pour accéder aux déclencheurs et sélectionnez Ajouter des déclencheurs.

Ici, sélectionnez À partir d’une feuille de calcul comme source d’événement et Sur soumission de formulaire comme type d’événement.

Ce qui précède garantira que la fonction que nous avons écrite ci-dessus ne sera déclenchée que lorsque le formulaire est soumis. Et lors de la soumission, il extraira uniquement les données de la feuille de calcul connectée.

Étape 4: Maintenant, retournez à l’éditeur de script pour modifier le code selon vos besoins.

Dans notre cas, nous voulons qu’un e-mail soit envoyé vers un identifiant de messagerie particulier lorsqu’un répondant répond à Hills, et ainsi de suite.

Nous avons donc ajouté une simple condition If et Else-If au code,

 function checkLocation(e) {
 var subject="";
 var values = e.namedValues;
 var prefLocation="";

 for (Key in values) {
 var label = Key;
 var data = values[Key];
 prefLocation=data;
 Logger.log(data);
 if (prefLocation=="Hills"){
 subject="You have an email for Hills Location"; 
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }else if (prefLocation=="Beaches"){
 subject="You have an email for Beaches Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 } 
 else if(prefLocation=="Cities") {
 subject="You have an email for Cities Location";
 GmailApp.sendEmail('[email protected]', subject, prefLocation);
 }
}
}

Naturellement, vous devrez fournir une autorisation pour le GmailApp.sendEmaiJe fonctionne pour travailler. C’est un processus ponctuel cependant.

Étape 5 : Maintenant que tout est en place, enregistrez votre code en cliquant sur l’icône Enregistrer comme indiqué ci-dessous.

Maintenant, exécutez le code. Malheureusement, en l’absence d’événement, vous ne pourrez pas exécuter le code directement depuis l’éditeur de script.

Pour faire fonctionner votre code, soumettez votre formulaire. Si tout est au bon endroit, il y a de fortes chances que vous receviez un e-mail.

Une fois cela fait, vous pouvez modifier le code selon vos besoins et ajouter des conditions If-Else individuelles. Dans le même temps, vous pouvez également rédiger le corps de l’e-mail en fonction des données.

Comment vérifier les erreurs

Exécuter un code sans erreurs du premier coup est rare, et pour être honnête, il y a beaucoup de choses qui peuvent mal tourner. Pour vérifier les erreurs, rendez-vous sur l’onglet Exécutions et vous verrez toutes les instances où la fonction a été appelée.

Cliquez pour voir les erreurs. Ici, vous pouvez également voir comment la fonction a été appelée. Une balise Trigger se traduit par une soumission de formulaire, tandis qu’une balise Editor signifie que la fonction a été exécutée via l’éditeur.

Dans le même temps, si vous souhaitez recouper la valeur de la fonction, ajoutez simplement le Logger.log (variable) pour enregistrer les données.

Par exemple, nous avions invoqué Logger.log(prefLocation) dans les conditions individuelles If-Else, et notre journal ressemblait à celui ci-dessus.

Coder ou ne pas coder

La deuxième méthode peut sembler un peu compliquée. Mais une fois que vous aurez compris comment les fonctions individuelles sont appelées, il y a de fortes chances que les choses deviennent un peu plus faciles.

Mais en fin de compte, si vous ne voulez pas vous salir les mains, vous pouvez consulter le module complémentaire Formulaires de notification par e-mail. Celui-ci est conçu pour envoyer des e-mails basés sur des réponses conditionnelles. Cependant, la fonctionnalité de formatage conditionnel n’est pas gratuite et coûte environ 4 $ par mois pour une licence utilisateur unique.

Ainsi, si vous devez envoyer des réponses pour vos formulaires de manière occasionnelle, vous pouvez coller le code ci-dessus dans l’éditeur App Script.