Comment personnaliser les paramètres de mise en page de Microsoft Word

Microsoft Word arrive maintenant sur nos systèmes regorgeant de modèles, de styles et de thèmes utiles pour aider à façonner la mise en page de votre document. Microsoft a créé un assez bon système: extrêmement ouvert pour un novice absolu, mais avec suffisamment de profondeur pour être utilisé de manière cohérente dans le monde des affaires.

La personnalisation des paramètres de mise en page de votre document est facile et nous vous montrerons comment procéder dans Word 2013 et Word 2016.

Que pouvez-vous changer?

Beaucoup, beaucoup de choses. Nous allons commencer par les onglets de la barre d’outils d’accès rapide que vous voyez immédiatement lorsque vous ouvrez un nouveau document Word, en mettant l’accent sur le Accueil, Insert, Design, et Disposition onglets car ils contiennent la majeure partie des outils de personnalisation de documents dont vous aurez besoin.

• Accueil: Polices, paragraphes et styles, ainsi que les options du Presse-papiers et d’édition
• Insérer: Tableaux, illustrations, supports, en-têtes et pieds de page, zones de texte et symboles
• Conception: Thèmes, y compris les couleurs et les polices, et arrière-plans de page
• Disposition: Mise en page, paragraphes et organisation

Ce sont vos outils manuels. Vous pouvez configurer une gamme d’options de mise en forme avant de commencer à modifier votre document pour vous assurer que la même structure et le même style sont appliqués partout, ainsi que d’utiliser les mêmes outils pour modifier votre document lorsque le travail est en cours. Vous savez probablement comment changer la police, les couleurs, les tailles et comment appliquer le Audacieux, Italique et souligné formats à votre texte. Ceux-ci sont facilement applicables.

modes

Mais il peut être beaucoup plus rapide et généralement beaucoup plus facile d’appliquer des styles préconçus à votre document au fur et à mesure de votre progression. Les styles sont constitués de paramètres individuels, appliquez donc toujours la même mise en forme à votre document. Il existe un style pour «Titre 1» qui apparaîtra de la même manière dans une page Web. Il existe un style «Titre» qui applique une police de 28 points et condense légèrement le texte. Il existe un style de «citation» qui applique un retrait à gauche et à droite du document, met en italique votre texte et lui attribue une couleur différente. Par exemple:

Il s’agit d’un extrait très rapide illustrant comment appliquer des styles de base à votre document. Jouez avec les autres styles et découvrez comment ils affectent la présentation visuelle de votre travail, et quelle différence cela peut faire pour votre lecteur (et aussi pour votre propre flux de travail!).

Créez votre propre style

Tu es super stylé, non? Bien, parce que je ne le suis pas. J’ai une grosse barbe au gingembre et tout. Assez de. Dans la vidéo, je vous ai montré comment accéder au menu Styles supplémentaire. Il s’agit de la petite flèche indiquant qu’un menu contextuel attend votre inspection. Sinon, appuyez sur CTRL + MAJ + ALT + S. Au bas du nouveau menu Styles se trouvent trois icônes:

• Nouveau style: Assez explicite. Si vous vous trouvez fréquemment à modifier une facette spécifique de la mise en page de votre document Word, vous devez absolument la transformer en un style personnalisé facilement applicable.
• Inspecteur de style: L’inspecteur de style peut être assez pratique si vous recevez un document avec beaucoup de mise en forme nouvelle et «inhabituelle». Il vous suffit d’ouvrir l’inspecteur et de sélectionner la zone du document sur laquelle vous souhaitez en savoir plus. Vous pouvez également réinitialiser la mise en forme du texte sélectionné à partir de l’inspecteur, à l’aide des icônes de gomme rouges à droite.
• Gérer les styles: Vous pouvez utiliser l’option Gérer les styles pour apporter des modifications aux styles existants, y compris les vôtres.

Lorsque vous créez votre propre style, vous n’avez pas à recommencer à zéro. Les options Type de style et Style de base sur peut être pratique pour apporter de légers ajustements aux styles existants, en les adaptant à vos besoins d’édition. Assurez-vous simplement de les enregistrer sous quelque chose de différent!

Thèmes

Niché dans le Conception l’onglet sont des options pour les thèmes et la mise en forme des documents. Tout comme un style applique un ensemble spécifique d’instructions de mise en forme à une seule section (ou à un document entier, si vous le souhaitez), un thème est conçu pour formater tout votre document, en modifiant tous les styles disponibles.

Deux des meilleures fonctionnalités de la section Thèmes sont les couleurs et polices interchangeables.

Une fois que vous avez sélectionné votre thème, vous pouvez modifier l’esthétique du document en utilisant l’un des schémas de couleurs prédéfinis ou concevoir le vôtre.

De même, vous pouvez choisir parmi des collections de polices qui seront implémentées dans tout le document. C’est un moyen extrêmement simple de modifier la présentation visuelle de votre document tout en conservant une approche uniforme et professionnelle.

La mise en forme du document applique un «ensemble de styles» complet à votre document. Par exemple, dans la vidéo ci-dessus, le style de formatage de l’en-tête 2 est un standard, tandis que dans le court clip suivant, vous verrez le même style de titre 2 (et le style de titre) changer lorsque je survole chaque option de formatage de document.

Un autre outil pratique mais sous-utilisé est Effets. Tout comme la sélection d’un thème modifie l’apparence du texte et la mise en forme, la sélection d’un effet modifie l’apparence de chaque image dans le document. Il existe des options pour Office, Glow Edge, Extreme Shadow et bien d’autres, afin que vous puissiez en sélectionner une qui correspond à la voix de votre travail.

Modèles

Il existe d’autres moyens extrêmement simples d’appliquer une mise en forme cohérente dans l’ensemble de votre document. Microsoft a inclus littéralement des milliers de modèles gratuits à utiliser, couvrant un large éventail de sujets. Besoin d’un rapport commercial pour une tenue de conception graphique? Vous êtes couvert. Vous avez besoin d’invitations à une vente aux enchères de souper et de tarte pour la Saint-Valentin (wat?!)? Pour une raison quelconque, vous êtes couvert.

Et bien que je me moque de ce dernier exemple, les modèles peuvent être modifiés selon vos propres spécifications extrêmement facilement dans Word, en utilisant les autres outils de conception et de mise en page à votre disposition.

Choisissez n’importe quel modèle et ouvrez-le. Regardez la conception du document: où se trouvent les retraits, où les zones de texte sont placées, si des styles spécifiques ont été appliqués, puis faites un petit tour. Déplacez des éléments, cliquez sur des éléments, modifiez les paramètres et vous comprendrez mieux la composition du modèle.

3 conseils de formatage avancés

Pour compléter notre article sur les paramètres de mise en page Word, je vais partager avec vous trois conseils de mise en forme avancés.

1. Sauts de section

Les sauts de section sont un outil de mise en forme très utile, surtout si vous travaillez sur un document composé de différentes facettes d’informations qui bénéficieraient d’un style individuel. Par exemple, vous pouvez appliquer une mise en forme personnalisée à une seule zone, comme un en-tête ou un pied de page alternatif, ou même un tout nouveau système de numérotation des pages, mais en laissant le reste du document intact.

Dirigez-vous vers le Disposition onglet et sélectionnez Pauses. Il ouvrira un menu déroulant contenant diverses options:

Sélectionnez un saut de section qui convient à votre document, mais notez que l’insertion d’un Page suivante le saut de section insérera également un Saut de page, ce qui peut être problématique, si ce n’est pas ce que vous recherchez. Dans ce cas, utilisez le Pause continue option.

Une fois que vous avez implémenté un style de section spécifique que vous aimez, vous pouvez toujours le copier dans le saut de section suivant.

2. Utilisation de Rechercher et remplacer

Cet outil de mise en forme légèrement ignoré peut être une bouée de sauvetage lorsque vous effectuez des tâches d’édition, mais l’utilisation de l’outil Rechercher et remplacer peut vous aider à parcourir le document entier pour les problèmes de mise en forme spécifiques que vous devez modifier.

presse CTRL + H pour ouvrir l’outil Rechercher et remplacer. En bas à droite, vous devriez repérer Format, qui ouvre un menu déroulant. Vous pouvez maintenant sélectionner parmi la gamme de champs de remplacement supplémentaires. Chaque option ouvre une nouvelle boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez spécifier ce que vous essayez de remplacer et laisser Trouver quoi / remplacer par les champs vides changeront toute la mise en forme correspondante.

3. Formatage d’une liste

Vous penseriez qu’il serait très facile de modifier l’apparence d’une liste numérotée, mais cela peut être étonnamment frustrant.

Dirigez-vous vers le Accueil languette. Dans la section Paragraphe, recherchez le symbole de paragraphe et sélectionnez-le.

Regardez à la fin de chaque entrée dans votre liste numérotée.

Vous pouvez maintenant sélectionner les marqueurs de paragraphe individuels. Lorsque vous avez sélectionné les éléments de la liste que vous souhaitez modifier (maintenez la touche CTRL enfoncée tout en effectuant votre sélection pour modifier plusieurs options), accédez au Accueil onglet et sélectionnez le format que vous préférez dans les options de la liste déroulante.

Astuce bonus: afficher les raccourcis

Microsoft Word fait un très bon travail pour vous montrer des info-bulles lorsque cela est possible. Passez la souris sur presque n’importe quelle icône et vous obtiendrez un extrait d’une minute d’informations détaillant exactement ce que fait le bouton. Vous pouvez rendre ces info-bulles plus intéressantes en ajoutant leur raccourci pertinent, de sorte qu’à chaque fois que vous survolez pour vérifier, vous pouvez essayer de vous souvenir du raccourci à la place.

Se diriger vers Fichier> Options> Avancé. En dessous de Afficher, assurer Afficher les touches de raccourci dans les info-bulles. Puis appuyez D’accord.

Astuce bonus 2: Configurez vos paramètres de couper-coller

Il s’agit d’un autre petit conseil, mais si vous collez des extraits de texte provenant d’autres documents ou programmes, cela peut faire une énorme différence.

Se diriger vers Fichier> Options> Avancé. En dessous de Couper, copier et coller vous verrez cinq options:

• Collage dans le même document
• Collage entre documents
• Collage entre des documents en cas de conflit de définitions de style
• Collage à partir d’autres programmes
• Insérer / coller des images comme

Indiquez si vous souhaitez que votre texte collé conserve la mise en forme source, fusionne la mise en forme ou conserve le texte uniquement. Il existe également d’autres options à considérer. Par exemple, même après avoir vérifié que le formatage de tout texte copié à partir d’un autre programme sera fusionné, j’aime voir le Bouton Afficher les options de collage, juste au cas où j’aurais besoin de faire une modification.

Formatage dans Word Online

Word Online fait partie de la suite Office en ligne gratuite offerte par Microsoft. Il vous permet de créer et de modifier des documents gratuitement, à condition d’avoir un compte Microsoft. Word Online offre une grande partie des fonctionnalités de la version de bureau, mais vous pouvez rencontrer certaines omissions de mise en forme.

Le niveau de base de la mise en forme est tout à fait standard, mais Online ne prend pas en charge les thèmes ou les sauts de section, et n’autorise que « Portrait » comme orientation de votre document. De même, bien que vos retraits et les paramètres des onglets soient importés à partir de la version de bureau de Word (ou ailleurs), Word Online restreint également les règles et le quadrillage, donc ajouter plus peut s’avérer difficile.

Cependant, si vous cherchez à effectuer des modifications de base en déplacement, ou si vous n’avez tout simplement pas besoin de la puissance de mise en forme supplémentaire de Word lui-même, Word Online fait un remplacement solide.

Aller de l’avant et rendre les choses jolies

Vous avez maintenant les connaissances nécessaires pour rendre n’importe quel document Word beau, facile à lire, avec des tonnes de mise en forme visuellement attrayante. Prenez le temps de jouer avec les paramètres de formatage. Si vous vous familiarisez avec les paramètres de mise en forme de base, vous trouverez une synchronisation des options de mise en forme plus avancées!

Maintenant que vous savez comment formater des documents Word comme un pro, essayez vos compétences sur une brochure ou un dépliant personnalisé. Vous pouvez commencer avec des modèles et les changer en vos goûts.