Comment utiliser le publipostage pour les lettres dans Microsoft Word

Lorsqu’une entreprise, une organisation ou un individu souhaite créer un document cohérent tel que des formulaires, des lettres ou des étiquettes postales qui sont identiques à l’exception d’informations spécifiques, par exemple, le nom, l’adresse ou le numéro de téléphone du destinataire. Pour ce faire, vous devez effectuer la Publipostage processus, qui vous permet de créer un document personnalisé simple.

Comment utiliser le publipostage dans Word

Les Publipostage Outils de l’onglet Mailing de Microsoft Word vous permet d’effectuer un publipostage. Ces outils sont

  • Démarrer le publipostage: Le Start Mail Merge crée un document et l’envoie à plusieurs personnes. Vous pouvez insérer des champs tels que Nom et Adresse. Word créera une copie pour chaque destinataire et remplacera ces champs par les informations de la personne.
  • Sélectionnez le destinataire: Sélectionner le destinataire vous permet de choisir la liste des personnes à qui vous souhaitez envoyer votre document.
  • Modifier la liste des destinataires: Cela modifie votre liste de destinataires ou choisit des personnes spécifiques pour recevoir le mailing. Dans cet outil, vous pouvez trier, filtrer, rechercher et supprimer les doublons et valider les adresses de la liste.

Comment configurer un publipostage manuel pour les lettres

  • Pour configurer un manuel Publipostage pour une lettre, vous devez d’abord créer un document vierge, allez à la Onglet Envoi.
  • Sélectionner Démarrer le publipostagepuis sélectionnez Des lettres.
  • Cliquez sur Sélectionnez les destinataires.
  • Un menu déroulant apparaîtra; vous pouvez choisir de sélectionner Tapez une nouvelle liste, Utiliser une liste existante, choisir parmi les contacts Outlook.

Nous allons utiliser Tapez une nouvelle liste.

Une boîte de dialogue intitulée Nouveau Liste d’adresses apparaîtra. Dans la boîte de dialogue, vous pouvez saisir du texte dans les lignes et les colonnes. A gauche de la Nouvelle liste d’adresses boîte de dialogue, certaines commandes permettent de modifier votre liste ; ceux-ci sont appelés Nouvelle entréeSupprimer l’entrée, Trouver et Personnaliser les colonnes.

Pour ajouter une nouvelle ligne, cliquez sur Nouvelle entrée. Pour supprimer une ligne, sélectionnez Supprimer l’entrée. Pour ajouter, supprimer, renommer, monter et descendre des colonnes, sélectionnez Personnaliser les colonnes. Entrez des données dans votre liste, choisissez D’ACCORD et Sauver votre dossier. Si vous souhaitez revenir en arrière et modifier votre liste, cliquez sur Modifier la liste des destinatairesmaintenant modifier.

Vous pouvez maintenant écrire ou copier une lettre dans le document.

Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer des champs et sélectionnez Insérer et fusionner des champs; choisissez les champs que vous voulez. Vous pouvez voir un aperçu de vos champs en cliquant sur Résultats de l’aperçu ABC.

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Pour revenir aux documents présentant les champs, cliquez sur le Résultats de l’aperçu ABC de nouveau.

Sélectionnez maintenant Terminer et fusionner. Vous pouvez choisir de Modifier des documents individuels, Imprimer le documentet Envoyer des e-mails. Sélectionnez votre choix ; alors vous verrez le résultat.

Utilisation de l’assistant de fusion et publipostage pour la lettre

Cette fois, nous allons créer le publipostage en utilisant le Assistant de fusion et publipostage pas à pasqui est le processus le plus simple pour créer un Publipostage.

  1. Aller à Démarrer la configuration de la messagerie en bas du menu déroulant et sélectionnez Assistant de fusion et publipostage pas à pas.
  2. UN Volet Fusion et publipostage apparaîtra à droite. Sélectionnez un type de document ; nous choisirons Lettre. Cliquez maintenant Suivant.
  3. Nous allons utiliser le document actuel.
  4. Sélectionner Destinataires: Vous pouvez choisir de saisir une nouvelle liste, de sélectionner des contacts Outlook et d’écrire une nouvelle liste. Nous allons à une liste existante.
  5. Parcourez pour sélectionner le fichier. Puis clique Suivantensuite D’ACCORD. Destinataires du publipostage apparaîtra
  6. Vous pouvez choisir d’activer ou de désactiver le Destinataires en cochant et décochant Boîte; nous allons cliquer D’ACCORDensuite Suivant.
  7. Écrivez votre lettre. Cette vitrine ajoute des informations sur le destinataire à votre lettre. Placez le curseur là où nous voulons que les informations aillent.
  8. Nous utiliserons Bloc d’adresse; une Insérer l’adresse La boîte de dialogue apparaîtra. Vous pouvez choisir le format dans lequel vous le souhaitez.
  9. Il y a un Bouton de navigation à droite de la Insérer un bloc d’adresse fenêtre qui vous permet de vous déplacer dans le bloc d’adresse.
  10. Choisissez l’adresse, puis cliquez sur D’ACCORD. Dans le volet Fusion et publipostage, vous pouvez également insérer un message d’accueil en cliquant sur le Ligne de salutation choisissez votre sélection, D’ACCORD et alors Suivant.
  11. Prévisualisez vos lettres. Sous aperçu de votre paragraphe de lettre, il y a un bouton de navigation qui (<< Destinataire>>) vous permet de naviguer dans votre bloc d’adresse, puis Suivant.
  12. Fusion complète – Vous verrez deux choix soit pour Modifier l’individu ou alors Print. Sélectionner Modifier Individu.

Maintenant nous avons un Publipostage.

Faites-nous savoir dans les commentaires si vous avez des problèmes et nous vous répondrons.

Moyens Staff
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