Google Doc peut sembler basique à première vue, mais l’outil de productivité du cloud comporte de nombreuses fonctionnalités négligées qui peuvent vous aider à en faire plus au travail.

Dans cet article, nous examinerons plusieurs fonctionnalités de Google Doc que vous ne connaissiez probablement pas et comment vous pouvez les utiliser pour gagner du temps lors de la création de contenu.

Veuillez noter que ces fonctionnalités sont principalement accessibles sur la version de bureau de l’outil Google Docs. Ceux qui peuvent également être utilisés sur la version mobile seront indiqués.

1. Saisie vocale

Pour utiliser la fonction de saisie vocale, ouvrez un document et cliquez sur Outils dans la barre de menus en haut de la page. Sélectionner Saisie vocale dans la liste déroulante.

Un microphone apparaîtra sur votre écran, avec un menu de langue dans lequel vous pouvez sélectionner votre langue préférée. Lorsque vous êtes prêt à prononcer votre texte, cliquez sur le microphone ou appuyez sur Cmd + Maj + S (si vous utilisez un Mac) ou Ctrl + Maj + S (si vous utilisez un PC Windows) pour démarrer l’enregistrement.

Pour ajouter de la ponctuation entre le texte, prononcez le nom du signe de ponctuation que vous souhaitez ajouter, par exemple “point”, “virgule” ou “point d’interrogation”. Vous pouvez donner des instructions de mise en forme telles que «nouvelle ligne» ou «nouveau paragraphe», ou «arrêter d’écouter» si vous souhaitez interrompre la saisie vocale, et «reprendre» lorsque vous êtes prêt à continuer.

Recherchez les commandes d’édition avancées à partir de ce liste de commandes sur la page d’assistance de Google.

Vous pouvez également utiliser cette fonction pour transcrire n’importe quel audio. Lisez simplement l’audio (de votre téléphone ou de tout autre appareil) sur la voix en texte, et il devrait le saisir pour vous. Vous devrez peut-être faire quelques modifications, mais vous auriez gagné beaucoup de temps.

La fonction de saisie vocale n’est disponible que sur le bureau, mais elle ne fonctionne que sur le navigateur Chrome.

2. Édition hors ligne

Beaucoup de gens aiment Google Docs pour sa fonction de sauvegarde instantanée dans le cloud, mais cela peut être gênant si vous n’avez pas accès à Internet pendant un certain temps. La bonne nouvelle est que vous pouvez toujours accéder et modifier vos fichiers hors ligne.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur Google Chrome, et vous devrez installer et activer le Extension Chrome Google Docs hors ligne. Assurez-vous également que vous ne naviguez pas en mode privé.

Cette fonctionnalité doit être mise en place lorsque vous êtes en ligne, mais une fois que c’est fait, vous pouvez écrire et modifier du texte hors ligne, puis ils seront enregistrés dans le cloud lorsque vous aurez accès à Internet. Voici comment.

Pour permettre de ouvrir et enregistrer des fichiers Google Docs hors connexion, suivre ces instructions. Cette fonctionnalité est disponible sur les PC, iOS et Android.

3. Suivi / restauration de l’historique des versions du document

Si vous travaillez sur un document seul ou avec d’autres, vous pouvez suivre les modifications apportées au document à l’aide de la fonction Historique des versions.

Vous pouvez également restaurer le document à une version précédente temporairement ou définitivement; une fonctionnalité qui peut vous sauver la vie si vous supprimez accidentellement des parties de votre document et que vous ne pouvez pas utiliser le annuler bouton pour les restaurer.

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Pour utiliser la fonction d’historique des versions, cliquez sur Fichier dans la barre de menus et sélectionnez Historique des versions dans la liste déroulante. Vous verrez que vous pouvez également nommer une version, vous pouvez donc l’utiliser pour suivre les modifications continues du document, en particulier si d’autres utilisateurs apportent des modifications au même document.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le bureau.

4. Mode de suggestion et de révision

S’il est bon de collaborer avec d’autres et de modifier un document ensemble, il peut être difficile (et compliqué) de suivre les changements que chaque personne a apportés.

La fonction Suggérer vous permet de simplement suggérer des modifications si vous ne souhaitez pas modifier complètement le document. Vos suggestions apparaîtront à l’éditeur sous forme de commentaires dans la barre latérale, et l’éditeur peut apporter des modifications instantanées en acceptant la suggestion. Vous pouvez également poursuivre des fils de conversation avec Réponse, afin que vous puissiez donner et recevoir des commentaires directement sur la page du document sans avoir à envoyer des e-mails dans les deux sens.

Pour suggérer des modifications, cliquez sur l’icône en forme de crayon pour le mode Édition dans le coin supérieur droit de votre document ouvert, puis sélectionnez Suggérant.

Pour afficher le document sans les suggestions, cliquez sur Visualisation. Vous pourrez lire sans les barrés et les pop-ups de commentaires.

Pour gagner du temps, vous pouvez accepter ou rejeter toutes les suggestions à la fois. Cliquez sur Outils, puis sélectionnez Examiner les modifications suggérées. Cliquez sur Accepter tout ou Tout rejeter.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le bureau.

5. Ajouter des polices

Si jamais tu veux stylisez votre texte en fonction de votre message, vous pouvez également le faire avec Google Docs. Outre les 24 polices par défaut qui sont déjà programmées dans l’outil Google Docs, vous pouvez ajouter plusieurs polices sympas de votre choix pour amplifier votre texte visuellement.

Pour ajouter des polices, cliquez simplement sur Polices dans la barre de menu et sélectionnez Plus de polices. Sélectionnez autant de polices que vous le souhaitez dans la collection fournie.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le bureau.

6. Comparer des documents

Il s’agit d’une autre fonctionnalité que vous pouvez utiliser pour suivre les modifications apportées à un document par vous-même ou un collaborateur. Il est particulièrement utile pour les documents volumineux et, comme son nom l’indique, vous pouvez comparer deux documents pour voir les différences entre eux.

Pour utiliser cette fonctionnalité, ouvrez le document de base pour lequel vous souhaitez effectuer une comparaison, puis cliquez sur le bouton Outils et sélectionnez Comparer des documents.

Dans la boîte de dialogue qui apparaît, sélectionnez le document avec lequel vous souhaitez le comparer à partir de votre Drive, puis cliquez sur Comparer. Dans le Attribuer des différences à dans le champ, entrez le nom du collaborateur qui sera l’auteur des modifications suggérées dans le document final.

Les différences apparaîtront de la même manière que dans le Suggérant dont nous avons parlé ci-dessus, et vous pouvez également accepter ou refuser les modifications.

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Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le bureau.

7. Rechercher et remplacer

Si jamais vous avez besoin de remplacer plusieurs instances d’une erreur dans votre texte, Google Docs vous facilite la tâche grâce à la fonctionnalité Rechercher et remplacer.

Pour les utilisateurs qui connaissent la fonctionnalité Rechercher et remplacer de Microsoft Word, cela fonctionne de la même manière.

Pour rechercher un mot ou une expression en particulier dans votre document, utilisez le raccourci Ctrl + F sur un PC Windows ou Commande + F sur un Mac. Saisissez le mot dans le champ “Rechercher dans le document”.

Pour remplacer le texte trouvé, cliquez sur les trois points sur le côté droit et sélectionnez Trouver et remplacer.

Ensuite, entrez le texte dans le Trouver champ et le texte de remplacement dans le Remplacer par champ. Faites défiler les instances de texte avec le curseur haut et bas, puis cliquez sur Remplacer pour les échanger individuellement. Ou cliquez sur Remplace tout pour remplacer tout le texte sélectionné à la fois.

8. Utilisez un dictionnaire

Pour vous aider à vous concentrer et éviter d’avoir à basculer entre les onglets lorsque vous recherchez la signification d’un mot, Google Docs dispose d’un dictionnaire intégré à l’application.

Lorsque vous tapez et devez rechercher un mot, mettez le mot en surbrillance, puis cliquez avec le bouton droit et sélectionnez Définir du menu. L’outil Dictionnaire recherchera la définition du mot sur Internet et elle apparaîtra sur le côté droit de votre écran.

9. Ajouter des accents linguistiques

Dites adieu à la mémorisation des raccourcis clavier accentués ou copiez / collez les lettres accentuées d’autres documents.

Pour utiliser des lettres accentuées, vous devez télécharger le module complémentaire «Easy Accents». Il vous permet d’insérer des accents pour 20 langues différentes directement à partir d’une barre latérale dans votre document.

Téléchargez le module complémentaire Google Doc en ouvrant le Outils menu, puis cliquez sur Modules complémentaires et Obtenez des modules complémentaires. Dans la zone Google Marketplace qui s’affiche, recherchez Accents faciles et cliquez sur le bouton d’installation bleu pour l’ajouter à votre collection de modules complémentaires Google Docs.

Après l’installation, cliquez sur le Modules complémentaires pour sélectionner l’add-on Easy Accents et commencer à ajouter des accents corrects sur tous vos mots étrangers.

Cet add-on n’est disponible que sur le bureau, mais les claviers mobiles prennent généralement en charge les accents de langue afin que vous puissiez écrire du texte avec des marques d’accentuation sur votre téléphone sans l’add-on.

10. Créer des raccourcis personnalisés

La plupart des gens connaissent Raccourcis Microsoft Word, mais vous pouvez également créer vos propres raccourcis dans Google Docs. Pour créer des raccourcis personnalisés, cliquez sur Outils> Préférences> Substitution. Vous constaterez qu’il existe déjà quelques raccourcis de fractions et de symboles (comme changer 3/4 en ¾), mais n’hésitez pas à en ajouter quelques-uns.

Cette fonctionnalité n’est disponible que sur le bureau.

Faites-en plus avec Google Docs

Maintenant que vous avez appris ces outils Google Docs, vous pouvez les utiliser lors de la création de votre prochain document. J’espère qu’ils vous faciliteront les choses!