10 conseils pour transformer Microsoft To-Do en un gestionnaire de tâches sérieuses

Microsoft a acheté la très appréciée application à faire Wunderlist dans le cadre d’un accord de 150 millions de dollars en juin 2015. Deux ans plus tard, en avril 2017, la société a utilisé sa nouvelle acquisition comme base d’une toute nouvelle application: Microsoft To-Do.

Initialement, le Microsoft To-Do était barebones. Il manquait certaines fonctionnalités essentielles sur lesquelles les utilisateurs de Wunderlist s’appuyaient auparavant, notamment la collaboration et les pièces jointes.

Avance rapide jusqu’à aujourd’hui, cependant, et la situation s’est considérablement améliorée. Voici 10 conseils Microsoft To-Do qui devraient vous convaincre de donner une seconde chance à l’application.

1. Collaboration et tâches partagées

lien de partage de tâches Microsoft

Lorsque nous avons comparé Microsoft To-Do et Wunderlist pour la première fois après le lancement, plusieurs d’entre vous ont déclaré que la nouvelle application n’était pas une starter sans collaboration de liste de tâches.

Heureusement, la fonctionnalité est désormais disponible. Vous ne pouvez pas partager des tâches individuelles avec d’autres utilisateurs, mais vous pouvez leur donner accès aux listes de tâches que vous avez créées. Si vous accordez un accès à une autre personne, elle pourra voir et modifier le contenu de la liste.

Pour partager une liste de tâches avec un autre utilisateur de l’application de bureau, cliquez avec le bouton droit sur le nom d’une liste de tâches et sélectionnez Partager la liste. Sur mobile, appuyez sur le Ajouter un utilisateur dans le coin supérieur droit. Vous recevrez un lien que vous pourrez partager avec d’autres utilisateurs.

Appuyez sur Plus d’options pour limiter l’accès et gérer les membres.

2. Sous-tâches sur Microsoft To-Do

liste des tâches restantes de Microsoft todo

Les sous-tâches étaient une fonctionnalité de base de Wunderlist qui n’a pas survécu à la première itération de Microsoft To-Do. Encore une fois, leur absence a été frustrante pour de nombreux utilisateurs.

Suite à une récente mise à jour, l’application prend désormais en charge les sous-tâches. Appelé officiellement Pas, ils vous permettent d’ajouter une série de tâches à effectuer dans une seule tâche parent.

Vous pouvez utiliser les étapes de plusieurs manières. Par exemple, ils sont utiles si vous souhaitez contrôler le flux de travail d’un groupe de personnes qui travaillent tous sur un même projet, mais ils servent également de rappels pour vous permettre de prendre rapidement des notes sur un sujet.

Le nombre de sous-tâches restantes est indiqué sous la tâche principale dans la liste des tâches.

3. Raccourcis clavier des tâches de Microsoft

La liste des raccourcis de Microsoft To-Do est courte mais efficace. Toutes les actions les plus importantes de l’application sont prises en charge.

La liste complète des raccourcis sur Microsoft To-Do est la suivante:

  • Ctrl + N: Ajouter une nouvelle tâche
  • Ctrl + L: Créer une nouvelle liste
  • Ctrl + T: Ajouter une tâche à My Day
  • Ctrl + D: Terminer une tâche
  • Ctrl + F: Chercher
  • Ctrl + R: Sync
  • Ctrl + 1: Ouvrez la barre latérale

4. Intégration de Microsoft To-Do avec Cortana

L’une des nouvelles fonctionnalités de Microsoft To-Do est son intégration avec Cortana. Pour l’utiliser, vous devez vivre aux États-Unis, au Royaume-Uni, en Inde ou en Australie. Un déploiement progressif est attendu au cours des prochains mois.

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L’intégration vous permet d’utiliser Microsoft To-Do à partir de n’importe quelle machine compatible Cortana, y compris Windows, Android, iOS et les appareils domestiques intelligents.

Lorsque vous utilisez Cortana avec Microsoft To-Do, vous aurez la possibilité de créer vos listes de tâches et rappels directement sur l’application plutôt que dans Cortana. Cortana peut également lire vos tâches dans My Day et d’autres listes que vous avez créées.

Pour utiliser Cortana avec l’application, vous devez configurer Microsoft To-Do comme Service connecté. Pour ce faire, accédez à Cortana> Notebook> Gérer les compétences> Services connectés sur un PC ou Cortana> Paramètres> Services connectés. Sélectionnez soit Perspective ou Bureau 365 (selon que vous utilisez un compte personnel ou d’entreprise), puis cliquez sur le Relier bouton.

5. Emails marqués dans Outlook

Si vous avez un compte professionnel ou scolaire avec Microsoft, Microsoft To-Do s’intègre aux e-mails marqués sur l’application Windows Outlook ou sur le Web.

Connectez-vous à To-Do et Outlook avec le même compte, et vous verrez une fenêtre contextuelle vous demandant si vous souhaitez activer la fonctionnalité.

Une fois qu’il est opérationnel, tous les e-mails que vous signalez apparaissent sur Ma journée comme tâche. Si vous souhaitez ajouter une importance supplémentaire à une tâche donnée, marquez l’indicateur de courrier électronique comme haute priorité; il apparaîtra dans l’application To-Do.

Une mise en garde cependant: Microsoft To-Do n’importera qu’un maximum de 10 e-mails marqués des deux semaines précédentes.

La fonctionnalité n’est pas encore disponible sur les appareils Android ou iOS, bien que la littérature de Microsoft suggère qu’elle soit en préparation.

6. Gérez votre journée

microsoft todo mes suggestions de jour

Vous pouvez utiliser Microsoft To-Do de différentes manières, selon le type de contenu que vous stockez dans l’application.

Si vous utilisez l’application en tant que gestionnaire de tâches au jour le jour, vous trouverez probablement Ma journée liste pour être l’une de ses fonctionnalités les plus utiles. En plus des e-mails marqués dans Outlook qui apparaissent dans la liste, vous pouvez également y ajouter d’autres tâches.

Pour ajouter un élément à faire à Ma journée, ouvrez la tâche en question (sur ordinateur ou mobile) et sélectionnez Ajouter à ma journée.

La liste My Day propose également des suggestions sur ce que vous devez ajouter. Sur le bureau, accédez à la liste Ma journée et cliquez sur Pour aujourd’hui dans le coin supérieur droit. Sur mobile, ouvert Ma journée et appuyez sur l’icône en bas de l’écran.

Les suggestions sont basées sur des tâches récemment ajoutées et des tâches date d’échéance d’aujourd’hui. L’application ne pas faire des suggestions de tâches qui ont rappels fixé pour aujourd’hui.

7. Ajouter des pièces jointes aux tâches

Microsoft pour ajouter un fichier

Vous pouvez ajouter des fichiers aux tâches Microsoft To-Do. Les pièces jointes sont disponibles sur toutes les versions de l’application, offrant un excellent moyen de partager des documents importants entre vos appareils.

Il existe une limitation importante: Microsoft a limité la taille du fichier à 25 Mo (comme la plupart des services de messagerie). Si vous devez envoyer un gros fichier, vous devrez chercher ailleurs.

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Joindre un fichier est facile. Ouvrez la tâche en question et cliquez sur Ajouter un fichier.

8. Voir votre semaine à venir

listes intelligentes todo de microsoft activées

Une mise à jour récente a apporté une nouvelle liste intelligente à l’application: Prévu.

La section planifiée est divisée en deux parties: En retard et Plus tard. Affiche plus tard toutes les tâches de votre calendrier pour les cinq prochains jours; En retard affiche les tâches que vous devriez déjà avoir terminées mais qui n’ont pas encore été marquées comme telles.

Pour activer les listes intelligentes, ouvrez l’application To-Do sur votre bureau, puis cliquez sur votre photo de profil et accédez à Paramètres> Listes intelligentes. Basculez les curseurs à côté des listes que vous souhaitez activer.

9. Changement de compte

En février 2019, le changement de compte est devenu disponible pour la première fois. Cela signifie que vous pouvez accéder à la fois à votre travail et à vos comptes Microsoft personnels dans l’application et passer de l’un à l’autre en appuyant sur un bouton.

Au moment de la rédaction de ce document, la fonctionnalité n’est disponible que sur Windows 10 et Android. Microsoft affirme que le support iOS est imminent.

Pour configurer le changement de compte sous Windows, cliquez sur votre photo de profil dans le coin supérieur gauche, sélectionnez Gérer les compteset appuyez sur Ajouter un compte. Sur Android, appuyez sur le Plus menu (les trois lignes horizontales dans le coin gauche), puis tapez sur votre adresse e-mail et sélectionnez Ajouter un compte.

10. Live Tiles dans Windows 10

tuile en direct de Microsoft todo

Si vous êtes un utilisateur de Windows 10, vous pouvez profiter de la prise en charge par Microsoft To-Do des vignettes dynamiques.

Vous pouvez épingler autant de listes que vous le souhaitez dans le menu Démarrer. Épingler une liste est aussi simple que d’ouvrir l’application To-Do, de cliquer avec le bouton droit sur la liste en question et de sélectionner Épingler pour commencer.

Malheureusement, vous ne pouvez pas terminer les tâches à partir de la vignette en direct. En cliquant sur la vignette, vous accédez directement à la liste de l’application principale.

La tâche de Microsoft est un travail en cours

Microsoft To-Do s’est considérablement amélioré au cours des deux dernières années. Il est passé d’une mauvaise alternative à Wunderlist pour être le successeur naturel de l’application précédemment populaire.

Cela dit, Microsoft To-Do n’est toujours pas un produit fini. Microsoft l’admet même sur le site Web de l’application.

Si vous voulez une application avec des cloches et des sifflets sans fin, To-Do n’est peut-être pas pour vous. Mais si vous voulez une application facile à utiliser étroitement intégrée aux systèmes d’exploitation que vous utilisez tous les jours, vous devriez la vérifier.

Si vous souhaitez en savoir plus sur la gestion des listes de tâches, lisez nos articles sur l’utilisation de OneNote en tant que gestionnaire de listes de tâches et sur la gestion des listes de tâches sur Android.

Moyens Staff
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