10 fonctionnalités cachées de Microsoft Word qui vous faciliteront la vie

Tout le monde connaît Clippy. Mais êtes-vous amis avec Pilcrow? Si vous l’êtes, alors vous en savez plus sur Microsoft Word que la plupart des gens. Connaissez-vous les «lignes de veuve»? Le presse-papiers étendu?

Il existe de nombreuses fonctionnalités moins connues que vous devez connaître si vous voulez vraiment maîtriser Microsoft Word. Voici plusieurs fonctionnalités importantes de Microsoft Word qui sont légèrement «masquées» mais qui peuvent faciliter votre travail.

1. Soyez sans distraction

Les écrivains veulent la paix. L’encombrement visuel des fonctionnalités de MS Word a donné naissance à une légion d’éditeurs sans distraction et à une paix non perturbée. Mais si vous aimez Word, vous pouvez utiliser un raccourci rapide pour masquer l’encombrement visuel du ruban. presse Ctrl + F1 pour basculer le ruban de la vue.

Masquer le ruban Microsoft Word avec une touche de raccourci

Ajustez-le en cliquant sur Option d’affichage du ruban et sélection Ruban de masquage automatique. C’est la petite flèche à côté du bouton de réduction en haut.

Option d'affichage du ruban de Microsoft Word

Lecture sans distraction est une fonctionnalité plus spécialisée de Word à partir de la version 2013. Cependant, il était également présent dans Word 2010. Conçu pour les tablettes tactiles, le Mode lecture fonctionne bien sur un ordinateur portable de tous les jours. Accédez-y tout aussi rapidement avec un ALT + W-F (Appuyez simultanément sur W & F).

Utilisez le mode de lecture de Microsoft Word pour une lecture sans distraction

Facultativement, utilisez les boutons par défaut:

  • (Dans le menu du ruban) Affichage> Mode de lecture.
  • (Sur la barre d’état) Mode lecture bouton à droite.

Appuyez deux fois avec votre doigt ou double-cliquez avec votre souris pour zoomer et faire en sorte que des graphiques comme des tableaux, des graphiques et des images remplissent l’écran.

2. Réorganisez-vous avec la vue d’ensemble

Décrire vos idées principales et terminer rapidement cette première ébauche est le conseil infaillible pour écrire la productivité. S’il est bien utilisé, le Vue générale peut augmenter de 50% votre productivité avec des documents volumineux.

Aller à Voir> clique le Contour sur le ruban.

Vue générale vous aide à affiner l’organisation de documents complexes en réorganisant les blocs de texte et neuf niveaux de titres. La vue d’ensemble affiche une barre d’outils spéciale appelée Décrire avec des commandes pour promouvoir ou rétrograder le texte sélectionné. Utilisez les commandes pour masquer ou afficher le texte sélectionné.

La barre d'outils Plan dans Microsoft Word

  • Vous voulez arriver à un point précis dans un long document? Passez en mode Plan et passez à un niveau de cap spécifique.
  • Vous voulez rédiger rapidement? Planifiez les sections principales de la vue d’ensemble, puis passez aux autres dispositions pour écrire le corps.
  • Vous souhaitez réorganiser un rapport en déplaçant d’énormes blocs de texte? Faites glisser et déposez un en-tête pour déplacer non seulement cet en-tête, mais tous ses sous-niveaux et le corps du texte. Utilisez les flèches haut-bas pour les travailler.
  • Vous souhaitez formater rapidement les titres? Utilisez les titres 1, 2 et 3 au lieu de modifier la taille et d’utiliser des majuscules.

3. Utilisez Word comme outil de brainstorming rapide

Double-cliquez n’importe où et commencez à taper. Vous n’avez pas à vous soucier de positionner un curseur si vous ne le souhaitez pas. C’est le MS Word le plus proche de l’écriture freestyle. Cliquez et tapez existe depuis Word 2002. La fonctionnalité fonctionne uniquement en mode Mise en page d’impression ou en mode Mise en page Web.

Word 2013 - Cliquez et tapez

Bien que cela soit très utile pour insérer du texte et des graphiques, vous pouvez également l’utiliser pour un brainstorming impromptu comme outil de mindmapping de forme libre.

4. Convertir des tableaux en graphiques en 3 étapes

Faites votre choix – un tableau bien formaté avec beaucoup de données OU un graphique bien fait qui visualise ces données pour vous?

Étant des créatures visuelles, il est souvent évident d’opter pour ces dernières. Word facilite la conversion des informations tabulaires en un graphique. Lorsque vous n’avez pas trop de données tabulaires, créez un graphique dans Word au lieu de trop tuer avec Excel. Sélectionnez le tableau avec les données et suivez trois étapes…

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1. Cliquez sur le Insérer onglet sur le ruban.

2. Cliquez sur le Objet outil dans le Texte groupe et ouvrez le Boîte de dialogue objet.

Insérer un objet

3. Dans la liste des Types d’objets, choisissez Graphique Microsoft Graph. Cliquez sur OK.

Insérer un graphique graphique dans Microsoft Word

Word affiche les données tabulaires sous forme de graphique à colonnes soigné. Modifiez la feuille de données qui apparaît.

Vous pouvez également formater ce graphique avec un type de graphique différent. Double-cliquez sur votre graphique. Cliquez avec le bouton droit dans l’espace blanc qui se trouve dans la zone de délimitation du graphique et sélectionnez Type de graphique.

Vous pouvez également utiliser Microsoft Word pour créer de superbes organigrammes avec la fonction de formes.

5. Écrire des équations dans Word

Et vous pensez que seules les formules Excel sont incroyables. L’éditeur d’équations a toujours été une caractéristique importante de MS Word. Dans les dernières versions de Word, il est simplement appelé Équation (Disponible depuis Insertion> Groupe de symboles> Équation).

Choisir Insérer> Équation> Insérer une nouvelle équation.

Insérer une nouvelle équation dans Microsoft Word

Utilisez le Barre d’outils d’équation pour concevoir vos propres équations avancées pour les mathématiques, la physique ou la chimie. Word vous donne de nombreuses équations bien connues à insérer en un seul clic.

Barre d'outils d'équation de Microsoft Word

6. Tenir 24 éléments dans le presse-papiers

Le presse-papiers Office peut contenir 24 éléments et il est interopérable entre tous les fichiers Office. dans le Accueil onglet, cliquez sur la petite flèche déroulante à côté de Presse-papiers pour afficher le panneau sur la gauche. Pour le raccourci, appuyez deux fois sur Ctrl + C pour ouvrir le panneau du Presse-papiers.

Cette capacité de rétention vous permet de couper et de copier plusieurs éléments et de les déplacer n’importe où dans le document ou entre des programmes Office ouverts.

Presse-papiers Office dans Microsoft Word

Utilisez le presse-papiers Les options pour contrôler ses fonctions. Par exemple, vous pouvez désactiver le Afficher l’état près de la barre des tâches lors de la copie qui affiche le nombre d’éléments que vous avez copiés dans le coin inférieur droit de la fenêtre Word. Il est activé par défaut.

7. Traduire des langues en déplacement

Microsoft Office utilise Microsoft Translator pour gérer toutes les traductions. Utilisez le Traduire fonction de la La revue languette. Traduisez un mot ou une phrase. Vous pouvez également traduire l’intégralité du document et l’afficher dans un document Word distinct.

le Traducteur L’onglet apparaît à droite et vous pouvez choisir et changer les langues. Utilisez cette barre latérale pour mettre en évidence chaque mot et explorer leur signification dans son intégralité.

Microsoft Translate dans Word

8. Embellissez les polices avec le crénage

Le crénage ajuste l’espace entre deux lettres individuelles pour un meilleur aspect visuel. Lors de la conception d’un document, chaque police nécessite son propre crénage spécifique. Le crénage devient important lorsque vous concevez avec de grandes polices sur Word, par exemple une couverture d’ebook.

Le crénage de Word est désactivé par défaut, et normalement vous n’avez pas besoin de vous en préoccuper. Mais disons que vous devez soumettre un devoir de cinq pages. Économisez l’effort en augmentant la largeur entre les lettres au lieu d’écrire des peluches!

Cliquez sur la petite flèche contextuelle sur Police de caractère (sur le Accueil languette). Sinon: cliquez sur Ctrl + D. Allez au Avancée languette. Cochez la case pour Crénage pour les polices. Expérimentez en entrant une petite taille en points dans la case. N’oubliez pas que certaines polices de caractères et tailles de police ne sont pas adaptées au crénage.

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Utiliser le crénage dans Microsoft Word

Si vous voulez vraiment vous améliorer avec le crénage et les polices, essayez le Type de Kern jeu que nous avons mentionné dans un précédent article sur Font Games.

9. Inspectez votre document

Aujourd’hui, la collaboration est une caractéristique importante de MS Word, mais vous devez également faire attention à la sécurité. le Inspecteur de documents dans Word vous aide à vérifier votre document pour toute information que vous souhaitez garder privée.

Chaque fois que vous créez ou modifiez un document, certaines informations utilisateur sont automatiquement ajoutées au fichier. L’inspecteur de document vous aide à effacer ce type d’informations avant de partager un document.

Pour accéder à l’inspecteur de documents:

Aller à Fichier> Info> Inspecter le document> Vérifier les problèmes> Inspecter le document.

Recherchez les problèmes liés à la fonction Inspecter le document dans Microsoft Word

Inspectez le contenu masqué en cochant les cases. Après l’inspection, toutes les catégories contenant des données sensibles reçoivent un point d’exclamation. Un bouton Supprimer tout pour chaque catégorie supprime les données et finalise le document.

Rapport Inspecteur de document dans Microsoft Word

Support Office vous explique pas à pas comment utiliser l’inspecteur de documents.

10. Profitez des avantages du texte masqué

Oh oui. Cette fonctionnalité est vraiment cachée. Le texte masqué est un attribut de caractère non imprimable qui a son utilité. Masquer du texte peut être utile dans de nombreuses situations:

  • Créez un quiz simple en masquant les réponses.
  • Contrôlez la mise en page pour certains travaux d’impression spécifiques en insérant du texte masqué.
  • Imprimez deux versions d’un document. Dans l’un, cachez des parties de texte. Vous n’avez pas besoin de créer deux copies ni de supprimer une partie du document.
  • Masquez temporairement les informations confidentielles que vous ne souhaitez pas que les autres voient.

D’un autre côté, nous avons montré comment ajouter un filigrane dans Word pour du texte que les gens ne peuvent pas supprimer.

Masquer ou afficher le texte

Activer le texte masqué dans Microsoft Word

  1. Sélectionnez le texte que vous souhaitez masquer ou le texte masqué.
  2. Cliquez sur Accueil> Boîte de dialogue Police> Police> Sélectionnez ou désélectionnez Caché case à cocher.
  3. Imprimer le texte masqué: accédez au Fichier languette > Options> Affichage> Sélectionnez le Texte masqué case à cocher> Sélectionnez Imprimer le texte masqué case à cocher> Cliquez sur D’accord.

Les caractères non imprimables sont des «marques de formatage» qui permettent à l’utilisateur de dépanner et d’affiner la mise en page d’un document.

Par exemple, les mots doivent être à simple interligne; vos paragraphes doivent être espacés avec des sauts de ligne corrects; tous les onglets doivent être alignés; les cellules du tableau doivent être correctement formatées; la pagination doit couler, etc.

Les pilcrows, les tabulations, les espaces, les sauts de ligne, les sauts de page, les ancres d’objets et le texte masqué ne sont que quelques-uns des éléments non imprimables utiles pour contrôler la mise en page d’un document Word. Vous pouvez supprimer les sauts de page si nécessaire ou afficher les caractères non imprimables en en cliquant sur le bouton Pilcrow sur le Accueil languette. Sinon, appuyez sur Ctrl + *.

Remarque: Dans Word 2013 et versions ultérieures, vous pouvez également développer ou réduire des parties d’un document pour afficher sélectivement les informations.

Utilisez ces secrets de productivité dans Word

Saviez-vous que la Championnat Microsoft Office? Les participants sont les experts de l’utilisation de la suite, et vous pouvez être sûr qu’ils ont trouvé des moyens plus rapides ou plus efficaces d’utiliser des outils tels que Word pour leurs tâches quotidiennes. Il y a probablement un champion en vous.

Pour aller plus loin, pourquoi ne pas consulter l’onglet Développeur caché sur le ruban Word qui ouvrira plus de façons d’utiliser Word. Et si vous créez un document professionnel, assurez-vous d’en savoir plus sur les pages de garde.

Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.