Productivité

10 fonctionnalités Microsoft Office peu connues à connaître

Parfois, la moindre des choses fait la plus grande des différences. Réglez la durée de récupération automatique juste et vous pouvez récupérer un document non enregistré sans scintillement. Essayez cela avec une mission d’été.

Microsoft Office 2016 présente une façade simple, mais sous tout cela se trouve un moteur puissant avec beaucoup de rouages ​​et d’écrous. De nombreuses fonctionnalités d’Office sont masquées car nous ne les connaissons pas. Et si nous ne les connaissons pas, nous ne pouvons pas les utiliser pour notre productivité.

Cet article traite de cela: découvrir les fonctionnalités peu connues de Microsoft Office. Mais je ne peux pas approfondir leur importance sans en extraire les avantages pour vous. Alors, voici ma tentative d’expliquer les fonctionnalités “étranges” de Microsoft Office de la manière la plus simple possible.

1. Dites-moi

Pour Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 et Access 2016.

Plus si peu connu que le tout nouveau “Dis moi ce que tu veux faire»Est peut-être l’amélioration la plus utile de Microsoft Office 2016. Le champ de texte du ruban est le moyen le plus rapide d’accéder aux fonctionnalités que vous souhaitez utiliser ou aux actions que vous souhaitez effectuer. Tapez un mot naturel ou une phrase qui se rapporte à ce que vous voulez faire et la boîte répond avec un menu déroulant avec des correspondances suggérées. Sélectionnez la fonctionnalité que vous pensez appropriée et Office ouvre la bonne boîte de dialogue pour vous aider à le faire.

Dîtes-moi

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Considérez-le comme un moyen plus dynamique d’obtenir de l’aide sur n’importe quelle commande Office. Vous pouvez continuer à aider en cliquant sur Obtenez de l’aide sur comme indiqué dans la capture d’écran ci-dessus. Cela ouvre la visionneuse d’aide traditionnelle.

2. Gardez la date et l’heure du document à jour

Pour Word 2016 et PowerPoint 2016.

L’ajout de la date actuelle à votre document est simple en tapant et en permettant à Microsoft Office de remplir automatiquement le reste. Lorsque vous réutilisez le même document à une autre date, changer la date et l’heure est une petite corvée pour une seule date, mais une grosse tâche si vous en avez ajouté quelques autres. Par exemple – dans le pied de page de chaque page.

C’est aussi quelque chose que vous pourriez oublier. Microsoft a une fonctionnalité simple qui met à jour la date automatiquement. Cela suffit pour vous sauver de votre oubli.

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Placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer la date. Ensuite aller à Ruban> Insérer> Date et heure.

Mettre à jour la date et l'heure

Dans la boîte de dialogue, choisissez le format de date que vous souhaitez utiliser. Activer le Mettre à jour automatiquement case à cocher pour vous assurer que la date est actualisée chaque fois que vous ouvrez le document.

3. Pièces rapides

Pour Word 2016.

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Les Quick Parts sont des «Building Blocks» disponibles dans Word et Outlook. Considérez-les comme des modèles qui n’ont pas encore grandi. Comme son nom l’indique, ce sont des éléments réutilisables de tout contenu que vous souhaitez utiliser dans Microsoft Word. Il peut s’agir de paragraphes simples ou multiples de texte, de zones de texte, de tableaux, de listes, de page de garde, de filigranes, de bibliographies ou de toute autre forme de contenu. Ces blocs de construction, comme tout modèle réutilisable, peuvent être un gain de temps considérable, en particulier dans les domaines où les formats et le contenu sont répétitifs.

Dans Word et Outlook, utilisez la galerie de composants rapides pour stocker ces extraits de contenu réutilisables. Aller à Ruban> Insérer languette > Texte Groupe > Pièces rapides.

Pièces rapides

La liste déroulante comprend trois types différents de pièces rapides et l’organisateur de blocs de construction. L’insertion automatique peut être immédiatement utile car elle vous permet de réutiliser n’importe quel contenu encore et encore comme un raccourci. Par exemple, j’utilise «Microsoft Office» comme insertion automatique pour éviter de le saisir à plusieurs reprises dans ce document.

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Pour enregistrer quoi que ce soit dans la galerie Quick Part, sélectionnez le contenu. Cliquez sur Insérer> Pièces rapides, puis cliquez sur Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur D’accord.

Enregistrer la sélection dans la galerie Quick Parts

Pour réutiliser ce morceau de contenu, placez le curseur au bon endroit dans votre document, cliquez sur Insérer> Pièces rapides, puis choisissez la sélection enregistrée.

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Utilisez le Organisateur de blocs de construction répertorie tous les blocs de construction disponibles dans Word. Vous pouvez toujours modifier leurs propriétés, supprimer et insérer de nouveaux blocs de construction.

Organisateur de blocs de construction

Ce Article de support Microsoft Office explique les différents types de Quick Parts en bref.

4. Filigrane

Pour Word 2016.

Les filigranes peuvent être utilisés pour établir une marque ou comme mesure de sécurité. Vous pouvez même utiliser du texte ou une image pour afficher l’état d’un document. Un filigrane courant est «Brouillon».

Aller à Ruban> Conception> Filigrane. Utilisez l’un des quatre filigranes par défaut ou créez le vôtre.

Ajouter un filigrane

Cliquez sur Filigrane personnalisé> Filigrane de texte. Sélectionnez-en un dans la liste ou saisissez votre propre texte. Ensuite, modifiez le filigrane en définissant la police, la mise en page, la taille, les couleurs, l’orientation et la transparence.

Cliquez sur Filigrane personnalisé> Filigrane d’image et accédez à une image. Il s’éclaircit automatiquement pour ne pas interférer avec le texte du document sauf si vous décochez la case Délavage boîte.

Filigrane

Vous pouvez enregistrer vos créations dans le Galerie de filigrane. Notez que la commande Filigrane personnalisé est activée uniquement dans la vue Impression.

Création de filigranes dans Excel 2016 et PowerPoint 2016 n’est pas aussi automatique que le montrent les informations d’assistance.

5. Facilité de lecture Flesch

Pour Word 2016 et Outlook 2016.

Le moyen le plus rapide de rendre vos documents et e-mails plus lisibles? Utilisez le score de lisibilité pour évaluer le niveau de lisibilité de vos documents. Word et Outlook utilisent deux mesures:

  1. Test de facilité de lecture Flesch
  2. Test de niveau de qualité Flesch-Kincaid

le Facilité de lecture Le test mesure le nombre moyen de syllabes par mot et de mots par phrase sur une échelle de 100 points. Plus le score est élevé, plus il est facile de comprendre le document. Visez la gamme 60-70.

le Niveau scolaire test compare le contenu aux niveaux scolaires américains. Par exemple, un score de 7,0 signifie qu’un septième évaluateur peut comprendre le document. Visez 7,0 à 8,0.

Statistiques de lisibilité

Dans Word: accédez à Ruban> Fichier> Options et cliquez Vérification.

Sous Lors de la correction de l’orthographe et de la grammaire dans Word, assurez-vous que le Vérifier la grammaire avec l’orthographe la case est cochée.

Sélectionner Afficher les statistiques de lisibilité.

Lisibilité

(Dans Outlook: accédez à Fichier> Options et cliquez sur Courrier> Rédiger un message> Orthographe et correction automatique.)

Après un Vérification orthographique, la boîte de dialogue affichera le niveau de lisibilité du document.

6. Vue de balisage simple

Pour Word 2016.

Utilisation des documents Office Suivi des modifications pour surveiller les changements lorsqu’une équipe collabore sur un document. Ceux-ci incluent des indicateurs comme les modifications de contenu, les modifications de mise en forme, les commentaires et autres insertions et suppressions. Plus il y a d’auteurs sur un document, plus il y aura de désordre visuel. Aller à Ruban> Révision> Suivi group pour affiner les modifications surveillées.

Balisage simple

Si vous pensez que le document est difficile à lire, activez Balisage simple. Le fouillis visuel disparaîtra et seule une verticale rouge près de la marge indiquera que des modifications ont été apportées. Word affiche un petit ballon pour un commentaire.

Cliquez sur la barre rouge

En cliquant sur la barre verticale rouge (elle se transforme en une barre verticale grise), le document revient au Toutes les vues d’annotation avec tous les changements suivis visibles à nouveau. Cliquez sur la barre grise pour basculer à nouveau vers Balisage simple vue.

7. Ligne de signature

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016

Une ligne de signature est un simple espace réservé pour un document que vous prévoyez d’envoyer numériquement ou d’imprimer. Mais cela vient avec un autre avantage. Vous pouvez inclure leurs informations personnelles ou toute autre instruction pour le signataire que vous jugerez nécessaire.

Aller à Ruban> Insérer> (groupe Texte)> Ligne de signature.

Insérer une ligne de signature

La ligne Signature peut être personnalisée à partir du Configuration de la signature boîte.

Configurer la signature

Le signataire peut utiliser ses identifiants numériques pour signer le document en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l’espace réservé et en cliquant sur Signe.

Microsoft-Office-SignatureLine-Document

Si vous n’utilisez pas de signature numérique, vous pouvez créer votre propre format de signature et l’enregistrer en tant que bloc de construction et le réutiliser à partir de Quick Parts sur chaque document.

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8. Signature numérique invisible

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Les signatures numériques ne sont pas des signatures électroniques. Ce sont des outils d’autorisation plus puissants et cryptés pour sécuriser vos documents. Vous pouvez ajouter vos propres signatures numériques invisibles dans Word, Excel ou PowerPoint pour protéger un document.

Obtenez votre propre identifiant numérique. Microsoft s’est associé à quelques autres services de signature numérique en dehors de DocuSign.

Aller au Onglet Fichier> Info> Protéger le document, Protéger le classeur ou Protéger la présentation et cliquez Ajouter une signature numérique.

Protégez vos documents

dans le Signe boîte de dialogue, indiquez la raison de la signature dans le Objectif boîte et cliquez Signe.

Une fois que vous avez signé numériquement le document, le bouton Signatures apparaît et le fichier est désormais en lecture seule pour empêcher toute modification.

Ce Article du support Microsoft explique la méthode pour Outlook 2016.

9. Vérificateur d’accessibilité

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Le vérificateur d’accessibilité vous aide à créer un contenu parfaitement lisible pour les personnes handicapées. Il s’affiche sous forme de rapport des problèmes trouvés dans un document et explique également pourquoi chaque problème peut être un problème pour une personne handicapée.

Par exemple, une image manquant de texte alternatif rendra la tâche difficile pour un lecteur d’écran et une personne malvoyante. Des solutions sont également fournies pour vous aider à créer des documents sans erreur pour tout le monde et pas seulement pour une personne handicapée.

Aller à Fichier> Info. Tout problème d’accessibilité sera affiché sous forme de message à côté du Vérifier les problèmes bouton.

Pour exécuter et réparer les problèmes de votre fichier, cliquez sur Rechercher les problèmes> Vérifier l’accessibilité.

Problèmes d'accessibilité Microsoft-Office

Le volet Office Vérificateur d’accessibilité affiche les problèmes potentiels et les solutions pour résoudre les problèmes dans les documents.

Volet d'accessibilité

L’exécution d’un document via une vérification d’accessibilité révèle souvent des erreurs qui peuvent faire ou défaire un document professionnel. Par exemple, des en-têtes manquants ou des problèmes de formatage.

10. Fichiers PDF balisés

Pour Word 2016, Excel 2016 et PowerPoint 2016.

Un PDF balisé n’est pas la même chose que l’ajout de «balises» pour organiser les fichiers PDF. Un PDF balisé est une fonctionnalité d’assistance permettant de créer des fichiers PDF plus conviviaux à partir de Microsoft Office. Le PDF balisé est également important pour la création documents redimensionnables qui fonctionnent dans tous les types d’écrans. De la manière la plus simple, les «balises» définissent la structure d’un PDF. Considérez-les comme des cartes qui expliquent les relations logiques entre les différents éléments d’un document PDF complexe. Par exemple: listes, tableaux et images.

Microsoft explique les bases des fichiers PDF balisés:

Le balisage ajoute une couche d’informations appelée «sémantique» à un document PDF, qui indique quels types d’objets sont inclus [in] un fichier, par exemple: titres, paragraphes, images et tableaux. Lorsque vous enregistrez votre fichier au format PDF, ces sémantiques sont identifiées et étiquetées par l’application Office que vous utilisez et ajoutées au fichier.

Microsoft Office marque automatiquement le document lorsqu’il est converti en PDF, mais vous devez être conscient du paramètre qui le contrôle.

Cliquez sur Fichier> Enregistrer sous et accédez à un emplacement.

Fichiers PDF balisés

dans le Enregistrer sous boîte de dialogue, choisissez PDF dans le Sauvegarder comme type liste.

Cliquer sur Plus d’options. dans le Enregistrer sous boîte de dialogue, choisissez à nouveau PDF et cliquez sur le Options bouton. Assurez-vous que Balises de structure de document pour l’accessibilité la case est cochée et cliquez sur D’accord.

PDF02 balisé Microsoft Office

Les fonctionnalités peu connues sont des stimulants de productivité

Pensez à une fonctionnalité inhabituelle que vous avez découverte à partir d’une astuce. C’était peut-être un petit raccourci clavier ou quelque chose de plus fort comme le cryptage ou la protection par mot de passe. C’est peut-être la possibilité de publier vos documents Office sur Docs.com.

Chaque nouvelle fonctionnalité apportée à nos flux de travail personnels nous fait non seulement apprécier un logiciel, mais ajoute également une étape à notre courbe d’apprentissage.

C’est maintenant à votre tour de nous parler de la seule fonctionnalité de Microsoft Office qui est presque aussi importante que votre main droite. Combien des fonctionnalités ci-dessus de la liste ci-dessus étaient «nouvelles» pour vous?

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Moyens Staff

Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.

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