10 modèles pour gagner du temps au bureau

N’aimez-vous pas les choses qui vous font gagner du temps et de l’énergie? Lorsque vous êtes au bureau, plutôt que de perdre du temps à créer des documents à partir de rien, vous pouvez vous concentrer sur vos tâches et vos fonctions en utilisant et en réutilisant des modèles simples. Des budgets aux tâches à faire et aux modèles personnalisés, découvrez ces 10 outils qui vous font gagner du temps.

La plupart des modèles ci-dessous ciblent Microsoft Office et les suites bureautiques compatibles. le Google Docs les utilisateurs parmi vous n’auront pas non plus à réinventer la roue. Avec plusieurs modèles disponibles pour le bureau, vous pouvez sélectionner un modèle pour le calendrier de votre projet, une facture, un ordre du jour de réunion et même pour votre plan d’affaires.

1. Budgets

Pour ceux qui sont en charge du budget, travailler avec les finances peut être une tâche suffisante en soi. Pour alléger un peu ce fardeau, essayez d’utiliser un modèle simple conçu spécialement pour cela. De cette façon, vous pouvez garder votre attention sur ces chiffres, au lieu de les livrer.

Modèle de budget annuel Excel PM

TidyForms propose une bonne variété de modèles de budget pour différents types de projets. Les revenus, dépenses, salaires et frais de déplacement sont tous facilement modifiables avec ce modèle de budget annuel pour Microsoft Excel.

2. Factures

Pour les documents que vous créez régulièrement, comme les factures, les modèles que vous pouvez utiliser encore et encore ont du sens. Au lieu de perdre du temps, utiliser un modèle signifie que vous pouvez simplement entrer les chiffres, les dates et sortir cette facture.

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Facture de base Excel PM

Une facture de base de Microsoft que vous pouvez utiliser avec Excel est un excellent moyen de simplifier la tâche. Entrez les informations de votre entreprise et les détails de la facture et laissez le modèle calculer les prix pour vous.

3. Ordres du jour des réunions

Si vous prévoyez souvent des réunions, avoir quelques ordres du jour à portée de main peut vraiment vous faire gagner du temps. Des réunions d’équipe occasionnelles aux réunions de direction importantes, montrez votre professionnalisme ainsi que votre cohérence avec un modèle bien organisé.

Modèle Microsoft Word de réunion formelle

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Un agenda qui n’échoue jamais est un modèle formel élégant de Modèles de bureau en ligne pour Microsoft Word. Avec une apparence propre et structurée et les informations nécessaires, vous ne pouvez pas vous tromper.

4. Procès-verbal de la réunion

Alors qu’un modèle pour votre ordre du jour de réunion peut vous aider à gérer le temps, des comptes rendus de réunion clairement structurés deviennent de formidables gains de temps une fois que vous avez besoin d’un suivi. Il montre aux participants un processus uniforme et leur permet également de savoir à quoi s’attendre après chaque réunion.

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Modèle de notes de réunion formelles OneNote

Quelle meilleure application pour capturer les minutes de réunion qu’un outil de prise de notes comme Microsoft OneNote? Avec ses modèles intégrés, vous pouvez choisir entre un look décontracté et formel avec des sections assorties.

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5. Bulletins

Si vous envoyez régulièrement des newsletters aux clients et clients, avoir un modèle ou deux est non seulement efficace, mais sera plus agréable pour les destinataires. Ils sauront à quoi s’attendre à chaque communication et vous serez en mesure de leur fournir les nouvelles et les offres plus rapidement.

Modèles de newsletter par e-mail Campaign Monitor

Avec une grande variété, des personnalisations facultatives et un éditeur glisser-déposer, Campaign Monitor propose des modèles de newsletter de haute qualité pour donner à vos communications un aspect professionnel.

6. Présentations

Pour la présentation de produits, projets, rapports et autres documents de travail, les modèles pour Microsoft PowerPoint peuvent vous aider à préparer des présentations avec moins d’effort. La création de diaporamas à partir de zéro peut prendre beaucoup de temps, alors utilisez un modèle contenant votre logo, un thème cohérent et les couleurs de l’entreprise, puis insérez simplement vos données.

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Modèle de diagramme de Gantt PP Slide Hunter

A titre d’exemple, lorsque vous souhaitez afficher régulièrement l’avancement d’un projet, ce modèle de SlideHunter le fait. Avec des couleurs réglables et une chronologie complète, ce modèle de diagramme de Gantt élégant fonctionne bien.

7. Rapports d’état

À l’instar des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions, les rapports d’étape avec une apparence cohérente conviennent parfaitement aux entreprises. Pour ceux qui créent des rapports d’état mensuels, hebdomadaires ou même quotidiens, les modèles peuvent rendre cette tâche beaucoup plus facile.

Modèle de rapport sur l'état du projet Microsoft Word 2016

Word 2016 propose de jolis modèles intégrés pour les rapports d’état. Selon le type de look que vous souhaitez, celui qui comprend des résumés et des aperçus avec une apparence propre est un choix solide.

8. Tables des matières

Ceux qui sont chargés de créer des documents au bureau qui utilisent une table des matières préfèrent généralement un aspect cohérent. Et, si vous avez déjà créé une table des matières sans modèle, vous savez que cela peut s’avérer être une entreprise assez difficile, en fonction de la longueur de votre document.

Modèle de table des matières Microsoft Word

Template.net propose une bonne sélection de modèles de table des matières pour les documents Word et PDF. Du simple au avancé, vous êtes sûr de trouver celui qui répond à vos besoins.

9. Listes de tâches

Les listes de tâches partagées avec les membres de l’équipe, les collègues ou les superviseurs doivent être simples à comprendre. Avec un modèle qui facilite le suivi des tâches pour les personnes au bureau, vous pouvez tous passer plus de temps sur les tâches à accomplir, plutôt que sur la liste qui les suit.

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Modèle de liste de tâches OneNote Priority ToDo

Microsoft OneNote propose trois types de modèles de listes de tâches pour répondre à vos besoins. D’une simple liste à celle qui est priorisée, vous pouvez en choisir une ou les trois.

10. Modèles personnalisés

Vous aimez utiliser des modèles, mais préférez créer les vôtres pour les enregistrer et les réutiliser? Créer votre propre modèle PDF ou Excel, ou un avec Evernote, peut prendre un peu de temps au départ, mais le temps que vous économisez à long terme pourrait en valoir la peine.

Modèle Evernote de journal de temps

Notez que la plupart des modèles que vous pouvez télécharger gratuitement peuvent être ajustés pour répondre à vos besoins. Parfois, il s’agit de trouver quelque chose de presque parfait et de le personnaliser jusqu’à ce qu’il fonctionne pour vous. Gardez cela à l’esprit avant de commencer à créer un modèle personnalisé à partir de zéro.

Quels modèles vous font gagner du temps au bureau?

Existe-t-il un modèle que vous utilisez quotidiennement au bureau et que vous trouvez non seulement un gain de temps, mais aussi un gain de vie? Partagez vos impressions avec nous dans les commentaires ci-dessous!

Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.