10 règles de conception simples pour les documents Microsoft Word professionnels

Microsoft Word est emballé avec tellement de fonctionnalités que vous pouvez produire à peu près tout ce que vous voulez avec. Mais ces fonctionnalités n’aboutissent pas toujours au genre de conceptions de documents magnifiques, de haute qualité et professionnelles que l’on peut attendre de vous.

C’est une chose de tout savoir sur Microsoft Word, toutes ses subtilités, ses caprices et ses fonctions. C’est autre chose de savoir ce qui fait un excellent document.

1. Restez simple, moins c’est plus

Vous voulez savoir comment rendre un document Word beau? Restez simple et profitez des fonctionnalités cachées fournies avec Microsoft Word. Que ce soit la force motrice derrière toutes les décisions de conception dans vos documents, et si vous vous éloignez en vous souvenant d’une seule chose de cet article, que ce soit celle-ci!

Lors de la rédaction d’un document, le contenu doit être l’objectif principal. Des directives de formatage des documents existent pour rendre ce contenu plus facile à lire et à digérer. Éliminez la tentation d’introduire des éléments accrocheurs qui ne servent qu’à distraire. Maximisez les espaces. Gardez votre formulation serrée et révisez toutes les phrases ou paragraphes verbeux. Des règles simples et minimales sur tous.

2. Choisissez une police de caractères adaptée au contexte

10 règles de conception simples pour les documents Microsoft Word professionnels serif sans serif

Votre première grande décision de conception devrait être police de caractères vous allez utiliser. Le savoir traditionnel dit que empattement les polices sont plus faciles à lire dans les documents imprimés sans-serif les polices sont meilleures pour les yeux lorsqu’elles sont lues sur un écran numérique.

Les bons exemples de polices avec empattement incluent Garamond, Georgia, Hoefler Text et Palatino, tandis que les bons exemples de polices sans empattement incluent Arial, Gill Sans, Helvetica et Lucida Sans. Ignorez Comic Sans si vous voulez éviter l’une des erreurs de conception de présentation les plus courantes. Et quoi que vous finissiez par utiliser, respectez la même police de caractère tout au long du document. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser une police de caractères différente pour les en-têtes.

3. Utilisez la taille et la couleur de police standard

Taille et couleur de la police de mise en forme Microsoft Word

Vous ne pouvez pas apprendre à mettre en forme un document Word pour qu’il soit professionnel sans faire attention à l’apparence du texte. La plupart des articles commerciaux et universitaires sont dactylographiés Taille de police de 12 points, qui produit généralement les paragraphes les plus lisibles lorsqu’ils sont combinés avec les instructions concernant la taille de la page, les marges et l’espacement des lignes plus loin dans cet article.

Certains rapports riches en informations peuvent parfois atteindre une taille de police de 10 points, mais jamais moins. Vous pouvez accélérer le redimensionnement des polices et d’autres actions dans Microsoft Word avec des raccourcis clavier pour Microsoft Office.

En général, il vaut mieux gardez vos mains loin de tout ce qui touche aux couleurs, en particulier pour les documents imprimés. Vous devrez payer plus cher pour l’encre couleur, et elle ne sera pas reportée si le document est copié. Pour les documents numériques, réservez du texte en couleur pour les avertissements critiques et autres. Je préfère mettre l’accent sur l’utilisation en gras et italique texte.

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4. Utilisez une taille de page et des marges standard

10 règles de conception simples pour les documents Microsoft Word professionnels Marges de page Microsoft Word

Presque tous les documents de bureau sont imprimés en standard 8½ ”x 11 ″ pages, connues sous le nom de format US Letter (également appelé A4 ailleurs, qui est de 210 mm x 297 mm). Il s’agit de la seule taille garantie disponible quelle que soit l’imprimante que vous utilisez.

En ce qui concerne les marges, la plupart des manuels et guides de style appellent Marge de 1 ″ de tous les côtés de la page, ce qui produit la meilleure lisibilité pour les longueurs de ligne et permet des annotations écrites si nécessaire. Cependant, si le document doit être relié dans un classeur, vous souhaiterez peut-être augmenter les marges latérales pour 1½ ” pour accueillir les anneaux.

5. Aligner les paragraphes à gauche

Astuces Microsoft Word Aligner à gauche

Vous pouvez être tenté d’utiliser un alignement justifié parce que c’est ce qui est utilisé dans les journaux et les romans et certains manuels, mais ce n’est pas le bon choix pour les documents de bureau et universitaires. Pourquoi est-il important de formaliser un document? Sans formalité, votre document devient illisible.

Ce que tu veux c’est alignement à gauche pour le texte. Cela produit des irrégularités sur le côté droit des paragraphes, mais il maintient l’espacement des lettres comme prévu par la police que vous utilisez, ce qui signifie une lisibilité optimale. Sinon, vous pourriez vous retrouver avec rivières typographiques, qui sont extrêmement distrayants et semblent tout simplement laids.

6. Retrait des premières lignes de paragraphes

Retrait des premières lignes de paragraphes

Les paragraphes ne doivent pas avoir d’espacement supplémentaire entre eux, et les premières lignes de être mis en retrait pour faire ressortir chaque paragraphe. La seule exception concerne les paragraphes qui suivent directement un en-tête de section, qui ne peuvent pas être indentés car le contexte environnant indique clairement qu’il s’agit de son propre paragraphe.

Une règle générale consiste à rendre la taille de retrait identique à la taille de la police. Assurez-vous d’utiliser les fonctionnalités de style de paragraphe de Word pour gérer les retraits plutôt que d’utiliser le Languette clé!

7. Placer des images entre les paragraphes

Formatage d'image de graphique Microsoft Word

Il peut être correct de placer des images dans un paragraphe et de laisser le texte qui l’entoure l’entourer, et si votre organisation le préfère de cette façon, alors allez-y et faites-le. Mais d’une manière générale, cela peut nuire à la lisibilité, en particulier dans les rapports basés sur les données.

L’option la plus sûre, en particulier pour les graphiques, les graphiques et les tableaux, consiste à mettre des images entre les paragraphes et gardez-les alignés au centre. De cette façon, vos images ne rivalisent jamais d’attention avec le texte environnant. Il aide également les sous-titres à se démarquer.

8. Choisissez un espacement de ligne approprié au contexte

Espacement des lignes de paragraphe Microsoft Word

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Le bon choix pour l’espacement des lignes (l’espace qui sépare une ligne de texte de la ligne de texte suivante) dépend vraiment du type de document que vous écrivez.

Articles académiques devrait d’abord suivre les guides de style académique en place, puis préférer le double interligne s’il n’y a pas de guide de style. Documents commerciaux et de bureau ont tendance à être à simple interligne pour minimiser le nombre de pages nécessaires à l’impression, mais les documents numériques peuvent être plus faciles à lire s’ils sont espacés de 120 à 150%.

9. Décomposer le texte avec des en-têtes et des listes

Formatage des en-têtes Microsoft Word

Plus le document est long, plus les titres deviennent importants. Préférez-vous lire un rapport de 20 pages qui n’est qu’un mur de texte de bout en bout? Ou un rapport de 30 pages organisé en sections, sous-sections et en-têtes appropriés? Je préfère ce dernier à chaque fois.

Les listes sont également utiles pour briser les murs de texte et attirer l’attention sur des points importants. Utilisation listes numérotées lors du comptage d’un ensemble d’articles (par exemple, «les cinq attributs d’un entrepreneur prospère») ou lors de la fourniture d’instructions étape par étape. Autrement, listes à puces vont bien. Assurez-vous simplement d’éviter de trop utiliser les listes, ce qui nuit à la lisibilité de la conception de votre document Word.

10. Sections séparées avec des pauses

Sauts de section de mise en forme Microsoft Word

Lorsque vous voulez apprendre à rendre votre rapport professionnel, vous devez vous familiariser avec les sauts de section. Dans Microsoft Word, sauts de section vous permettent de différencier certaines pages avec des changements d’orientation, de colonnes, d’en-têtes, de pieds de page, de numéros de page, etc. Les sauts de section se présentent sous quatre formes:

  • Page suivante: Commencez la section suivante sur la page suivante.
  • Continu: Commencez la section suivante sur la page actuelle.
  • Page paire: Commencez la section suivante sur la page paire suivante.
  • Page impaire: Commencez la section suivante sur la page paire suivante.

Si votre document est suffisamment volumineux pour avoir besoin de chapitres, c’est la meilleure façon de les formater de manière propre. Chaque chapitre doit être créé avec un saut de section «Page suivante», ou les sauts de section «Page paire» ou «Page impaire» si vous allez le placer dans un classeur. Nous avons également montré comment supprimer les sauts de page si nécessaire.

Apprendre à donner un aspect professionnel à un document Word

À moins que votre organisation ou école ne nécessite une mise en page et un format spécifiques, vous pouvez ignorer le dur travail de configuration de votre propre modèle et en télécharger un à la place. Cela vous aide à obtenir rapidement une conception de document professionnelle.

Besoin d’une page de garde attrayante pour finaliser votre travail? Ces modèles de page de garde mettront la touche finale à votre document Word. Nous avons également montré comment réorganiser les pages d’un document Word.

Moyens Staff
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