12 façons de faire un plan de projet qui peut faire avancer les choses

Voulez-vous savoir comment planifier un projet pour que les choses se fassent réellement?

L’improvisation est idéale pour la comédie, mais réaliser un projet à temps et dans les limites du budget n’est pas une question de rire. Si vous voulez accomplir quelque chose, vous devez définir un plan d’action qui se termine par la réussite de ce projet.

Il y a 12 étapes que vous devez suivre pour planifier un projet, et la plupart ont lieu avant même de commencer le travail sur votre projet. La planification de projet demande du travail! Si vous ne faites pas la diligence raisonnable et la préparation appropriée pour démarrer votre prochain projet du bon pied, vous avez déjà mis un énorme obstacle sur votre chemin.

Voyons comment planifier un projet.

1. Sachez ce qu’il faut faire

Cela semble tellement évident qu’il est ridicule de le souligner, mais c’est généralement l’étape la plus négligée de la planification de projet. Vous ne pouvez pas réaliser un projet si vous ne savez pas quelles étapes sont nécessaires.

La portée d’un projet peut changer au fil du temps, mais commencez par définir vos objectifs et les tâches générales à effectuer pour atteindre ces objectifs. Cela vous permettra de rester sur la cible et de ne pas dévier de tangentes qui font perdre du temps.

2. Qui sont les principaux décideurs?

Vous devez savoir où s’arrête la responsabilité, pour ainsi dire. Quels sont les décideurs importants et celui qui a lancé le projet? Savez-vous avec certitude ce qu’ils attendent du projet?

Vous devez communiquer avec toutes les parties concernées dès le début de votre projet pour obtenir leur avis afin que vous puissiez préparer votre projet pour réussir.

3. Mettre en place une équipe

mettre en place une équipe

Vous savez ce que vous voulez accomplir dans le projet et vous devez maintenant déterminer quelles personnes sont capables de vous aider à accomplir toutes vos tâches. Assurez-vous d’avoir défini les rôles clés et identifié les personnes pour chaque étape de votre projet avant même de commencer.

4. Quelle est votre chronologie?

Il est important de définir une chronologie au tout début de tout projet, sinon vous avez littéralement un temps infini pour le terminer. C’est rarement le cas en réalité. La plupart d’entre nous ont des délais, et même si ce n’est pas le cas, nous ne pouvons pas nous permettre de payer les gens indéfiniment pour leurs services.

Définissez une échéance claire en fonction des tâches que vous avez décrites et des personnes que vous avez rassemblées. Faites-leur estimer combien de temps ils pensent que leur part du travail prendra. Si vous ne pouvez pas terminer le projet dans le temps que vous avez planifié, vous devrez revenir en arrière et réévaluer vos ressources et autres éléments pour vous assurer que votre projet sera terminé à temps.

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5. Créer des jalons

Vous avez vos objectifs, vos listes de tâches et les estimations de votre équipe. Maintenant, laquelle de ces tâches, une fois achevée, pourrait marquer une étape importante dans l’ensemble du projet? Y a-t-il différentes phases de votre projet, comme le démarrage de la construction, l’AQ ou les parties de lancement, qui pourraient être considérées comme des étapes importantes?

Marquez ces dates sur un calendrier ou dans un logiciel de gestion de projet afin que vous puissiez toujours garder une vue d’ensemble et suivre les progrès au fil du temps.

6. Décomposer les tâches principales

Regardez ces jalons et votre liste de tâches de départ et voyez si l’une de ces tâches peut être décomposée en étapes plus petites. La raison en est que vous voulez vous assurer d’avoir défini toutes les étapes pertinentes afin de contrôler la production de votre projet, et vous n’avez rien oublié. Ces tâches peuvent ensuite être attribuées à votre équipe.

7. Créer un calendrier

Félicitations, vous êtes enfin à un moment de la planification où vous pouvez réellement rédiger un calendrier!

C’est la première fois que vous essayez de coordonner toutes les différentes pièces du puzzle de planification sur lequel vous travaillez. C’est à ce moment que vous prenez toutes vos tâches et les attribuez à des personnes avec des dates d’échéance claires.

N’oubliez pas qu’à mesure que les plans avancent, les choses changeront. C’est bon. Le but d’un calendrier est de vous aider, vous et votre équipe, à rester concentrés sur la réalisation de chaque tâche.

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8. Suivez vos progrès

suivre le progrès

Vous ne pouvez pas faire un plan et le mettre en béton. Le processus de raffinement n’est jamais vraiment terminé tant que le projet n’est pas terminé. Mais vous ne pouvez pas affiner ce que vous ne pouvez pas voir, il est donc crucial de suivre l’avancement du plan. Il y a plusieurs moyens de le faire.

Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous pouvez suivre le plan en temps réel avec votre équipe. Ou il existe des modèles de projet que vous pouvez télécharger et utiliser pour intégrer votre plan. Celles-ci vous aident à comparer où vous en êtes dans le projet et où vous pensiez en être à ce stade du projet, selon votre plan.

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9. Toujours documenter

La seule façon de suivre le changement constant qui se produit toujours dans le processus de production est d’avoir une documentation claire et régulière de ce processus. Cela vous évite de faire des erreurs basées sur une mauvaise communication ou des malentendus, et cela vous aide à documenter tout ce qui pourrait mal tourner.

Gardez une trace des e-mails et des achats, et utilisez idéalement une plate-forme pour les communications de projet afin que vous n’ayez qu’une seule source à référencer, au lieu des e-mails, des textes et des feuilles de calcul éparpillés.

10. Communiquer les progrès et les succès

C’est important pour vous, votre équipe et vos parties prenantes. En gardant tout le monde sur la même longueur d’onde, vous vous assurez que tout le monde travaille ensemble et non les uns contre les autres, et vous aidez à rappeler aux gens que vous appréciez leur contribution et leur aide.

En prenant le temps de planifier en détail, vous rendez un excellent service à vous-même, à votre équipe et à votre projet. D’une part, vous réduisez les maux de tête auxquels vous aurez à faire face en tant que chef de projet. Vous faciliterez également la tâche de votre équipe. Et les parties prenantes se sentiront plus en sécurité en sachant que vous avez un plan que vous partagez afin qu’elles puissent se tenir au courant du projet en temps réel. C’est un plan que tout le monde peut soutenir.

Moyens Staff
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