13 signes d’avertissement indiquant que ce que vous avez délégué ne sera pas fait (et comment y remédier)

Oui, vous savez que vous en faites trop.

Beaucoup trop!

Et, oui, vous savez que vous devez donner des choses à d’autres personnes à faire. Mais vous avez essayé de déléguer et cela ne fonctionne pas.

La dernière fois que vous avez délégué quelque chose à quelqu’un, tout le projet vous a explosé au visage et vous avez fini par le faire vous-même.

Pas drôle.

Je peux vous entendre dire maintenant: “Donnez-moi quelque chose que je puisse utiliser!”

Droite?

Mais considérez ceci. Peut-être, juste peut-être, ce n’est pas la délégation qui ne fonctionne pas, mais la façon dont vous déléguez cela ne fonctionne pas. Lisez les 13 panneaux d’avertissement ci-dessous et voyez si vous vous trouvez dans l’un (la plupart?) D’entre eux.1. Vous déléguez trop à la fois

Pour de nombreux clients avec lesquels je travaille, la délégation n’est tentée que lorsqu’ils sont complètement et totalement dépassés. En conséquence, les choses qu’ils donnent aux autres sont livrées en succession rapide de tirs, comme une fusillade au volant.

Le problème est que, comme une fusillade au volant, un employé ne se sent pas habilité à agir, mais agressé avec une liste de choses à faire qui s’ajoute à sa liste déjà longue. Et vos tâches déléguées vont au bas de cette liste, il est peu probable qu’elles soient terminées de si tôt.

La solution à ce problème est d’être stratégique avec votre délégation. Planifiez à l’avance et prenez du temps avec les tâches que vous donnez pour qu’elles soient réellement faites. C’est ça le problème, non? Bref, ralentir pour aller plus vite.

2. Vous vous attendez à ce que les gens lisent dans vos pensées

Le prochain signe d’avertissement indiquant que ce que vous avez délégué ne sera pas fait est lorsque vous déléguez sans être clair sur ce que vous voulez vraiment accomplir.

Reconnaissez ce scénario?

«Hé Jan, peux-tu faire ça pour moi, s’il te plaît? Merci!”

Jan, désireuse d’avancer et de bien paraître devant son patron, accepte le poste, même si elle n’a aucune idée de ce que le poste implique. Plus le temps passe, plus Jan est frustré et confus, mais parvient à faire quelque chose.

Malheureusement, le travail de Jan ne ressemble en rien à ce que le patron de Jan avait en tête, et, au lieu de lui donner une autre chance avec de meilleures instructions, le patron de Jan lui enlève le travail, farouchement déterminé à ne plus jamais déléguer quoi que ce soit.

Du moins pas à Jan!

Notez bien ceci: les gens ne peuvent pas lire dans vos pensées lorsque vous leur déléguez quelque chose. Prenez le temps de déléguer quoi que ce soit pour définir clairement ce qui doit réellement être fait. En dehors de cette pratique, vous ne déléguez vraiment pas du tout, mais vous faites simplement du dumping sur les gens.

3. Vous déléguez sans date d’échéance

Lorsque les gens reçoivent une tâche déléguée, dans leur tête, ils commencent à mélanger le jeu.

Ce que je veux dire par là, c’est que toute nouvelle tâche demandée à quelqu’un est ajoutée à une liste de choses qui existent déjà pour lui. Le destinataire doit trouver comment intégrer cette nouvelle tâche dans son emploi du temps déjà complet, afin qu’il trie les «cartes» de sa journée à la recherche de l’endroit où la placer.

Lorsqu’aucune date d’échéance n’est donnée à une tâche déléguée, ou du moins convenue entre vous et la personne à qui vous déléguez, devinez où va votre mission?

Oui, au bas du pont!

4. Vous déléguez sans suivre

Voici la réalité brutale du leadership: les gens n’écoutent pas vos paroles, ils écoutent vos actions. Donc, si vous donnez quelque chose à faire à quelqu’un, mais ne faites jamais de suivi. Cette action – ou son absence – est écoutée haut et fort.

Et le message que les gens entendent est le suivant: lorsque vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose, vous n’êtes vraiment pas sérieux à ce sujet. Vous plaisantez.

Le problème est que vous pouvez être extrêmement sérieux au sujet de la nécessité de réaliser un projet, mais sans le suivre, vous communiquez que vous n’êtes pas par vos actions mêmes.

Inspectez ce que vous sauf. Même s’il s’agit d’un rapport d’étape de cinq minutes. Ce type de responsabilité envoie un message puissant que vous êtes un leader axé sur l’action et aidera votre peuple à réaliser ses meilleures intentions.

5. Vous déléguez à la mauvaise personne

Souvent, dans la recherche désespérée de trouver quelqu’un pour faire des choses que nous n’avons plus le temps de faire, nous choisissons la première personne qui établit un contact visuel avec nous ce jour-là. Et cette personne, aussi désespérée de nous faire bonne impression, accepte de le faire.

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Mais ce n’est pas la bonne personne. Non doué ou non qualifié (ou les deux) pour faire ce que vous leur demandez de faire.

En définissant ce qui doit être fait pour mener à bien une tâche, prenez une mesure supplémentaire pour identifier les compétences et capacités nécessaires pour y parvenir également. Ne forcez jamais une cheville carrée à s’insérer dans un trou rond, vous détruirez à la fois la cheville et le trou dans le processus.

6. Vous voyez la délégation comme un événement et non comme un processus

Le plus grand défi auquel je suis confronté avec mes clients dans le domaine de la délégation est leur perception de celle-ci. Ils voient la délégation comme un événement où quelque chose dont ils ont besoin est donné à quelqu’un d’autre à faire. Mais, encore une fois, ce n’est vraiment pas de la délégation, c’est du dumping.

La vraie délégation a un processus en cinq étapes qui ressemble à ceci:

Étape 1: je fais.
Étape 2: Oui, vous regardez.
Étape 3: nous le faisons.
Étape 4: Vous faites, je regarde.
Étape 5: Vous faites.

La première étape de la délégation est la prise de conscience que vous en faites beaucoup trop. Vous savez ce que ça fait, et moi aussi.

La prochaine étape, cependant, n’est pas de donner certaines de ces choses à quelqu’un d’autre à faire, mais simplement de lui faire regarder vous le faire. Des tâches complexes, comme l’exécution d’un cycle de vente, au réglage de l’alarme de bureau, les gens ont besoin de savoir à quoi ressemble un bon travail avant de pouvoir bien faire ce travail.

Ensuite, avancez en délégation, en effectuant la tâche ensemble et en regardant l’autre personne faire elle-même cette tâche, en donnant une rétroaction appropriée. Lorsque toutes ces étapes sont terminées, la délégation est également terminée. Il en va de même pour les tâches déléguées.

7. Vous déléguez sans ajuster votre style de leadership tout au long du processus

Lorsque vous examinez plus en détail les cinq étapes du processus de délégation décrites ci-dessus, vous remarquerez que tout au long du processus, les leaders doivent ajuster leur style à chaque étape.

Dans les premières étapes de la délégation, un chef apporte plus de direction à la table, plus d’instructions et de démonstration. Dans les étapes intermédiaires de la délégation, le style d’un leader efficace devient plus collaboratif avec un échange mutuel d’idées et de décisions.

Ensuite, à la fin, moins, c’est plus, car un leader libère une personne pour qu’elle agisse seule et la tient informée de ce qu’elle fait.

Ne pas adapter votre style de leadership tout au long du processus de délégation court-circuite le développement de votre personnel et, au final, vous laisse tout faire vous-même.

Un génie avec mille assistants est toujours un génie. Il ou elle n’est tout simplement pas un leader.

8. Vous déléguez sans expliquer pourquoi quelque chose doit être fait

Le brillant Victor Frankl, survivant des camps de la mort nazis, a dit un jour: «Celui qui a un pourquoi peut endurer n’importe comment».

La plupart des tâches que vous déléguez sont difficiles et stimulantes, ou inversement répétitives et routinières (un autre type de défi). Mais ils doivent encore être faits. Droite?

Liez chaque tâche que vous confiez aux autres à une vue d’ensemble de la vision de votre entreprise – son pourquoi – afin que vos employés aient une cause qui leur donne les moyens de supporter le comment.

De cette manière, l’exécution est tout autant une question d’émotion que d’action. Fournir un but d’action significatif engage fortement les émotions des gens et est un moteur caché d’une délégation efficace.

9. Vous déléguez sans déléguer le niveau d’autorité approprié

Un autre élément de délégation qui doit être déterminé est le niveau d’autorité déléguée pour accomplir la tâche à accomplir. Le manque de clarté à ce sujet peut conduire à des catastrophes de délégation.

Voici les quatre niveaux d’autorité déléguée au sein desquels une personne peut agir:

Niveau 1: faites-le.
Niveau 2: Faites-le et dites-moi ce que vous avez fait.
Niveau 3: Faites-en une partie et parlez-moi avant d’en faire plus.
Niveau 4: Décidez de ce que vous comptez faire et passez en revue le plan avec moi avant de le faire.

Ce sont des niveaux d’autorité très différents, du règne libre à la surveillance étroite. Décider ce qui est approprié, en fonction de la complexité de la tâche et de l’expérience de la personne déléguée, établit des limites importantes à l’intérieur desquelles une personne peut agir. Un manque de limites comme celles-ci paralyse votre peuple.

Ces niveaux d’autorité déléguée, tout comme le style de leadership, devraient également s’adapter tout au long du processus de délégation. De cette façon, une personne est libre de faire ce dont elle a besoin sans vérifier d’abord avec vous, à moins, bien sûr, de vérifier avec vous d’abord ce que vous devez faire.

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10. Vous ne déléguez que vers le bas et non vers le haut ou sur le côté

La délégation ne se limite pas à être appliquée dans une seule direction: de vous à vos employés. Vous pouvez déléguer jusqu’à votre responsable et déléguer latéralement à vos pairs. Les dirigeants avisés savent dans quelle direction aller lorsqu’un travail doit être fait.

Plus précisément, il peut y avoir des tâches qui prendraient des heures à un employé, et qui ne seront peut-être jamais accomplies, que quelqu’un d’autre dans l’organisation peut accomplir en quelques minutes.

Non pas parce qu’ils sont meilleurs que cet employé, mais parce qu’ils sont bien mieux placés dans l’organisation pour accomplir la tâche. Une partie de la sélection de la bonne personne à qui déléguer consiste à choisir la bonne place dans la structure de votre entreprise pour rechercher cette personne.

11. Vous fermez une réunion sans utiliser les trois W

Le moyen le plus efficace d’utiliser la délégation est une réunion d’équipe. Au lieu d’avoir une douzaine de séances individuelles, une réunion d’équipe vous permet de discuter avec une douzaine de personnes en même temps, et, tout aussi important, pour qu’elles se parlent entre elles pour coordonner les détails de la délégation.

La plupart des réunions d’équipe, cependant, sont mal dirigées, dépassent le temps imparti et se terminent frénétiquement avec tout le monde se précipitant pour la prochaine réunion. Opportunité perdue!

Voici comment éviter cela:

  • Terminez chaque réunion 10 minutes avant son point de fin prévu.
  • Passez en revue tous les éléments d’actions discutés lors de la réunion
  • Assurez-vous que chaque élément d’action est défini par qui va faire quoi et quand

Ces trois W, qui va faire quoi avant quand, sont l’épine dorsale d’une délégation efficace et fonctionnent à merveille pour conclure toutes les réunions d’affaires.

12. Vous ouvrez une réunion sans passer en revue les trois W

Encore une fois, les réunions d’équipe sont le meilleur endroit pour utiliser la délégation. Au début d’une réunion, cependant, les gens sont impatients de se lancer dans de nouvelles affaires. Qui n’aime pas discuter de nouvelles choses?

Pas! Du moins pas encore, en tout cas.

Tout d’abord, passez en revue les points d’action de la dernière réunion et les trois W qui y sont liés. En faisant cela, vous déclarez que vous êtes un leader sérieux (rappelez-vous, les actions sont plus éloquentes que les mots) et vous commencez à créer une culture de responsabilité dans votre entreprise.

13. Vous déléguez sans célébrer les succès passés

Quelle est la meilleure façon de vous assurer que quelque chose dont vous avez besoin est accompli encore et encore?

Récompensez-le. Simple, non?

Le renforcement positif encourage votre peuple à entreprendre ces actions encore et encore. Pourtant, la plupart des dirigeants, une fois un projet achevé avec succès, passent à l’étape suivante.

Et, à un certain niveau, le leadership concerne l’avenir et non le passé. Je comprends donc l’impulsion de passer à la prochaine grande chose. Mais considérez ceci: vous ne pouvez pas conduire une voiture sur la route avec un réservoir d’essence vide.

La reconnaissance et la récompense, même quelque chose de simple comme une note de remerciement, remplissent le réservoir d’essence émotionnel des gens et leur permettent de continuer, même dans les moments les plus difficiles.

À l’inverse, si vos employés pensent que vous n’appréciez pas ce qu’ils font, leur réservoir d’essence se tarira et leur voiture s’arrêtera complètement.

Voici la ligne du bas

«Faire avancer les choses par l’intermédiaire des autres est une compétence fondamentale en leadership. En effet, si vous ne pouvez pas le faire, vous ne dirigez pas », déclarent Larry Bossidy et Ram Charan dans Execution: The Discipline of Getting Things Done.

La délégation est la façon dont vous faites les choses à travers les autres. Maîtrisez-le et vous deviendrez le leader que vous savez dans votre cœur que vous pouvez être.

Choisissez l’un de ces panneaux d’avertissement pour travailler chaque semaine pendant les 13 prochaines semaines. Maîtrisez-le et passez au suivant. En seulement 90 jours, vous serez un bien meilleur délégant et un bien meilleur leader.

Votre peuple vous remerciera!

Écrit le 27/09/2012 par Bill Zipp. Conférencier, coach et consultant, Bill Zipp aide les dirigeants occupés à faire ce qui compte le plus dans les affaires et dans la vie. Bill est également l’auteur du populaire ebook, The Smart Leader’s Guide to Personal Productivity, http://billzipponbusiness.com/productivity-ebook/, disponible GRATUITEMENT pour les lecteurs DLM. Crédit photo:
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