4 scripts Google qui rendent Google Sheets plus puissant

Google Sheets fait partie de la suite Google et est de loin l’un des outils gratuits les plus puissants à votre disposition. Il vous permet de suivre, d’analyser ou de consigner à peu près tout ce que vous pourriez imaginer. Ce qui le rend encore plus puissant, c’est Scripts Google pour améliorer les capacités de Google Sheets.

Le codage dans Google Sheets peut sembler un peu intimidant. Vous pouvez penser au début que tout ce qui contient le mot «scripts» nécessite des connaissances avancées en programmation. Ce n’est en fait pas le cas.

Jetons un coup d’œil à quelques exemples de scripts Google Sheets assez intéressants qui peuvent augmenter votre productivité.

Que sont les scripts Google Sheets?

Les scripts Google Sheets sont des éléments de code que vous pouvez écrire à l’intérieur de vos feuilles Google, qui peuvent alimenter vos feuilles. Les scripts Google Sheets sont écrits en JavaScript, et étant donné que JavaScript devient de plus en plus populaire, vous le connaissez peut-être déjà.

L’écriture de scripts Google est très similaire à l’écriture de VBA dans Microsoft Excel pour créer des programmes. Les scripts de vos feuilles de calcul Google sont optimisés par le script Google Apps, qui fonctionne également avec d’autres services Google. Voici quatre scripts qui démontrent vraiment la puissance des scripts Google Sheets.

1. Créez vos propres fonctions personnalisées

L’un des moyens les plus simples de créer un script Google peut grandement améliorer votre expérience Google Sheets en créant des fonctions personnalisées. Google Sheets propose déjà une longue liste de fonctions. Vous pouvez voir les plus courants en cliquant sur le Menu > Les fonctions icône.

Feuilles fonction personnalisée

Cliquer sur Plus de fonctions vous montre une longue liste de fonctions mathématiques, statistiques, financières, textuelles, d’ingénierie et autres. Cependant, Google Scripts vous donne la possibilité de créer vos propres formules personnalisées.

Par exemple, supposons que vous importiez souvent des informations à partir d’un thermostat numérique lors de votre travail, mais que le thermostat est réglé sur Celsius. Vous pouvez créer votre propre formule personnalisée pour convertir Celsius en Fahrenheit, donc en un clic, vous pouvez convertir automatiquement toutes ces valeurs importées.

Pour créer votre première fonction personnalisée, vous devez ouvrir l’éditeur de script. Pour ce faire, cliquez sur Outils> Éditeur de script.

Éditeur de script

Vous verrez l’écran du projet, où vous pouvez écrire votre code JavaScript.

Éditeur de script

Ici, remplacez le contenu de cette fenêtre par votre propre fonction personnalisée. Le nom de la fonction est le même que le nom que vous commencerez à saisir dans une cellule de Google Sheets après le symbole “=” afin d’appeler votre formule. Une fonction pour convertir Celsius en Fahrenheit ressemblerait à ceci:

function CSTOFH (input) {
  return input * 1.8 + 32;
}

Collez la fonction ci-dessus dans la fenêtre de code, puis sélectionnez Fichier> Enregistrer, nommez le projet quelque chose comme «CelsiusConverter» et cliquez sur D’accord.

C’est tout ce qu’on peut en dire! Maintenant, tout ce que vous avez à faire pour utiliser votre nouvelle fonction est de taper le signe «=» suivi de votre fonction, avec le numéro d’entrée à convertir:

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Fonction Feuilles

presse Entrer pour voir le résultat.

Résultat de la fonction Feuilles

C’est tout ce qu’on peut en dire. Vous pouvez rapidement voir comment vous pouvez écrire à peu près n’importe quelle formule personnalisée dont vous avez besoin pour s’adapter à votre feuille de calcul Google.

2. Génération automatique de graphiques

Dans d’autres articles, nous vous avons montré comment faire des choses comme enregistrer les données de vos caméras Wi-Fi domestiques dans une feuille de calcul Google, ou peut-être que vous utilisez Google Sheets avec une équipe et que d’autres personnes saisissent des données pour vous.

Supposons que vous travaillez chaque mois sur une feuille contenant de nouvelles données. Vous souhaitez créer automatiquement un graphique en utilisant les données de la feuille de calcul. Vous pouvez accomplir cela en créant une fonction qui créera un nouveau graphique pour vous, basé sur les données de la feuille de calcul actuelle que vous avez ouverte.

Dans ce scénario, vous êtes enseignant et à la fin de l’année, vous disposez d’une feuille de calcul pour chaque élève avec la liste des résultats aux examens mensuels:

Fiches d'examens

Ce que vous aimeriez faire, c’est exécuter une seule fonction sur cette feuille qui générerait un graphique en quelques secondes. Voici à quoi ressemble ce script:

function GradeChart()
{ var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var sheet = spreadsheet.getSheets()[0]; var gradechart = sheet.newChart() .setChartType(Charts.ChartType.LINE) .addRange(sheet.getRange('A1:B11')) .setPosition(5, 5, 0, 0) .build(); sheet.insertChart(gradechart); }

Maintenant, ouvrez chacune des feuilles de calcul de vos élèves et cliquez sur le Courir dans le menu de Google Scripts pour générer automatiquement le graphique.

Icône Exécuter les scripts

Chaque fois que vous cliquez sur l’icône d’exécution, il exécute le script que vous avez créé sur la feuille de calcul «active» (celle que vous avez ouverte dans l’onglet de votre navigateur actuel).

Graphique généré par les feuilles

Pour les rapports que vous devez générer fréquemment, comme chaque semaine ou chaque mois, ce type de fonction de graphique généré automatiquement peut vraiment vous faire gagner beaucoup de temps.

3. Créez des menus personnalisés

Et si vous ne voulez pas que le script soit ouvert pour générer automatiquement ce graphique? Que se passe-t-il si vous souhaitez avoir la possibilité d’avoir cette fonction à portée de main dans le système de menus, directement dans Google Sheets? Eh bien, vous pouvez le faire aussi.

Pour créer un menu personnalisé, vous devez indiquer à la feuille de calcul d’ajouter votre nouvel élément de menu à chaque ouverture. Pour ce faire, créez un onOpen () fonction dans la fenêtre de l’éditeur de script au-dessus de la Gradechart fonction que vous venez de créer:

function onOpen() {
  var spreadsheet = SpreadsheetApp.getActive();
  var menuItems = [
    { name: 'Create Grade Chart...', functionName: 'GradeChart' }
  ];
  spreadsheet.addMenu('Charts', menuItems);
}

Enregistrez le script, puis rechargez votre feuille de calcul. Vous découvrirez que votre nouvel élément de menu apparaît maintenant avec le nom que vous l’avez défini comme dans votre script. Cliquez sur le menu et vous verrez l’élément de menu correspondant à votre fonction.

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Feuilles fonction personnalisée

Cliquez sur l’élément de menu et il exécutera la fonction comme vous l’avez fait lorsque vous avez appuyé sur l’icône “Exécuter” depuis l’intérieur de l’éditeur de scripts Google!

4. Envoyer des rapports automatisés

Le dernier exemple de script que nous vous montrons est un script qui enverra des e-mails depuis l’intérieur de Google Sheets.

Cela peut être utile si vous gérez une grande équipe de personnes et que vous avez plusieurs e-mails à envoyer sur le même sujet.

Vous avez peut-être effectué une évaluation des performances avec des membres individuels de l’équipe et enregistré vos commentaires d’évaluation pour chaque personne dans une feuille de calcul Google.

Serait-il agréable de simplement exécuter un seul script et de recevoir automatiquement ces commentaires par e-mail aux 50 ou 60 employés sans avoir à créer manuellement tous ces e-mails individuels? C’est la puissance de Google Scripting.

Semblable à la façon dont vous avez créé les scripts ci-dessus, vous allez créer un script en allant dans l’éditeur de script et en créant une fonction appelée envoyer des emails(), comme ça:

function sendEmails() {
  var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
  var startRow = 2; // First row of data to process
  var numRows = 7; // Number of rows to process
  var dataRange = sheet.getRange(startRow, 1, numRows, 3)
  var data = dataRange.getValues();
  for (i in data) {
    var row = data[i];
    var emailAddress = row[1]; // Second column
    var message = row[2]; // Third column
    var subject = "My review notes";
    MailApp.sendEmail(emailAddress, subject, message);
  }
}

Supposons donc que votre feuille de calcul soit organisée comme indiqué ici.

Fiches d'exemples de données

Le script ci-dessus fonctionnera tout au long de chaque ligne de la feuille de calcul et enverra un e-mail à l’adresse de la deuxième colonne avec le message que vous avez tapé dans la troisième colonne.

le sendEmail La fonction dans Google Scripts est de loin l’une des fonctions les plus puissantes de Google Scripts car elle ouvre tout un monde d’automatisation de la messagerie électronique qui vous fera gagner du temps.

Ce script vous montre la puissance réelle de Google Apps Scripting, combinant Gmail avec Google Sheets Scripts pour automatiser une tâche. Bien que vous ayez vu des scripts qui fonctionnent sur Google Sheets, la meilleure chose à retirer est la puissance des scripts sur l’ensemble de Google Suite.

L’automatisation est le secret du succès de la productivité

Ce que tous ces automatismes Google Scripts devraient vous montrer, c’est qu’avec quelques lignes de code simples, Google Scripts a le pouvoir d’automatiser partiellement ou complètement Google Sheets.

Ces fonctions peuvent être configurées pour s’exécuter selon une planification ou vous pouvez les exécuter manuellement chaque fois que vous souhaitez les déclencher. Les scripts Google peuvent automatiser des tâches ennuyeuses comme l’envoi d’e-mails ou l’envoi de factures à partir de Google Sheets. Vous en voulez plus? Découvrez ces 3 scripts Google pour automatiser vos documents.

Moyens Staff
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