5 astuces de remplissage automatique Excel pour créer vos feuilles de calcul plus rapidement

Les fonctionnalités de remplissage automatique d’Excel offrent les moyens les plus efficaces de gagner du temps tout en remplissant des feuilles de calcul.

La plupart des gens ne réalisent pas que beaucoup de choses qu’ils font manuellement peuvent être automatisées. Par exemple, vous souhaitez peut-être appliquer une formule uniquement à chaque deuxième ou troisième ligne lorsque vous faites glisser vers le bas pour remplir automatiquement. Ou peut-être voulez-vous remplir tous les blancs d’une feuille.

Dans cet article, nous allons vous montrer comment réaliser cinq des automatisations les plus efficaces pour le remplissage automatique des colonnes.

1. Remplissez toutes les autres cellules

La plupart des personnes qui utilisent Excel depuis un certain temps savent comment utiliser la fonction de remplissage automatique.

Vous cliquez simplement et maintenez votre souris sur le coin inférieur droit de la cellule, et faites-la glisser vers le bas pour appliquer la formule de cette cellule à chaque cellule située en dessous.

excel astuces de remplissage automatique

Dans le cas où la première cellule n’est qu’un nombre et non une formule, Excel remplit simplement automatiquement les cellules en comptant vers le haut par une.

Cependant, que se passe-t-il si vous ne souhaitez pas appliquer la formule de remplissage automatique à chaque cellule située en dessous? Par exemple, que se passe-t-il si vous souhaitez que toutes les autres cellules concaténent le prénom et le nom, mais que vous souhaitez laisser les lignes d’adresse intactes?

Appliquer la formule à toutes les autres cellules

Vous pouvez le faire en modifiant légèrement votre procédure de remplissage automatique. Au lieu de cliquer sur la première cellule puis de faire glisser vers le bas depuis le coin inférieur droit, vous allez mettre en surbrillance les deux premières cellules à la place. Ensuite, placez la souris dans le coin inférieur droit des deux cellules jusqu’à ce que le curseur se transforme en «+».

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Maintenant, maintenez et faites glisser cela comme vous le feriez normalement.

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Vous remarquerez que maintenant, au lieu de remplir automatiquement chaque cellule, Excel ne remplit automatiquement que chaque seconde cellule de chaque bloc.

Comment les autres cellules sont gérées

Et si ces deuxièmes cellules ne sont pas vides? Eh bien, dans ce cas, Excel appliquera également les mêmes règles dans la deuxième cellule du premier bloc que vous avez mis en surbrillance à toutes les autres cellules. Par exemple, si la deuxième cellule contient un «1», Excel remplira automatiquement toutes les autres cellules en comptant par 1.

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Vous pouvez simplement imaginer comment cette flexibilité pourrait améliorer considérablement l’efficacité avec laquelle vous êtes en mesure de remplir automatiquement les données dans des feuilles. C’est l’une des nombreuses façons dont Excel vous aide à gagner du temps tout en traitant de nombreuses données.

2. Remplissage automatique à la fin des données

Une chose que les gens rencontrent souvent lorsqu’ils travaillent sur des feuilles de calcul Excel dans un environnement d’entreprise est le traitement de feuilles massives.

Il est assez facile de faire glisser le curseur de la souris du haut vers le bas d’un ensemble de 100 à 200 lignes afin de remplir automatiquement cette colonne. Mais que se passe-t-il s’il y a réellement 10 000 ou 20 000 lignes dans la feuille de calcul? Faire glisser le curseur de la souris vers le bas sur 20 000 lignes prendrait très longtemps.

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Il y a une astuce très rapide pour rendre cela plus efficace. Au lieu de faire glisser tout le long de la colonne, maintenez simplement la touche Maj du clavier enfoncée. Vous remarquerez maintenant que lorsque vous placez votre souris dans le coin inférieur droit de la cellule, au lieu d’une icône plus, c’est une icône avec deux lignes horizontales et parallèles.

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Maintenant, tout ce que vous avez à faire est de double-cliquer sur cette icône et Excel remplira automatiquement la colonne entière, mais uniquement jusqu’à l’endroit où la colonne adjacente contient réellement des données.

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Cette astuce permet d’économiser d’innombrables heures perdues en faisant glisser la souris vers le bas sur des centaines ou des milliers de lignes.

3. Remplissez les blancs

Imaginez que vous ayez été chargé de nettoyer une feuille de calcul Excel et que votre patron souhaite que vous appliquiez une formule spécifique à chaque cellule vide d’une colonne. Vous ne pouvez voir aucun modèle prévisible, vous ne pouvez donc pas utiliser l’astuce de remplissage automatique «tous les deux x» ci-dessus. De plus, cette approche effacerait toutes les données existantes dans la colonne. Que pouvez-vous faire?

Eh bien, il y a une autre astuce que vous pouvez utiliser pour remplir uniquement cellules vides avec ce que vous voulez.

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Dans la feuille ci-dessus, votre patron veut que vous remplissiez toute cellule vide avec la chaîne «N / A». Dans une feuille avec seulement quelques lignes, ce serait un processus manuel facile. Mais dans une feuille avec des milliers de lignes, cela vous prendrait une journée entière.

Donc, ne le faites pas manuellement. Sélectionnez simplement toutes les données dans la colonne. Allez ensuite sur le Accueil menu, sélectionnez le Rechercher et sélectionner icône, sélectionnez Aller à spécial.

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Dans la fenêtre suivante, sélectionnez Blancs.

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Dans la fenêtre suivante, vous pouvez entrer la formule dans la première cellule vide. Dans ce cas, il vous suffit de taper N / A puis appuyez sur Ctrl + Entrée de sorte que la même chose s’applique à chaque cellule vide trouvée.

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Si vous le souhaitez, au lieu de «N / A», vous pouvez taper une formule dans la première cellule vide (ou cliquer sur la valeur précédente pour utiliser la formule de la cellule juste au-dessus de la cellule vide), et lorsque vous appuyez sur Ctrl + Entrée, il appliquera la même formule à toutes les autres cellules vides.

Cette seule fonctionnalité peut rendre le nettoyage d’une feuille de calcul en désordre très rapide et facile.

4. Remplir avec la macro de valeur précédente

Cette dernière astuce prend en fait quelques étapes. Vous devez cliquer sur un tas d’éléments de menu – et réduire les clics est ce qu’il faut pour devenir plus efficace, non?

Prenons donc cette dernière astuce un peu plus loin. Automatisons-le avec une macro. La macro suivante va essentiellement rechercher dans une colonne, rechercher une cellule vide et si elle est vide, elle copiera la valeur ou la formule de la cellule au-dessus.

Pour créer la macro, cliquez sur le Développeur élément de menu, puis cliquez sur le Macros icône.

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Nommez la macro, puis cliquez sur le Créer une macro bouton. Cela ouvrira une fenêtre d’éditeur de code. Collez le code suivant dans la nouvelle fonction.

FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the row number.")
LastRow = Range(FirstColumn & "65536").End(xlUp).Row
For i = FirstRow To LastRow
  If Range(FirstColumn & i).Value = "" Then 
    Range(FirstColumn & (i - 1)).Copy Range(FirstColumn & i) 
  End If
Next i

L’approche dans le script ci-dessus est de le rendre flexible, il permet donc à l’utilisateur de la feuille de spécifier sur quelle colonne et quelle ligne commencer. Alors maintenant, quand vous avez une feuille qui ressemble à ceci:

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Vous souhaitez combler les lacunes de la colonne G en remplissant la cellule vide avec la même formule que la cellule au-dessus, vous pouvez simplement exécuter votre macro. Après avoir répondu aux invites de démarrage de la colonne et de la ligne, il comblera toutes les lacunes de cette colonne sans toucher aux données existantes.

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Il s’agit essentiellement d’un remplissage automatique de la colonne tout en laissant les données existantes seules. Ce n’est pas quelque chose de facile à faire en faisant simplement glisser la souris vers le bas de la colonne, mais en utilisant soit l’approche guidée par menu décrite ci-dessus, soit l’approche macro décrite dans cette section, c’est possible.

5. Macro de calculs itératifs

Un calcul itératif est un calcul effectué sur la base des résultats de la ligne précédente.

Par exemple, le bénéfice d’entreprise du mois suivant peut dépendre du bénéfice du mois précédent. Dans ce cas, vous devez incorporer la valeur de la cellule précédente dans le calcul qui incorpore les données de la feuille ou du classeur.

Accomplir cela signifie que vous ne pouvez pas simplement copier et coller la cellule, mais plutôt effectuer le calcul en fonction des résultats réels à l’intérieur de la cellule.

excel astuces de remplissage automatique

Modifions la macro précédente pour effectuer un nouveau calcul en fonction des résultats de la cellule précédente.

FirstColumn = InputBox("Please enter the column letter.")
FirstRow = InputBox("Please enter the first row number.")
LastRow = InputBox("Please enter the last row number.")

For i = FirstRow To LastRow
  Range(FirstColumn & i).Value = 5000 + (Range(FirstColumn & (i - 1)).Value * 0.1)
Next i

Dans ce script, l’utilisateur fournit à la fois le premier et le dernier numéro de ligne. Puisqu’il n’y a pas de données dans le reste de la colonne, le script n’a aucune idée par où commencer. Une fois que le script a fourni la plage, il fera alors un calcul interactif en utilisant la valeur précédente et remplira toute la colonne avec les nouvelles données.

Gardez à l’esprit qu’il ne s’agit que d’une approche alternative aux calculs itératifs. Vous pouvez faire la même chose en tapant une formule directement dans la cellule vide suivante et en incluant la cellule précédente dans la formule. Ensuite, lorsque vous remplissez automatiquement cette colonne, elle incorpore la valeur précédente de la même manière.

L’avantage de l’utilisation d’une macro est que si vous le souhaitez, vous pouvez ajouter une logique avancée au calcul interactif, ce que vous ne pouvez pas faire dans une simple formule de cellule.

Vous pouvez en savoir plus à ce sujet dans notre article sur l’automatisation de vos feuilles de calcul avec des macros Excel.

Remplir automatiquement les colonnes Excel est un jeu d’enfant

Comme vous pouvez le voir, l’approche que vous adoptez lorsque vous remplissez automatiquement des colonnes peut vraiment réduire votre charge de travail. Cela est particulièrement vrai lorsque vous traitez des feuilles de calcul massives avec des milliers de colonnes ou de lignes.

Moyens Staff
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