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Saviez-vous que Dropbox a beaucoup plus de fonctionnalités qu’un simple stockage cloud? C’est génial pour stocker vos fichiers dans un endroit où vous pouvez toujours y accéder. De plus, Dropbox propose d’excellents outils de productivité.

Ici, nous allons jeter un œil à cinq de nos moyens préférés pour augmenter la productivité avec Dropbox. Faites-nous savoir dans les commentaires ceux que vous aimez et si nous en avons manqué de bons!

1. Stockez vos idées avec du papier Dropbox

L’application Paper de Dropbox est une alternative à Evernote, OneNote et à d’autres applications de prise de notes. Cela ressemble plus à la documentation de Google Drive, mais met davantage l’accent sur la productivité. Chaque note dans Dropbox Paper peut contenir du texte, des images, des vidéos intégrées, des fichiers Dropbox, des listes de tâches et même du code en surbrillance. Un simple clic active le menu d’insertion, et il vous suffit de sélectionner ce que vous recherchez.

Vous pouvez trier vos notes dans des dossiers et contrôler l’accès à ces dossiers comme vous le feriez pour tout autre fichier ou dossier Dropbox. Et, comme de nombreuses autres fonctionnalités Dropbox, l’accent est fortement mis sur le partage et la collaboration. Chaque ligne ou section est marquée du nom de la personne qui l’a écrite. Les commentaires peuvent être laissés sur chaque ligne et, là encore, sont clairement marqués du nom de leur auteur.

5 astuces Dropbox pour obtenir plus de papier Dropbox

Le partage, les commentaires et le suivi des mises à jour et des modifications sont faciles. Même si vous n’avez pas besoin de toutes les capacités de partage, cependant, la synchronisation facile et l’interface propre en font un excellent remplacement gratuit pour votre application de prise de notes actuelle. Les applications gratuites iOS et Android vous permettent également de prendre facilement des notes lors de vos déplacements.

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TéléchargerPapier Dropbox pour iOS (Libre)

TéléchargerDropbox Paper pour Android (Libre)

2. Ajouter des fichiers avec l’application Dropbox

Vous pouvez utiliser l’application Dropbox pour rechercher des fichiers et les consulter rapidement lorsque vous êtes en déplacement, mais elle peut également être très utile pour la création. Appuyez simplement sur le bouton plus en bas de l’écran et vous verrez un petit menu. Ce menu vous permet de numériser un document, de télécharger une photo, de télécharger un fichier ou de créer un nouveau document Microsoft Office directement depuis votre téléphone.

5 astuces Dropbox pour créer plus d'applications Dropbox

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Il existe de nombreuses bonnes applications de numérisation de documents, mais lorsque vous pouvez numériser le fichier directement dans Dropbox au lieu de l’ajouter plus tard, vous pouvez amener les choses là où vous le souhaitez plus rapidement. La prise en charge des formats de fichiers Microsoft Office directement à partir de votre téléphone est idéale pour créer des éléments bien formatés. De plus, les utilisateurs de bureau peuvent facilement accéder à ces fichiers et les modifier. Vous aurez juste besoin de télécharger les applications Microsoft Office gratuites en premier.

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Et, bien sûr, l’application Dropbox vous permet de visualiser vos fichiers où que vous soyez. C’est idéal pour les PDF, les photos et tous les types de documents stockés dans votre Dropbox. Contrats, feuilles de calcul, photos de votre voyage, listes de souhaits, musique… l’application vous permet d’y accéder partout.

TéléchargerDropbox pour iOS (Libre)

TéléchargerDropbox pour Android (Libre)

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3. Gagnez du temps avec l’historique des versions

Tout le monde tape parfois la mauvaise chose. Ou supprime des parties importantes d’un document. Ou tout simplement gâcher autre chose. Quelle que soit la raison, récupérer une version précédente d’un document peut être un énorme gain de temps. Et Dropbox facilite la restauration de vos documents vers les versions précédentes. Modifiez simplement un document stocké dans le dossier Dropbox de votre ordinateur et une nouvelle version sera enregistrée dans Dropbox.

5 conseils Dropbox pour en savoir plus sur l'historique des versions de Dropbox

Cliquez avec le bouton droit sur un fichier dans votre Dropbox et sélectionnez Historique des versions, et vous verrez chaque version disponible. Cliquez sur l’un pour jeter un œil à cette version et sélectionnez Restaurer si vous voulez le restaurer. Il n’y a pas de mise en évidence des modifications, donc si vous voulez voir exactement ce qui a été mis à jour, vous voudrez garder le suivi des modifications dans vos fichiers Microsoft Office.

4. Conservez vos documents actuels dans Dropbox

Où stockez-vous les fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement? Sur votre bureau? Votre dossier de documents? Essayez plutôt de les conserver dans Dropbox. De cette façon, vous y avez accès où et quand vous en avez besoin. Même si vous avez presque toujours votre ordinateur portable avec vous, il y a probablement des moments où vous ne l’avez pas. Et pouvoir modifier des fichiers Microsoft Office à partir de votre téléphone est un excellent moyen de rester productif lorsque vous êtes coincé à l’aéroport ou à l’arrêt de bus.

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Le stockage des fichiers sur lesquels vous travaillez actuellement dans Dropbox facilite également leur partage et leur collaboration instantanés. Besoin de commentaires sur quelque chose que vous écrivez? Envoyez-le et demandez des commentaires. Vous voulez que quelqu’un donne son avis sur une présentation PowerPoint? Ils peuvent concocter une nouvelle diapositive directement depuis leur téléphone.

5. Profitez des outils de collaboration

Tout comme Google Docs, Dropbox vous permet de collaborer en temps réel sur vos fichiers. Mais Dropbox vous permet de travailler directement dans Microsoft Office. L’utilisation de cela pour travailler ensemble en temps réel peut être un énorme gain de temps lorsque l’alternative consiste à faire passer un document d’avant en arrière avec des commentaires et des annotations. Utilisez simplement Skype, Google Hangouts ou Appear.in pour vous parler et commencer à travailler sur le même document.

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5 astuces Dropbox pour obtenir plus d'insigne Dropbox

Lorsque vous avez un document de votre dossier Dropbox ouvert et que quelqu’un d’autre le modifie, le badge Dropbox devient rouge pour que vous sachiez qu’il y a un changement que vous n’avez pas encore vu. (Vous pouvez vérifier ce guide pour voir les différents états du badge et leur signification.) Utilisez cette fonction pour garder les deux copies du document à jour. Ces fonctionnalités collaboratives sont idéales pour les entreprises avec des employés partout dans le monde, qu’il s’agisse de nomades numériques indépendants ou simplement dans différents bâtiments.

Le badge vous permet également d’accéder aux outils de partage et à l’historique des versions de votre document.

Comment utilisez-vous Dropbox?

Ces cinq idées ne font qu’effleurer la façon dont vous pouvez utiliser Dropbox pour être plus productif. Mais avec les capacités de stockage, de partage et de collaboration, il y a probablement des tonnes de façons différentes dont les gens l’utilisent pour en faire plus. Et nous voulons entendre vos meilleurs conseils!

Comment utilisez-vous Dropbox pour être plus productif? L’utilisez-vous pour le travail, pour des affaires personnelles, ou les deux? Partagez vos meilleurs trucs et astuces dans les commentaires ci-dessous!

Crédit d’image: milliards de photos via Shutterstock.com

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