5 choses que Microsoft Word peut mettre à jour automatiquement pour vous

Microsoft Word peut vous aider à gagner du temps. Il peut automatiser un certain nombre de processus chronophages, vous assurant ainsi de passer moins de temps à jouer et plus de temps à écrire.

Qu’il s’agisse de rechercher et de remplacer des mots, d’insérer une heure et une date automatiquement mises à jour ou simplement de maintenir le programme lui-même à jour, nous vous montrerons certaines des choses que Word peut mettre à jour automatiquement pour vous.

Si vous avez votre propre conseil à partager, assurez-vous de nous le faire savoir dans la section commentaires ci-dessous.

1. Date et heure

Il est très facile d’insérer la date et / ou l’heure actuelles dans votre document Word et de le mettre à jour automatiquement à chaque fois que le fichier est ouvert ou imprimé. Pour ce faire, accédez au Insérer onglet puis cliquez sur Date et heure, qui se trouve dans le Texte Catégorie. Une nouvelle fenêtre s’ouvre dans laquelle vous pouvez sélectionner le type de format de date et d’heure que vous souhaitez insérer dans le document. Sélectionnez-en un, puis cochez Mettre à jour automatiquement, puis clique D’accord.

Microsoft Word - Date et heure

Notez que ce champ ne sera pas mis à jour en temps réel lors de la frappe. Au lieu de cela, vous devez cliquer dans le champ et cliquer sur Mettre à jour. Gardez à l’esprit que chaque fois que quelqu’un d’autre ouvre le document, il verra sa date et son heure actuelles, et non celle qui a été définie lorsque vous l’avez enregistré. Si vous ne souhaitez plus qu’il se mette à jour automatiquement, cliquez dans le champ et appuyez sur Ctrl + Maj + F9.

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2. Orthographe et grammaire

Qui doit prendre la peine d’apprendre à épeler des choses de nos jours quand nous avons des correcteurs orthographiques?

Word rend les choses encore plus faciles en corrigeant automatiquement un grand nombre d’erreurs courantes, ainsi que d’autres fonctionnalités utiles, telles que la mise en majuscule des mots le cas échéant et l’application de la mise en forme aux symboles.

Microsoft Word - Correction automatique

Pour régler ces paramètres ou les activer si vous les avez désactivés, accédez à Fichier> Options> Vérification> Options de correction automatique… Cela ouvrira une nouvelle fenêtre avec différents onglets. Cela vaut la peine d’explorer chacun pour voir ce qui est possible. Par exemple, le Correction automatique L’onglet vous permettra d’ajouter, de modifier et de supprimer des mots qui seront automatiquement corrigés. Ailleurs, le Format automatique tab vous permettra de créer automatiquement des listes à puces ou de transformer des tirets en tirets.

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3. Rechercher et remplacer

S’il y a un mot ou une phrase qui apparaît dans votre document que vous devez maintenant remplacer en masse, ne les parcourez pas individuellement et faites-le. Word peut mettre à jour automatiquement toutes les instances pour vous. Pour commencer, appuyez sur Ctrl + H pour ouvrir la fenêtre Rechercher et remplacer.

Microsoft Word - Rechercher et remplacer

Il y a deux champs à saisir: Trouver quoi et Remplacer par. Mettez le mot ou la phrase existant dans le premier et le remplacement dans le second. Lorsque vous êtes prêt, appuyez sur Remplace tout pour changer chaque instance ou tout simplement Remplacer pour les prendre à tour de rôle. Vous pouvez également cliquer sur Plus pour obtenir des options plus avancées, comme la casse de correspondance, les caractères génériques et les mots similaires.

4. Liens vers d’autres fichiers

Word fonctionne bien avec d’autres programmes Office et vous permet d’incorporer certains éléments d’eux dans vos documents. Le meilleur exemple en est avec Excel, qui vous permet d’incorporer des tableaux, des graphiques, etc.

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Si vous le souhaitez, chaque fois que vous mettez à jour cet élément dans l’autre programme, il peut également être automatiquement mis à jour dans votre document Word.

Microsoft Word - Options

Cette fonctionnalité peut être trouvée en accédant à Fichier> Options> Avancé. Puis faites défiler vers le bas Général titre et coche Mettre à jour les liens automatiques à l’ouverture. Chaque fois que vous ouvrez le document, Word vous demandera si vous souhaitez mettre à jour les éléments liés à l’intérieur. Ceci est extrêmement utile pour garantir que les données restent synchronisées, mais n’oubliez pas que vous pouvez simplement décocher cette case si vous ne souhaitez pas que la mise à jour automatique se produise.

Si vous utilisez souvent Excel aux côtés de Word, assurez-vous de consulter nos conseils sur les compétences indispensables à Word et Excel.

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5. Le programme lui-même

Microsoft Office 2016, la dernière version de la suite, se met automatiquement à jour en fonction de la branche de mise à jour sur laquelle vous vous trouvez. Ceci est similaire à la façon dont les mises à jour de Windows 10, bien que contrairement au système d’exploitation, les mises à jour ne soient pas obligatoires.

La branche actuelle est une mise à jour mensuelle avec de nouvelles fonctionnalités, des correctifs de sécurité et des corrections de bugs. La Current Branch for Business fournit la même chose tous les quatre mois, ce qui permet de résoudre tous les problèmes avant qu’ils n’atteignent les entreprises.

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Mises à jour de Microsoft Office

Pour vérifier vos paramètres de mise à jour, chargez Word et accédez à Fichier> Compte. De là, cliquez sur le Options de mise à jour bouton pour Mettez à jour maintenant, Désactiver les mises à jour (bien que ce ne soit pas recommandé) et Afficher les mises à jour pour voir l’historique des mises à jour.

Pour plus d’informations sur tout cela, consultez notre guide des mises à jour automatiques dans Office 2016.

L’automatique vaut mieux que le manuel

Automatiser autant que vous le pouvez est excellent. Même si vous ne gagnez que quelques secondes sur le moment, si c’est une action souvent répétée, ce temps va s’accumuler. De plus, cela rend la vie un peu plus facile lorsque vous n’avez pas à faire les choses manuellement.

Si vous recherchez encore plus de bons conseils Word, assurez-vous de consulter nos articles sur les fonctionnalités de Word pour vous faciliter la vie et de simples hacks Word que tout le monde peut faire. Vous deviendrez un maître de Word en un rien de temps.

Utilisez-vous l’un des conseils ci-dessus pour gagner du temps dans Word? Connaissez-vous d’autres choses qui peuvent être automatisées dans Word?

Moyens Staff
Moyens I/O Staff vous a motivé, donner des conseils sur la technologie, le développement personnel, le style de vie et des stratégies qui vous aider.