5 raisons de ne pas imprimer de feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives

Vous imprimez toujours des feuilles de calcul? Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez travailler numériquement.

Personne n’aime utiliser son imprimante. Ils sont coûteux à exécuter, ils sont mauvais pour l’environnement s’ils sont utilisés trop généreusement, et ils sont souvent sujets à des bourrages papier et à d’autres erreurs frustrantes. De plus, votre imprimante peut vous empêcher de tirer le meilleur parti d’Excel.

Une feuille de calcul imprimée n’est pas très utile du tout par rapport à un document numérique. Si vous découpez votre imprimante, vous pouvez profiter des fonctionnalités les plus pratiques de Windows 10, rendre votre feuille de calcul interactive et emporter une copie de votre fichier partout avec vous. Il est temps que vos feuilles de calcul imprimées tombent dans la corbeille à papier.

1. Encre Windows

De nombreux utilisateurs impriment leurs feuilles de calcul, car c’est le moyen le plus simple d’annoter un document. Excel ne facilite pas particulièrement l’ajout de notes à votre travail, mais dans de nombreux cas, vous devrez peut-être le faire. Cependant, il y a un inconvénient majeur à prendre des notes sur un document physique: perdre cette feuille de papier et vos notes ont également disparu.

Windows 10 a introduit Windows Ink, une fonctionnalité au niveau du système d’exploitation (OS) qui rend l’utilisation d’un stylet extrêmement pratique. Vous pouvez accéder aux outils de dessin dans Excel via le Dessiner dans le ruban.

5 raisons de ne pas imprimer de feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives Statistiques de l'encre Windows

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Dessiner avec un stylet à l’écran n’est peut-être pas aussi familier que d’écrire avec un stylo, mais c’est beaucoup plus puissant. Windows Ink vous donne accès à une gamme complète d’épaisseurs de plumes et de variétés de couleurs, et vous permet de sauvegarder chaque note que vous faites. De plus, vous pouvez apporter des modifications aux notes après leur écriture, ce qui facilite la création d’un document annoté propre et bien rangé à présenter aux autres.

2. Navigation plus facile

Les feuilles de calcul ont tendance à croître et à croître. Cela signifie que lorsque vous imprimez un document, il peut se transformer en une pile de papiers encombrante. Vous pouvez éviter ce genre d’impraticabilité si vous profitez des outils disponibles sur votre PC.

Par exemple, supposons que vous souhaitiez conserver un ensemble d’en-têtes de colonne pour faciliter la consultation. Si vous travaillez avec des copies papier, vous devrez imprimer ces informations sur chaque feuille, ce qui gaspille des ressources et rend votre pile encore plus élevée. En travaillant numériquement, vous pouvez simplement figer une ligne.

Pour geler les cellules, dirigez-vous vers le Vue onglet et cliquez Geler les volets. Sélectionner Geler la première rangée pour conserver vos en-têtes de colonne, et Geler la première colonne pour conserver vos en-têtes de ligne.

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5 raisons de ne pas imprimer les feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives geler les cellules

Désormais, lorsque vous faites défiler, ces cellules restent en place, ce qui facilite le suivi de ce que vous regardez. Vous pouvez utiliser le Geler les volets pour encore plus de contrôle sur les cellules que vous souhaitez geler.

3. Outils de collaboration

Beaucoup d’entre nous utilisent Excel pour collaborer avec nos collègues, qu’ils soient situés de l’autre côté du bureau ou de l’autre côté du monde. Il existe de nombreuses façons différentes de faire passer un document dans les deux sens, en répétant le même travail.

Cependant, si vous travaillez avec plusieurs collaborateurs, il peut parfois être difficile de savoir quelle version du document est à jour. En travaillant numériquement, vous pouvez supprimer le risque de travailler avec des informations obsolètes.

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5 raisons de ne pas imprimer de feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives OneDrive

Si vous conservez une feuille de calcul imprimée pour référence, il est toujours possible que d’autres l’aient mise à jour à votre insu. En organisant un dossier OneDrive partagé pour stocker la documentation actuelle, vous pouvez vous assurer que tout le monde dans votre équipe se réfère exactement au même matériel.

4. Prise en charge multiplateforme

Il fut un temps où il était difficile de prendre Excel avec vous. Si vous aviez vraiment besoin d’accéder à vos feuilles de calcul lors de vos déplacements, vous devrez imprimer une copie papier ou emballer votre ordinateur portable. Heureusement, les temps ont changé.

Désormais, Microsoft facilite l’accès à la suite Office complète depuis votre téléphone. Avec un abonnement Office 365, vous pourrez télécharger des applications personnalisées pour iOS et Android et accéder à vos fichiers n’importe où.

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5 raisons de ne pas imprimer de feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives Excel ios

Avec Excel installé sur votre téléphone, vous pouvez ouvrir une feuille de calcul importante à tout moment. De plus, vous n’avez pas à trimballer des documents à oreilles de chien lorsque vous travaillez à l’extérieur du bureau.

5. Documents vivants

Lorsque vous imprimez une feuille de calcul Excel, son contenu est figé. Cela peut être utile si vous avez besoin d’accéder à une copie inchangée du document – bien qu’il soit préférable d’imprimer au format PDF à des fins de sécurité – mais il n’utilise pas les capacités d’Excel à leur potentiel maximum.

Il est facile de configurer une feuille de calcul Excel avec des visualisations qui se mettent à jour automatiquement lorsque vous ajoutez de nouvelles données. C’est l’une des meilleures raisons de laisser tomber des copies papier et de travailler numériquement. La mise à jour automatique des graphiques n’est que la première étape, car un tableau de bord Excel interactif peut offrir toutes sortes de fonctionnalités utiles qu’une copie imprimée ne peut pas.

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Pour créer notre graphique à mise à jour automatique, nous devons configurer un ensemble de données. Je veux suivre les cotes IMDb pour les films Star Wars, et je sais que beaucoup d’autres vont sortir au cours des prochaines années. J’ai configuré cette feuille de calcul avec toutes les données actuellement disponibles.

5 raisons de ne pas imprimer le tableau des feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives

Pour que notre graphique puisse se mettre à jour, nous en avons besoin pour convertir ces données en tableau. Pour ce faire, mettez-le en surbrillance et appuyez sur Ctrl + T.

5 raisons de ne pas imprimer de feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives

Notre table a des en-têtes, nous devons donc nous assurer que la case est cochée avant d’appuyer sur D’accord. Maintenant, nous sommes prêts à créer un graphique à partir de la Insérer languette.

5 raisons de ne pas imprimer le tableau et le tableau des feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives

J’ai choisi d’utiliser un graphique linéaire en raison des données que j’utilise, mais vous devez choisir ce qui convient à votre projet. Nous pouvons maintenant ajouter de nouvelles informations au tableau et les regarder apparaître sur le graphique.

5 raisons de ne pas imprimer le tableau mis à jour des feuilles de calcul Excel et de meilleures alternatives

En travaillant avec des copies papier, vous devrez imprimer à nouveau ce document pour vous assurer que vous vous référez à la version actuelle. En faisant de la copie numérique votre référence, vous pouvez créer un document vivant qui vous fait gagner du temps et des efforts.

Les copies papier sont passées: Embrassez l’avenir numérique!

Il fut un temps où le rôle d’Excel était de préparer des feuilles de calcul avant l’impression. Au cours des trente dernières années, notre relation avec les ordinateurs a radicalement changé. Désormais, Microsoft s’attend à ce que les utilisateurs passent la plupart de leur temps à travailler avec des feuilles de calcul dans le logiciel, et ils conçoivent Excel en conséquence.

L’impression inutile est un gaspillage. Cela dit, travailler numériquement ne signifie pas seulement être soucieux de l’environnement, car il permet à l’utilisateur d’utiliser toute la gamme des fonctionnalités qu’Excel offre.

Dans certaines situations, il n’y a pas d’alternative à l’impression d’un document Excel. Cependant, dans de nombreux cas, le recours à une copie papier vous empêchera d’utiliser pleinement les capacités du logiciel. Microsoft modernise continuellement sa suite Office – ne prenez pas de retard car vous êtes lié aux impressions papier!

Pourquoi préférez-vous travailler numériquement que travailler avec des impressions? Quels sont vos conseils pour réduire les déchets au bureau? Pourquoi ne pas participer à la conversation dans la section des commentaires ci-dessous?

Moyens Staff
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