7 conseils d’impression Excel: comment imprimer votre feuille de calcul étape par étape

Avec un peu de pratique, il n’est pas trop difficile de créer des feuilles de calcul Excel superbes. Cependant, l’impression de cette feuille de calcul peut être un défi.

Le plus grand obstacle à une impression parfaite est que vous ne savez peut-être pas comment exécuter le processus étape par étape. Suivez ce guide et vous aurez le document entre vos mains en un rien de temps.

1. Assemblez vos données

Comme pour la plupart des projets Excel, la première étape consiste à préparer vos données.

Les données

Si vous disposez déjà d’une feuille de calcul, vous êtes prêt à partir! Sinon, importez vos données dans Excel et passez à l’étape suivante.

2. Convertir des données en table

Ensuite, nous organiserons nos données sous forme de tableau. Vous pouvez ignorer cette étape si vos données ne se prêtent pas au formatage du tableau, mais sinon, c’est un moyen facile de simplifier le processus d’impression.

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Pour convertir des données en tableau, faites glisser une sélection autour de tout le contenu applicable, puis utilisez CTRL + T. Cochez la Ma table a des en-têtes le cas échéant, puis cliquez sur D’accord.

données en tant que table

La mise en forme des tableaux nous permet de faire des choses utiles, comme classer nos lignes en fonction des informations d’une colonne particulière. Cependant, cela nous permet également de traiter toutes ces données comme une seule entité, ce qui est très pratique lorsque nous nous préparons à imprimer.

3. Définir la zone d’impression

Nous dirons à Excel exactement ce que nous voulons imprimer. Pour ce faire, utilisez votre souris pour sélectionner tout ce qui est nécessaire – si vos données sont formatées sous forme de tableau, vous pouvez cliquer n’importe où dans ses paramètres et utiliser CTRL + MAJ + 8.

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données sélectionnées

Maintenant, dirigez-vous vers le Mise en page onglet et cliquez Zone d’impression dans le Mise en page section.

zone d'impression

Utilisez la liste déroulante et sélectionnez Définir la zone d’impression.

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4. Envelopper le texte, si nécessaire

Pour le moment, chaque ligne de notre tableau peut être correctement formatée en ajustant la largeur de chaque colonne. Cependant, ce ne serait pas le cas si nous devions ajouter une colonne de devis à notre feuille de calcul.

citations

Comme vous pouvez le voir, le contenu de notre dernière colonne dépasse maintenant sa largeur normale. Nous pouvons adapter ces entrées, mais nous devrons les formater en plusieurs lignes de texte. Cela pourrait ne pas être particulièrement facile à lire, nous allons donc envelopper le texte pour atténuer la fatigue oculaire.

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Sélectionnez toutes les données du tableau. Ensuite, dirigez-vous vers le Accueil onglet, recherchez Alignement et cliquez sur Envelopper le texte.

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guillemets

Tous les éléments de texte plus longs devraient maintenant posséder l’espacement approprié entre chaque ligne. Le moment est venu de faire les ajustements nécessaires à la largeur de chaque colonne et à la hauteur de chaque ligne.

5. Ajuster les marges

Ensuite, cliquez sur Fichier et accédez à Impression. Ici, vous verrez un aperçu de votre feuille de calcul telle qu’elle apparaîtra sur une page imprimée.

aperçu avant impression

C’est le bon moment pour décider si vous souhaitez imprimer en orientation paysage ou portrait. Vos données doivent éclairer votre décision; s’il y a trop de colonnes pour rendre les choses lisibles en orientation portrait, choisissez paysage. D’un autre côté, si votre feuille de calcul est composée de lots et de lots de lignes avec moins de colonnes, le portrait peut être la meilleure option.

Une fois que vous avez pris cette décision, utilisez le Marges liste déroulante pour sélectionner la zone de la page où votre feuille de calcul apparaîtra. Cela dépendra des capacités de votre imprimante, mais le Marges étroites Le préréglage est un bon moyen d’obtenir autant que possible sur la page, et il ne causera pas de problèmes pour la majorité des appareils.

Si vous souhaitez vous assurer que votre feuille de calcul est aussi grande et aussi lisible que possible une fois imprimée, nous pouvons utiliser les outils de mise à l’échelle d’Excel pour ce faire. Clique le Mise à l’échelle liste déroulante et sélectionnez Options de mise à l’échelle personnalisées.

options d'échelle personnalisées

Sur l’écran suivant, vous pouvez utiliser le Adapter à option pour mettre à l’échelle votre feuille de calcul à la largeur ou la hauteur d’une page

s'adapter à

Cela peut être utile si vous cherchez à limiter votre feuille de calcul à une seule page.

Vous pouvez également utiliser le Ajuster à option pour mettre à l’échelle votre contenu en pourcentage, permettant un niveau de contrôle plus étroit.

6. Centrez votre feuille de calcul et ajoutez un en-tête ou un pied de page

Sans quitter l’écran d’impression, cliquez sur le Marges liste déroulante et sélectionnez Marges personnalisées. Cochez ensuite les cases marquées Horizontalement et Verticalement dans le Centrer sur la page pour centrer votre feuille de calcul.

au centre de la page

C’est facultatif, mais c’est généralement le meilleur moyen d’organiser les marges vides qui vont entourer votre feuille de calcul sur la page.

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Il est maintenant temps d’ajouter un en-tête ou un pied de page, si nécessaire. Accédez au En-tête / pied de page onglet du Mise en page et créez un en-tête ou un pied de page aussi complexe que vous le souhaitez. Vous pouvez également sauter cette étape entièrement – c’est à vous de décider.

7. Effectuez les derniers réglages et imprimez

À ce stade, nous sommes à peu près prêts. Retournez au Impression l’écran et regardez l’aperçu. Si vous voyez quelque chose qui ne semble pas correct, apportez les ajustements de taille appropriés aux lignes ou colonnes individuelles pour résoudre le problème. Une fois que tout vous convient, vous pouvez commencer à imprimer des copies.

Impression prête à l’emploi

L’impression de feuilles de calcul Excel peut être un gâchis, à moins que vous ne preniez le temps de configurer votre document. Nous espérons que ce guide vous a aidé à éviter tous les pièges courants.

Avez-vous du mal à rendre votre feuille de calcul bien imprimée? Ou avez-vous une astuce pour les autres utilisateurs que vous souhaitez partager avec la communauté? Quoi qu’il en soit, la section des commentaires ci-dessous est l’endroit où aller si vous souhaitez rejoindre – ou démarrer – la conversation.

Écrit à l’origine par Eyal Sela le 7 août 2009.

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