7 fonctionnalités intelligentes d’Evernote pour rationaliser votre flux de travail

Vous utilisez probablement Trello pour la gestion des tâches, Slack pour la communication, PowerPoint pour les présentations et Google Drive pour l’écriture et la collaboration. Mais vous pouvez réellement faire une grande partie de cela avec succès en un seul endroit en utilisant Evernote.

Nous vous montrerons les meilleures fonctionnalités de productivité dont vous ignoriez qu’elles étaient cachées dans Evernote.

1. Sauvegardez vos recherches, vos écrits et vos réflexions

Evernote sert de coffre-fort en ligne pour vos écrits et vos recherches, ce qui le rend idéal pour gérer des projets et organiser votre vie. Créez un cahier pour chaque projet où vous pouvez enregistrer vos notes, brouillons et coupures de sites Web. Si votre travail est publié en ligne, vous pouvez également enregistrer le produit final publié dans le même cahier en le mettant en un seul endroit.

carnets evernote

Opter pour Evernote sur un dossier local sur votre ordinateur vous donne accès à votre travail de n’importe où et facilite le partage avec les autres. Et tandis que les solutions basées sur le cloud comme Google Docs sont idéales pour enregistrer des notes et écrire, la capacité d’Evernote à découper des articles entiers ou des PDF pour les enregistrer dans un dossier vous offre une expérience beaucoup plus centralisée. En termes simples, Evernote stocke tout en un seul endroit.

evernote article sauvegardé

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En plus des notes écrites, vous pouvez également enregistrer des notes audio à Evernote. Dans un environnement de travail, vous pouvez l’utiliser pour enregistrer des rappels en déplacement à l’aide de l’application mobile ou pour enregistrer vos réunions à l’aide de l’application mobile ou de bureau.

Les utilisateurs d’Evernote gratuits sont limités à des notes audio jusqu’à 25 Mo au maximum. De plus, les utilisateurs obtiennent 50 Mo par note et les utilisateurs Premium obtiennent 200 Mo par note.

2. Remplacez les courriers électroniques lâches et rapides

La collaboration est la clé de presque tout ce que nous faisons aujourd’hui. Evernote’s Chat de travail vous permet de communiquer avec d’autres utilisateurs, mais aussi avec des personnes qui n’utilisent pas encore Evernote. Vous pouvez démarrer une nouvelle discussion indépendamment de l’un de vos fichiers ou échanger des commentaires tout en partageant une note ou un bloc-notes.

Contrairement à la fonctionnalité de chat de Google Doc, les chats de travail sont enregistrés comme des notes et des blocs-notes, et vous pouvez accéder à vos chats sur le Web, le bureau et les applications mobiles.

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Malheureusement, Work Chat est une fonctionnalité qui fait encore cruellement défaut. Si vous essayez de réduire la quantité de services et d’applications que vous devez vérifier, Evernote Chat n’est pas aussi robuste que des alternatives comme Slack et ne remplace certainement pas les e-mails. Cela permet de discuter facilement avec d’autres utilisateurs rapidement, sans avoir à quitter la fenêtre dans laquelle vous êtes, mais ce n’est pas une alternative pleinement fonctionnelle. C’est un peu trop basique, il devient difficile de suivre les différentes conversations et vous ne pouvez pas savoir si quelqu’un d’autre est en ligne, à moins que vous ne regardiez le même document.

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3. Alternative à PowerPoint

Le mode de présentation d’Evernote, disponible sur l’application de bureau pour les utilisateurs Premium, est un remplacement idéal pour PowerPoint.

Evernote offre un formatage de texte riche et vous pouvez ajouter des images par glisser-déposer. Cela vous permet d’inclure plus que du texte de base dans vos présentations. Néanmoins, Evernote encourage une présentation propre et simple.

Vous pouvez ajouter du contenu à vos présentations en temps réel pendant la présentation.

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Lors de la présentation, vous pouvez utiliser votre souris au lieu d’un pointeur laser car votre souris est visible en mode présentation. Et pour passer d’une section à l’autre de votre présentation, vous pouvez appuyer sur la barre d’espace et Evernote passera à la section suivante. Pour insérer des sauts d’écran dans vos notes, vous devez passer en mode présentation. Aller à Remarque> Présent et sélectionnez Présentation de la présentation (raccourci clavier Ctrl + L). Vous pouvez ensuite insérer et supprimer des sauts d’écran avec les boutons bleus plus et moins.

présentation d'Evernote

4. Prenez des notes de collaboration

Si ce n’est pas vous qui faites la présentation lors d’une réunion, vous pouvez utiliser Evernote pour prendre des notes pendant les réunions. Mieux encore, plutôt que de dépendre d’une seule personne pour prendre les minutes de la réunion, les participants peuvent collaborer en une seule note pour obtenir un aperçu complet des principaux points à retenir de la réunion.

Si vous préférez qu’une personne prenne les notes pendant la réunion, elle peut facilement partager cette note avec les autres membres de l’équipe après la réunion. Quoi qu’il en soit, Evernote facilite la gestion des réunions et garde tout le monde sur la même page.

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5. Numérisez des post-it et des cartes de visite

Il ne semble pas que les cartes de visite papier disparaîtront de sitôt. Plutôt que de les conserver dans un Rolodex vers 1982, vous pouvez utiliser Evernote pour numériser les cartes. Il s’agit d’une fonctionnalité intelligente disponible uniquement pour les utilisateurs Premium utilisant les applications mobiles iOS ou Android.

Lorsque vous numérisez une carte de visite, Evernote extrait automatiquement les informations de contact et les enregistre en tant que note de contact dans Evernote. Dans les paramètres, si vous le souhaitez, vous pouvez également laisser Evernote enregistrer automatiquement ce contact dans les contacts de votre téléphone.

Les utilisateurs gratuits et payants apprécieront le support d’Evernote pour les Post-it Notes. Lorsque vous prenez une photo d’un post-it, Evernote la rendra exactement comme elle a été numérisée. Vous pouvez ensuite l’enregistrer en tant que post-it, au lieu de l’enregistrer en tant que document.

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Quelle que soit la façon dont vous choisissez de l’enregistrer, avec la fonction de recherche robuste d’Evernote, les notes manuscrites sont entièrement consultables et ne se perdront pas dans l’éther.

La fonction Post-it Note fonctionnera avec n’importe quelle note lumineuse Post-it. Vous n’avez pas besoin d’acheter les Post-its optimisés pour Evernote, mais il existe certains avantages à le faire. L’utilisation des notes optimisées (qui coûte environ 10 $ pour un pack de quatre sur Amazon) vous donne une organisation automatisée.

6. Recherchez vos fichiers enregistrés

L’organisation vous facilitera la vie. La fonction de recherche d’Evernote vous permet de trouver facilement ce que vous cherchez.

Evernote peut rechercher le contenu des fichiers PDF enregistrés. Si vous avez pris une image de texte à l’aide de l’application Evernote, ce contenu est également consultable. Couplé avec le système d’étiquetage d’Evernote et sa capacité à rechercher dans des cahiers individuels, il devrait être relativement facile de trouver exactement ce que vous recherchez.

recherche evernote

Evernote a un extrêmement robuste système d’étiquetage. Le moyen le plus simple de baliser votre contenu consiste à le connecter à un service d’automatisation comme IFTTT et à enregistrer et baliser automatiquement le contenu d’une variété de services, notamment Gmail, Trello, Twitter, etc.

7. Annoter des PDF

Les utilisateurs d’Evernote Premium peuvent également annoter des PDF dans les applications de bureau ou mobiles. Les annotations vous permettent d’ajouter du texte, des formes et des flèches, et vous pouvez également mettre du texte en surbrillance. Il s’agit d’un excellent outil pour fournir des commentaires et des modifications sur les documents sans avoir à les imprimer, ou ouvrir le PDF dans un autre programme pour l’annoter.

Pour voir la fonctionnalité en action, regardez la vidéo ci-dessous:

Evernote vous permet d’être plus productif

Evernote est un service robuste qui est excellent en tant que produit autonome, et fonctionne également bien avec d’autres services en ligne sur lesquels vous pouvez déjà compter.

Avec Evernote, vous pouvez sauvegarder vos écrits et vos recherches, les rechercher facilement, les partager avec des pairs, fournir et recevoir des commentaires et faire des présentations, le tout dans le service multiplateforme. Une partie de cela aura un coût, nécessitant un compte premium, mais dans un environnement d’entreprise ou même de démarrage, le coût pourrait facilement être justifié. Le fait de placer tous ces différents morceaux en un seul endroit facilitera infiniment la recherche de ce que vous recherchez et vous fera gagner du temps et des tracas dans le processus.

Comment utilisez-vous Evernote pour gérer des projets, des missions ou votre travail? Faites le nous savoir dans les commentaires.

Crédit d’image: Vdovichenko Denis via Shutterstock.com

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