Productivité

9 fonctionnalités de Google Agenda que vous devriez utiliser

Google Agenda est une application de base qui aide des millions de personnes à garder leur vie en ordre. Pour certains, il est utilisé de manière irrégulière et uniquement pour des événements importants. Pour d’autres, ils seraient perdus sans ça (si un événement n’est pas au calendrier, il n’existe pas!).

Utilisez-vous votre calendrier à son plein potentiel? Google Agenda contient un certain nombre d’outils et de fonctionnalités masqués qui peuvent vous aider à planifier plus facilement des réunions et à automatiser certaines parties de votre calendrier. Les plus utiles sont énumérés ci-dessous. Combiné avec certaines extensions Chrome sélectionnées, vous serez un utilisateur expérimenté de Google Agenda en un rien de temps.

1. Créez une page de rendez-vous

Supposons que vous souhaitiez regrouper tous vos appels entre 13 h et 17 h le jeudi. Au lieu de jouer au ping-pong par e-mail pour négocier le meilleur moment pour rencontrer chaque personne, les pages de rendez-vous de Google vous soutiennent.

Pages de rendez-vous Google Agenda

Dans cet exemple, vous bloquez un créneau horaire sur votre calendrier (en savoir plus sur le blocage horaire pour améliorer votre concentration ici). Lorsque la boîte de dialogue apparaît, cliquez sur Créneaux de rendez-vous. Choisissez la durée de chaque rendez-vous à planifier dans cette plage horaire (pour les réunions de travail, gardez-les courtes pour garantir l’efficacité). Sélectionnez ensuite toute autre option à inclure. Voulez-vous que la tâche se répète? Avez-vous besoin d’ajouter un emplacement?

Invitez maintenant les gens à choisir l’heure de rendez-vous la plus appropriée, soit en leur envoyant le lien vers la page de rendez-vous, soit en invitant chaque personne par e-mail.

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2. Compte à rebours pour votre prochain événement

Si vous ne savez pas combien de temps vous avez jusqu’à votre prochain événement vous cause un stress excessif, vous devez activer le compte à rebours.

PROCHAINE RÉUNION DU CALENDRIER GOOGLE

Dans Google Agenda, accédez à Paramètres> Labos, puis activez le Prochaine réunion fonctionnalité. À droite de votre calendrier, vous verrez maintenant exactement combien de temps il reste jusqu’à votre prochain événement (jusqu’à deux semaines à l’avance), vous aidant à organiser vos tâches et à vous préparer en conséquence.

3. Recevez un agenda quotidien dans votre boîte de réception

Si vous ne souhaitez pas consulter constamment votre calendrier pour voir ce qui vous attend dans la journée, vous pouvez recevoir un agenda quotidien directement dans votre boîte de réception.

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Boîte de réception de l'agenda quotidien

Pour configurer cela à partir de votre calendrier, accédez à Paramètres> Calendriers, et cliquez sur Modifier les notifications pour votre calendrier choisi. C’est ici que vous pouvez choisir comment vous êtes informé de chaque événement. Pour le cas d’espèce, sélectionnez l’option pour Agenda quotidien. Cet agenda arrivera dans votre boîte de réception à 5 heures du matin tous les jours.

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4. Superposez vos calendriers

Planifier régulièrement des rencontres avec des personnes aux horaires chargés peut être difficile. Même planifier un café avec un ami peut devenir une épreuve logistique.

Pour surmonter cela, vous devez superposer le calendrier de votre ami / collègue au vôtre. Cela vous permet de voir facilement les chevauchements de votre temps libre. Il existe une tonne d’autres utilisations pour les calendriers en couches / partagés, de la planification d’un espace partagé à la planification des repas.

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Calendriers en couches de Google Agenda

Pour configurer cela, allez à gauche de votre calendrier où il est dit Autres calendriers. Entrez maintenant l’adresse e-mail de l’ami / collègue avec lequel vous souhaitez comparer les calendriers. Ils recevront un e-mail les invitant à partager leur calendrier avec vous. Ou s’ils n’utilisent pas Google Agenda, ils seront invités à commencer à utiliser le service.

5. Appels vidéo faciles

Beaucoup de gens ont encore l’habitude désuète d’échanger Skype noms pour organiser les appels vidéo. Une option beaucoup plus simple consiste à cliquer sur le sous-utilisé Rejoindre la réunion bouton dans chaque événement Google Agenda.

Appel vidéo Google Agenda

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Chaque personne invitée à l’événement pourra voir ce bouton. Une fois cliqué, vous serez tous redirigés vers un Google Hangouts appel vidéo, sans avoir besoin d’utiliser d’autres applications ou de partager des URL.

Cette fonction d’appel vidéo peut être utilisée de toutes sortes de façons, de l’organisation d’une soirée de jeux ou de regarder des films ensemble, à une présentation ou une interview.

6. Envoyez un e-mail à tous vos participants

La possibilité d’envoyer des e-mails en masse à tous les participants à un événement vous évitera d’envoyer un e-mail à chaque participant individuellement pour leur rappeler la réunion de demain. Avant de faire cela, assurez-vous toutes les personnes est ajouté à votre événement, sinon ils ne recevront pas votre e-mail.

Envoyer un e-mail aux invités Google Agenda

Pour envoyer l’e-mail en masse, ouvrez votre événement. dans le Invités section, cliquez sur Envoyer un e-mail aux invités. Un e-mail pop-up apparaîtra dans lequel vous pourrez rédiger votre message.

7. Configurer une horloge mondiale

Nous sommes dans un monde où les appels sont régulièrement programmés avec des personnes situées dans des fuseaux horaires éloignés. Combinez cela avec des horloges qui avancent ou reculent à différents endroits, et la planification de réunions peut rapidement devenir déroutante.

Horloge mondiale de Google Agenda

Pour faciliter ce processus, à partir de votre calendrier, accédez à Paramètre> Labos et activez le Horloge mondiale fonctionnalité. Le widget de l’horloge mondiale sera affiché à droite de votre calendrier, où vous pourrez sélectionner les fuseaux horaires à afficher.

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Lorsque vous sélectionnez une heure pour un nouvel événement, vous serez en mesure de voir quelle serait cette heure dans différents endroits. Et lorsque vous ouvrez un événement existant qui a été créé dans un fuseau horaire différent, vous pouvez voir à quelle heure il se produira votre fuseau horaire.

8. Gardez une trace de vos finances

Si vous configurez un nouveau calendrier (sélectionnez Mes calendriers> Créer un nouveau calendrier) titré Finances, vous pouvez l’utiliser pour suivre les paiements récurrents.

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Ajoutez un nouvel événement récurrent pour chaque paiement, y compris votre salaire, vos factures et vos abonnements en ligne. Précisez si chaque paiement est prélevé tous les mois, deux semaines, quatre semaines, etc.

En guise de conseil, il est préférable de marquer chacun de ces éléments comme toute la journée événements, afin qu’ils soient affichés en haut de votre calendrier.

9. Simplifiez votre routine matinale

Pour que votre routine matinale reste aussi efficace que possible, vous devez garder le nombre d’applications que vous vérifiez au réveil aussi petit que possible.

Pour vous aider, configurez des Recettes IFTTT Google Agenda. IFTTT (If This Then That) est une application qui connecte différentes applications et services pour vous aider à automatiser les tâches répétitives.

Google Agenda IFTTT

À titre d’exemples, abandonnez votre application météo en ayant IFTTT envoyer un bulletin météo à votre calendrier à la même heure chaque jour.

Si vous gérez votre liste de tâches avec Todoist, synchronisez vos tâches planifiées avec Google Agenda, vous n’avez donc pas besoin de vérifier l’application tous les matins.

Vous pouvez également importer automatiquement de nombreux autres éléments dans votre agenda Google.

Un calendrier plus efficace

Les calendriers ont parcouru un long chemin au cours des 20 dernières années, mais il peut être difficile pour nous de savoir quelles nouvelles fonctionnalités valent la peine d’être adoptées.

Ces neuf fonctionnalités de Google Agenda sous-utilisées sont celles que je recommanderais d’essayer. Ils faciliteront l’organisation d’événements, réduiront le temps que vous passez à gérer votre calendrier et vous aideront à planifier vos journées les plus productives.

Y a-t-il d’autres fonctionnalités ou astuces de Google Agenda que vous ajouteriez à cette liste?

Crédit d’image: Calendrier super chargé par hidesy via Shutterstock

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