Comment ajouter une signature par défaut à une demande de réunion Outlook

Une bizarrerie étrange dans Outlook est l’incapacité d’ajouter une signature par défaut aux demandes de réunion. Voici un moyen simple et rapide de mettre en place une solution en un clic qui évite de couper-coller chaque fois que vous créez une réunion.

Nous avons déjà couvert la création, la modification et l’application de signatures Outlook en détail, mais celles-ci ne peuvent être appliquées qu’aux e-mails. Si votre employeur vous demande d’ajouter une signature – ou si vous pensez qu’il est plus professionnel d’en utiliser une -, l’envoi d’une demande de réunion vous oblige à copier et coller une signature ou à utiliser Insertion> Signature.

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Les deux méthodes fonctionnent, mais vous devez vous rappeler de les utiliser, et elles sont un peu manuelles à notre goût. Vous pouvez créer un formulaire personnalisé dans Outlook qui crée une demande de réunion avec une signature, mais plus de clics sont nécessaires pour ouvrir un formulaire personnalisé que pour utiliser Insertion> Signature. En tant que tel, ce n’est pas vraiment une amélioration.

Au lieu de cela, nous vous recommandons de créer une étape rapide qui ouvre une nouvelle demande de réunion avec une signature déjà ajoutée. Vous ne savez pas ce qu’est un Quick Step? Nous avons rédigé un article complet à leur sujet pour vous mettre au courant.

Mais pour rappel, les étapes rapides sont un moyen d’appliquer plusieurs actions en un seul clic. Cette fonctionnalité est idéale pour automatiser les tâches, et elle est vraiment facile à configurer et à utiliser.

Vous pouvez trouver les étapes rapides au milieu de l’onglet Accueil d’Outlook.

l'onglet Accueil, avec les étapes rapides en surbrillance.

Pour ajouter une nouvelle étape rapide, cliquez sur l’option «Créer nouveau» dans la case Étapes rapides.

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Cela ouvre une nouvelle fenêtre dans laquelle vous pouvez nommer votre Quick Step et choisir les actions que vous souhaitez effectuer.

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Après avoir cliqué sur le menu déroulant “Choisir une action”, faites défiler jusqu’à la section “Rendez-vous” et cliquez sur “Nouvelle réunion”.

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Maintenant, cliquez sur le lien «Afficher les options».

Le lien "Afficher les options" des étapes rapides.

Dans le champ Texte, ajoutez votre signature.

Le champ Texte de la nouvelle demande de réunion.

Choisissez maintenant une touche de raccourci, si vous en voulez une, puis cliquez sur “Terminer”.

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Voilà, votre Quick Step est terminé. Pour ouvrir une nouvelle demande de réunion avec votre signature déjà ajoutée, cliquez sur l’étape rapide «Nouvelle réunion» ou utilisez la touche de raccourci que vous avez choisie.

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La nouvelle option Quick Step.

Votre demande de réunion s’ouvrira, avec votre signature déjà ajoutée.

Une nouvelle demande de réunion avec une signature déjà en place.

Moyens Staff
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