Comment configurer des filtres de messagerie dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook

La configuration de filtres de courrier électronique ou l’organisation des conversations dans des dossiers est un moyen efficace de gérer votre boîte de réception de courrier électronique.

Par exemple, vous voudrez peut-être avoir un filtre Facebook pour séparer toutes vos notifications de vos e-mails quotidiens. Vous pouvez également le faire pour les abonnements à la newsletter, les messages des membres de la famille ou les e-mails liés au travail. C’est également un excellent outil pour supprimer ou marquer automatiquement certains e-mails comme spam. Comme vous pouvez le constater, le filtrage de vos e-mails présente de nombreux avantages.

Nous allons vous montrer comment configurer des filtres de messagerie pour trier automatiquement vos e-mails dans Gmail, Yahoo Mail et Outlook.

Gmail

La première chose à souligner est que Gmail n’utilise pas la structure traditionnelle de «dossiers». Gmail utilise des «libellés», mais c’est à peu près la même chose, il a juste un nom différent.

Pour commencer à créer des filtres Gmail, ouvrez votre boîte de réception et cliquez sur la petite icône de flèche sur le côté droit de la barre de recherche. Cela ouvre la boîte de recherche avancée, vous permettant de spécifier plusieurs attributs de l’e-mail que vous recherchez. Vous remarquerez que dans le coin inférieur droit de cette fenêtre, il y a un lien qui dit Créer un filtre avec cette recherche. Nous avons juste besoin de préciser les critères, puis nous avons notre filtre!

Assurez-vous de vérifier à quel dossier le filtre sera appliqué en haut de la fenêtre (la valeur par défaut est Tout le courrier), puis regardez les champs:

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  • Saisissez une adresse e-mail dans le De champ pour appliquer le filtre aux messages de cette adresse.
    • le * est un caractère générique, vous pouvez donc saisir *@ domain.com pour filtrer tous les messages d’un domaine spécifique.
  • le À champ se marie bien avec les alias Gmail. Vous pouvez ajouter un + après votre adresse et créez des adresses alias illimitées qui vont toutes directement dans votre boîte de réception.
    • Donc, si vous vous êtes inscrit à LinkedIn avec [email protected] et sachez que vous ne voulez pas de messages de LinkedIn, vous pouvez filtrer les messages envoyés à cette adresse.
  • le Matière Le champ vous permet de filtrer tout message contenant certains mots dans le sujet.

01-Filtres de messagerie Gmail

  • A les mots et N’a pas vous permet de scanner l’e-mail pour tous les mots que vous souhaitez. Vous pouvez utiliser les mots d’opérateur de Google ici, comme AND ou OR, pour rechercher plusieurs mots.
    • Par exemple, supposons que vous souhaitiez créer un filtre pour tous les messages avec Se désabonner dans le message, mais ne souhaitez pas que les e-mails de votre banque soient affectés. Vous pourriez entrer Première banque ET dans le N’a pas pour exclure les résultats contenant ces mots.
  • Si vous souhaitez rechercher uniquement les e-mails avec une pièce jointe, cochez la case A un attachement boîte. Ceux qui discutent souvent avec Hangouts dans Gmail voudront probablement vérifier N’inclut pas les chats pour réduire le bruit de ceux-ci.
  • Enfin, si vous le souhaitez, vous pouvez spécifier un Taille que le message est supérieur ou inférieur à, ou ne trouve que les e-mails proches d’un certain Date.

Une fois que vous avez sélectionné vos critères, vous pouvez cliquer sur l’icône de recherche pour les appliquer à votre boîte de réception pour vous assurer qu’ils sont corrects. Clique le créer un filtre lien en bas pour passer à l’étape suivante. Ici, vous devrez décider de ce qu’il advient des e-mails qui atteignent ce filtre.

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Si vous essayez de conserver une boîte de réception propre, choisissez Ignorer la boîte de réception (l’archiver) est probablement une bonne première étape. En plus de cela, vous pouvez ajouter une étoile, attacher une étiquette pour savoir quoi faire avec ce message plus tard ou le marquer comme important.

Lorsque vous avez terminé, vérifiez le Appliquez également un filtre aux conversations correspondantes si vous souhaitez que ce filtre s’applique aux messages existants ainsi qu’aux futurs messages. En cliquant Créer un filtre terminera le processus!

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Vous pouvez consulter ou modifier vos filtres existants à tout moment. Dirigez-vous vers le Paramètres icône d’engrenage en haut à droite, puis choisissez Paramètres. Clique le Filtres et adresses bloquées onglet pour les voir tous et apporter des modifications si nécessaire. Gmail propose également une fonction d’exportation, vous pouvez donc envoyer vos filtres vers un fichier à partager.

Vous avez du mal à penser à une bonne idée de filtre? Gmail peut vous y aider. Cochez la case à côté de n’importe quel message, puis accédez à Plus> Filtrer les messages comme ceux-ci. Cela lancera la fenêtre de filtre comme auparavant, mais avec certains champs pré-remplis en fonction du message que vous avez sélectionné.

À défaut, jetez un œil aux problèmes de messagerie ennuyeux que vous pouvez résoudre avec des filtres, ou comment réduire la surcharge d’e-mails à l’aide de filtres.

yahoo Mail

Yahoo Mail a rencontré quelques problèmes récemment, après que Reuters a signalé qu’il espionnait les courriels pour la NSA. Ce qui ne peut pas être une coïncidence, Yahoo a également «temporairement désactivé» la possibilité de transférer des e-mails vers une autre adresse pour ceux qui voulaient quitter le navire après cette violation de la vie privée.

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Si ces préoccupations ne vous incitent pas à abandonner Yahoo Mail, voici comment configurer des filtres.

Ouvrez votre boîte de réception Yahoo, puis cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite et choisissez Paramètres. Sélectionnez le Filtres onglet à gauche, puis Ajouter un nouveau. Vous remarquerez probablement qu’il n’y a pas autant de fonctionnalités de filtrage que dans Gmail – vous avez quatre champs à personnaliser. Ceux-ci sont De, À cc, Matière, et Corps.

02-Yahoo-Mail-Filtres

Les catégories agissent comme dans Gmail, mais pour chacune d’elles, vous pouvez choisir de filtrer les e-mails qui contient, ne contient pas, commence par, ou se termine par mots sélectionnés. Vous avez également la possibilité de faire correspondre les casse, ce qui peut être pratique si vous souhaitez filtrer les acronymes en majuscules. Une fois que vous avez terminé les filtres comme vous le souhaitez, vous pouvez choisir le dossier vers lequel déplacer les messages correspondants.

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Yahoo vous permet également de nommer les filtres afin que vous puissiez les consulter rapidement sur le Filtres onglet sans connaître les détails de chacun.

Notez que les filtres sont appliqués de haut en bas. Ainsi, lorsque vous êtes de retour sur cet onglet principal, assurez-vous que le filtre le plus important est en haut, car cela aura la priorité si un message tombe sous plusieurs filtres. Vous pouvez également modifier ou supprimer un filtre existant de cette page.

C’est tout ce que vous devez savoir pour le filtrage Yahoo! Notez qu’ils ont réactivé le renvoi si vous décidez de quitter le service.

Perspective

Hotmail n’est plus. Microsoft a pris la marque Outlook qui faisait référence au programme de bureau et l’a amenée sur le Web. Si Outlook.com est votre adresse e-mail Web de choix, voici comment configurer des filtres.

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Ouvrez votre boîte de réception Outlook et cliquez pour sélectionner un message. Ensuite, cliquez sur le petit menu à trois points sur le côté droit de la barre supérieure. Dans le menu déroulant résultant, choisissez Créer une règle… Comme Yahoo, vous devrez donner un nom au filtre. Les champs suivants se remplissent automatiquement, en fonction du message sur lequel vous avez cliqué précédemment, mais vous pouvez cliquer sur le X icône pour les supprimer et recommencer à zéro.

03-Outlook-Filtres-e-mail

Outlook vous offre plus de conditions que Yahoo et les divise en groupes. Par exemple, une catégorie est Il comprend ces mots, dans lequel vous pouvez sélectionner dans le sujet, dans le sujet ou le corps, dans l’adresse de l’expéditeur, etc. Vous pouvez inclure une ou plusieurs conditions. Il y en a trop pour une liste exhaustive ici, mais certains des plus intéressants incluent:

  • Mon nom est> le seul destinataire répertorié peut intercepter les e-mails qui vous sont uniquement envoyés. Bien sûr, cela n’attrapera probablement pas les newsletters. Je m’appelle> pas dans la zone À attraperait les e-mails dans lesquels vous avez été CCed ou envoyé par e-mail en masse.
  • Il est marqué par> une importance ou une sensibilité pour intercepter les messages en utilisant les niveaux de sensibilité ou de priorité spécifiques à Outlook.
  • C’est> du type offre une multitude d’options intéressantes, comme le filtrage des réponses automatiques, des confirmations de lecture ou des messages chiffrés.

Une fois que vous avez défini vos conditions, vous devrez choisir une ou plusieurs actions. Vous pouvez choisir de déplacer (ou copier) le message dans un dossier ou de le supprimer. Un choix judicieux consiste à épingler le message, ce qui le gardera en haut de votre boîte de réception pour examen. Marquer le message avec une certaine importance est une autre action utile.

Enfin, Outlook vous permet d’ajouter des exceptions en utilisant l’une des conditions précédentes. Ainsi, vous pouvez configurer l’ensemble de votre filtre mais exclure les messages d’une personne ou les messages marqués comme importants.

le arrêter de traiter plus de règles la case à cocher doit être cochée si vous ne voulez pas que les messages passant par ce filtre soient affectés par d’autres. Par exemple, si un filtre épingle tous les messages importants et qu’un deuxième filtre supprime tous les messages avec pièces jointes, vous voudrez cocher cette case pour qu’Outlook ne supprime pas un message important avec des pièces jointes.

Maintenant que ces filtres sont configurés, sachez que vous pouvez accéder à votre messagerie Outlook depuis n’importe où!

Comment utilisez-vous les filtres?

Les filtres de messagerie sont des outils puissants que vous pouvez utiliser pour lutter contre les assauts des messages. J’espère que vous pouvez déjà penser à des moyens géniaux de les appliquer pour améliorer votre flux de travail. Si vous n’avez pas encore choisi de fournisseur de messagerie et que vous souhaitez profiter pleinement des filtres, vous devriez probablement éviter Yahoo. Sur la base de cette liste, Outlook et Gmail offrent beaucoup plus de fonctionnalités de filtrage que Yahoo.

Vous voulez aller plus loin avec le courrier électronique? Repensez-le et transformez instantanément vos e-mails en tâches.

Quels filtres utilisez-vous pour gérer votre boîte de réception? Y a-t-il un autre fournisseur de messagerie avec des filtres puissants que vous préférez? Ajoutez vos pensées dans les commentaires pour agrandir la liste!

Initialement écrit par Jack Cola le 28 mai 2010.

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