Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word

Si Microsoft Office avait été un pays, il aurait été le troisième pays le plus peuplé du monde. 1,2 milliard de personnes utiliser une seule suite d’applications est ahurissant. Et ils «parlent» 107 langues!

Ce guide est disponible au téléchargement en format PDF gratuit. Télécharger maintenant comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word. N’hésitez pas à copier et à partager cela avec vos amis et votre famille.

Mais en ce moment, vous et moi parlons en anglais et nous allons parler de l’outil le plus populaire dans l’arsenal de Microsoft Office – Microsoft Word 2016.

Cet éditeur de documents est utilisé pour écrire une variété de documents. De la simple candidature au CV nécessaire. D’une simple liste de seaux à un mémo de bureau. Nous pensons que nous pouvons travailler avec Word. Mais c’est lorsque nous nous asseyons pour rédiger un rapport professionnel sérieux que nous découvrons un fait important.

La rédaction d’un rapport professionnel nécessite un ensemble de compétences différent.

Alors, demandez-vous ceci – pouvez-vous passer d’un document unique à un long rapport? Connaissez-vous toutes les fonctionnalités de Microsoft Word qui vous aideront à gérer ce projet de document à grande échelle? Pouvez-vous collaborer sur le travail avec d’autres membres de l’équipe?

Vous pouvez être un étudiant, un propriétaire de petite entreprise ou un employé de bureau… vous devrez créer un rapport ou un document formaté de façon professionnelle. Ce guide LadiesBelle I/O vous aidera à mettre à jour vos techniques et à affiner votre approche de conception.

Dans ce guide:

Rédaction d’un rapport – Présentation | Liste de contrôle du rapport

Outils Microsoft Word utiles – Collage spécial | Chercheur | Geler des parties de votre document

Travail sur la mise en page et la conception – Intro | Page de garde | Table des matières | En-tête et pied de page | Numéros de page | Style de police | Style de paragraphe | Sauts de page | Styles et thèmes | Légendes | Pièces rapides | Bordures de page

Références et collaboration – Index | Bibliographies | Références croisées | commentaires

Finalisez votre rapport – Signatures | Filigranes | Lecture seule | Imprimer en PDF

La prochaine étape – Conclusion

Rédaction d’un rapport

La rédaction d’un rapport implique la recherche, puis la publication des résultats de cette analyse. Dans le monde professionnel, le «look» ou l’apparence de ce que vous publiez est primordial. Le résultat final agréable à regarder pourrait nuire à votre réputation et améliorer votre marque personnelle.

Les étapes ci-dessous vous guideront à travers les fonctionnalités expertes de Microsoft Word 2016. Passez beaucoup de temps sur un plan. Commencez avec ces directives…

Microsoft Word 2016 - Lignes directrices pour un rapport

Étape 1: décider du but

Avant de commencer le rapport, vous devez d’abord savoir pourquoi vous l’écrivez en premier lieu. Les rapports sont de toutes sortes, mais ils sont destinés à informer ou à persuader. Il peut être destiné à décrire un processus technique, à partager des informations de base ou à démontrer l’avancement d’un projet.

Demande toi – Quoi et Pourquoi. Cela vous aidera à distiller le but au seul point principal et à vous y tenir au lieu de vous promener avec des détails inutiles.

Étape 2: Identifiez votre public

La deuxième considération importante est d’évaluer votre public. Pourront-ils comprendre de quoi vous parlez? Y a-t-il différents niveaux de lecteurs qui liront le rapport? La connaissance du sujet par le lecteur aura une grande influence sur les informations que vous devez inclure.

Décidez du public principal, puis rédigez le rapport au niveau technique adéquat. Le public secondaire peut être soutenu par des informations supplémentaires à la fin du rapport.

Étape 3: Connaissez votre sujet

Vous devez savoir de quoi vous parlez. Alors, recherchez le sujet et incluez toutes les informations pertinentes pour prouver votre point. Assurez-vous que vous arrivez à une conclusion basée sur des faits et non sur une opinion personnelle. Les informations doivent être correctes, à jour et bien référencées.

Utilisez également une variété de ressources telles que des revues, des articles de journaux, des livres, des sites Web, des brochures, des données brutes, des rapports annuels et des discours pour vous aider à soutenir votre argument. Ne vous contentez pas de Wikipédia.

Étape 4: définir le rapport

Vous avez fait la recherche. Il y a une tonne d’informations qui attendent d’être tapées et imprimées. Mais attendez! Ne vous noyez pas avant d’entrer dans l’eau. Préparez le plan final du rapport qui sera le tableau des points de cheminement pour vous aider à naviguer du début à la fin. Le contour est le plan. Il vous donnera une vue plongeante sur la terre et vous indiquera également où vous devez remplir les détails.

La structure d’un rapport d’idées peut comprendre les éléments suivants:

  • Titre de page
  • Résumé
  • Table des matières
  • introduction
  • Le corps du rapport
  • Conclusion
  • Recommandations
  • appendice
  • Bibliographie et références

Microsoft Word Aperçu du document est une fonctionnalité puissante qui peut vous aider à organiser un document avant même de commencer à le remplir de recherches. Profitez également des modèles de brainstorming et de cartographie mentale.

Étape 5: écrire, éditer, relire et terminer

Une fois que vous avez structuré votre rapport, il est temps de remplir les en-têtes avec du contenu. Personnellement, je trouve préférable de traiter un peu de chaque section, puis de la regrouper avec des informations. Vous pouvez le faire si vous le souhaitez, ou terminer chaque section au fur et à mesure que vous descendez dans la structure du rapport. Assurez-vous de vous concentrer sur la présentation de vos idées et sur l’utilisation de preuves à l’appui plutôt que sur l’orthographe et la grammaire en premier. Décrivez votre argument et écrivez quelques phrases qui expriment vos idées principales. Si vous trouvez quelque chose qui mérite d’être cité, citez-le.

Une fois que la majorité de votre texte est écrit, il est maintenant temps de le lire et de vous assurer qu’il coule bien. Assurez-vous de guider la compréhension du lecteur avec des mots de transition tels que «Cette information montre…», «En d’autres termes…», «De même…» et mettez en évidence les points pertinents et clés.

Enfin, passez du temps à relire, vérifiez la grammaire et l’orthographe, et revérifiez toutes les informations pertinentes et leur flux logique. Il est préférable de laisser au moins un jour pour vérifier et relire votre travail. N’essayez pas de le modifier directement après avoir pensé que vous avez terminé, car vous aurez tendance à manquer de lire ce que vous avez écrit. Dormez un peu et relisez-le le lendemain.

Liste de contrôle du rapport

Avant de soumettre et de remettre votre rapport sur lequel vous avez travaillé si dur, assurez-vous d’avoir fait ce qui suit:

  • Vous avez terminé la page de titre avec le titre, votre nom, la date, le destinataire du rapport et une description possible de l’objet du rapport.
  • La page de contenu a des en-têtes appropriés et les numéros de pages sont corrects.
  • Assurez-vous que l’introduction couvre les points clés, la portée du rapport et l’objectif qu’il souhaite atteindre.
  • Vous avez ajouté des légendes au-dessus des tableaux et au-dessous des images / graphiques.
  • Le contenu du rapport présente-t-il les informations de manière claire, logique, factuelle, reste sur le sujet, est-ce pertinent?
  • La conclusion énonce-t-elle les résultats, reformule-t-elle l’idée principale et n’inclut-elle aucune nouvelle information?
  • Les titres et sous-titres sont-ils clairement étiquetés?
  • Les devis sont-ils pertinents, à jour et correctement référencés?
  • Avez-vous utilisé des sauts de page le cas échéant?

Lançons maintenant Microsoft Word et parcourons les fonctionnalités qui vous aideront à reconstituer le brouillon de votre rapport et à le présenter comme un document professionnel.

Fonctionnalités Microsoft Word utiles pour la rédaction de rapports

Prenez-les comme des bouts de bouchée et maîtrisez-les un par un.

Microsoft Word est un gros obusier avec de nombreux écrous et boulons. Concentrons-nous sur les compétences clés et les outils dont vous aurez besoin pour planifier, préparer et présenter le rapport professionnel. Les fonctionnalités de Microsoft Word que nous couvrirons ci-dessous sont également des raccourcis de productivité qui faciliteront votre travail.

Pointe: Utilisez l’assistant «Tell Me» de Microsoft Word 2016 pour en savoir plus sur les nouvelles fonctionnalités de la suite Office.

Commençons par trois outils préliminaires…

Utiliser Collage spécial

Pour la plupart d’entre nous, lorsque nous devons copier du texte ou une image dans Word, le raccourci CTRL + V fonctionne très bien. Mais parfois, nous pourrions vouloir coller les données copiées dans un autre format, comme les données Excel en tant qu’image. Avec le Collage spécial vous pouvez supprimer ou spécifier le format lorsque vous collez une image, des données de présentation, un tableau ou un objet à partir de tout autre programme dans Word.

Vous travaillerez beaucoup avec des tableaux et graphiques Excel dans un document professionnel.

Si vous copiez simplement ce que vous voulez et cliquez sur coller, vous remarquerez qu’il insérera les données sous forme de tableaux. Mais, s’il s’agit d’une grande zone de cellules que vous souhaitez coller et que vous ne souhaitez pas la modifier, vous pouvez la coller sous forme d’image, avec l’option supplémentaire de la modifier.

Dans Microsoft Excel: Sélectionnez et mettez en surbrillance les cellules que vous souhaitez copier> Appuyez sur CTRL + C.

Dans Microsoft Word: Aller à Accueil> Coller> Coller spécial. Sélectionner Collage spécial et dans la boîte de dialogue, sélectionnez Objet de feuille de calcul Microsoft Office Excel.

Collage spécial Microsoft Word

Vous pouvez redimensionner les données comme s’il s’agissait d’une image, et si vous double-cliquez, vous pourrez modifier les valeurs. Vous pouvez modifier le tableau ou le graphique et le repenser. Et, si vous mettez à jour les données du graphique ou du tableau dans Excel, vous pouvez actualiser automatiquement le graphique dans Word.

Essayez également le menu contextuel du clic droit. Le menu Collage spécial apparaît:

Clic droit spécial sur Microsoft Word Coller

Il existe plus d’options pour importer des données d’Excel dans Word. le Prise en charge de Microsoft Office la page les décrit également en détail.

Utilisez le chercheur

Oui, il y a Google et Wikipedia. Mais passer constamment de Word à votre navigateur peut nuire à votre productivité. Office 2016 apporte une puissante intégration de la recherche à ce travail de grognement. Le chercheur peut non seulement vous aider à trouver du contenu à partir de Microsoft Word, mais également vous aider à ajouter rapidement des citations. Il utilise le Bing Knowledge Graph pour trouver le bon contenu pour prendre en charge votre document.

Aller à Ruban> onglet Références et c Choisissez Chercheur. Un volet s’ouvrira à droite avec les options de recherche.

Tapez un mot-clé pour le sujet que vous souhaitez rechercher et appuyez sur Entrée.

Le volet Résultats affiche une liste de sources que vous pouvez utiliser dans votre document. Choisissez un sujet à explorer en détail.

Ajoutez le sujet à votre document Microsoft Word en cliquant sur le signe plus en haut à droite. Vous pouvez également cliquer sur le signe plus sur n’importe quel résultat pour citer la source dans votre document de recherche. La source cite vous aide à soutenir votre recherche avec des sources Web et des livres.

Comme nous le verrons plus loin, une bibliographie annotée est l’une des parties les plus difficiles d’un document. Le chercheur est un assistant intelligent qui intervient.

Geler une partie de votre document Word

Prenons pour acquis que votre rapport professionnel sera un travail long et complexe. Vous pouvez diviser la fenêtre Word en deux volets afin de pouvoir visualiser simultanément deux parties différentes d’un document. C’est un gain de temps précieux lorsque vous souhaitez copier et coller des pièces d’un endroit à un autre ou faire référence à une partie du document tout en travaillant dans un autre.

Aller à Ruban> onglet Vue> Fractionner.

Pour supprimer la scission, cliquez sur Supprimer le fractionnement dans le même onglet.

Fractionner les fenêtres dans Microsoft Word

Le groupe Windows vous offre plusieurs options pour changer votre façon de travailler avec deux ou plusieurs documents. Les fonctionnalités sont explicites.

Pour faire défiler les deux documents en même temps, cliquez sur Défilement synchrone dans le groupe Fenêtre de l’onglet Affichage. Vous pouvez également cliquer sur Voir côte à côte pour mettre deux parties du document côte à côte.

Pointe: Utilisez Split View pour afficher deux dispositions différentes – par exemple, Print et Outline. Définissez le partage. Ensuite, cliquez dans le volet que vous souhaitez modifier, puis sélectionnez une disposition différente dans l’onglet Affichage.

Travail sur la mise en page et la conception

La présentation d’un rapport est ce qui amène quelqu’un à lire un rapport en premier lieu, et c’est pourquoi il est essentiel que votre rapport soit bien présenté. Si vous aviez le choix entre quatre rapports à lire, que choisirez-vous?

  1. Un rapport écrit à la main.
  2. Un document imprimé en noir et blanc.
  3. Un rapport imprimé sur du papier A4 normal en couleur.
  4. Un rapport imprimé en couleur, avec une page de titre accrocheuse, bien délimitée et lisse?

Vous prendrez le quatrième rapport car il vous attirera vers lui par la seule apparence visuelle.

La couverture avant n’est pas la seule raison. Un rapport bien conçu est plus facile à lire. Il est également plus facile de numériser lorsque vous n’avez pas le temps de lire. C’est pourquoi vous devez consacrer du temps à vos en-têtes et pieds de page, ainsi qu’aux différents styles et thèmes. En bref – la mise en forme de chaque élément du rapport.

Le formatage peut sembler une tâche difficile, mais c’est un exercice amusant qui exercera tous vos muscles créatifs. Les points clés à retenir seront les compétences que vous pourrez appliquer à tout ce qui se passera dans Microsoft Office à l’avenir. Et le temps que vous économiserez avec tous les conseils de productivité appris ici.

Microsoft Word 2016 dispose d’un riche ensemble de fonctionnalités. Ce ne sont que quelques-unes des façons dont votre conception de rapport peut se démarquer des autres et être professionnelle. Alors, décomposons les compétences de mise en page et de conception.

Cette section couvrira ces fonctionnalités étape par étape:

  • Commencez avec une page de garde
  • Faire une table des matières
  • Créez votre en-tête et pied de page
  • Ajouter des numéros de page

(Formater le contenu)

  • Choisissez les bonnes polices
  • Style des paragraphes
  • Sauts de page de contrôle
  • Utiliser des styles et des thèmes
  • Légendes
  • Utiliser des pièces rapides
  • Décorer avec des bordures de page

1. Commencez avec une page de garde

La première page est le premier point de contact avec votre lecteur. C’est aussi l’occasion de faire bonne impression. Ne laissez pas votre manque de compétences artistiques être une excuse, car Word prend le travail avec sa galerie intégrée de pages de titre. Il vous suffit de vous marier avec le thème du rapport.

Microsoft Word 2016 vous offre 16 modèles pré-formatés et trois autres sur Office.com.

Aller à Insérer> Groupe de pages> Page de garde.

Par défaut, la page de garde apparaît au début du document.

Comme il n’y a que 16 modèles «officiels» proposés, vous pouvez constater que tous vos autres pairs ont la même page de garde. Alors, pourquoi ne pas le personnaliser et le rendre un peu plus unique.

Vous pouvez concevoir une page de titre (ou une page de couverture) dans Microsoft Word qui peut être un original dans la pile. Enregistrez-le comme modèle ou modifiez facilement le design à la volée.

2. Faites une table des matières

Scan de lecteurs occasionnels. Les bons lecteurs scannent d’abord puis plongent profondément. Une table des matières fournit les waypoints qui aident les deux. Lorsqu’il s’agit d’un document long et compliqué, ne préférez-vous pas vérifier la configuration du terrain avant de vous diriger vers la section qui vous intéresse?

Considérez une table des matières (TOC) si votre document fait plus de 10 pages. Vous devez d’abord vous assurer que vous n’avez pas besoin de réorganiser les pages de votre document avant de créer la table des matières.

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Dans Microsoft Word, vous n’avez pas besoin d’écrire l’intégralité de la table des matières à la main. Il y a un Outil automatique de table des matières sous le Les références onglet qui prend votre contour et le conçoit pour vous. En outre, vous pouvez facilement le mettre à jour lorsque vous souhaitez modifier quelque chose.

Il existe également des modèles que vous pouvez télécharger et les adapter à la nature du contenu. Par exemple, un TOC pour une thèse sera différent de celui du rapport annuel d’une entreprise.

Nous avons un tutoriel complet sur la façon de créer une page de table des matières dans Word.

L’essentiel est le suivant:

Créez le contour et utilisez des styles de titre pour organiser la hiérarchie. Appliquez l’outil de table des matières automatique aux styles de titre. Word 2016 recherche ces en-têtes, puis insère la table des matières dans votre document. Vous pouvez ensuite mettre à jour automatiquement votre table des matières si vous apportez des modifications à votre document.

Table des matières

Pour un contrôle plus pratique, vous pouvez également utiliser le Table des matières du manuel style. Word insère un texte d’espace réservé et vous devez insérer et formater chaque contenu dans la liste.

Les en-têtes et pieds de page sont importants dans les rapports car le but principal est de fournir des informations sur le rapport sur chaque page. Ce sont les zones d’affichage communes des numéros de page. L’en-tête du document doit contenir le titre du rapport, et éventuellement le nom de son auteur. Le titre de la section actuelle est utile.

Le pied de page, en revanche, doit inclure les numéros de page, la date de publication et les autres informations administratives requises. Notez que certains guides de style ont des directives spéciales pour les en-têtes et les pieds de page.

Commençons par l’en-tête de votre document et donnons-lui un aspect unique.

Sélectionner Insérer, puis sélectionnez Entête ou Bas de page du groupe. La galerie intégrée vous montre plusieurs options parmi lesquelles vous pouvez choisir.

L’espace d’en-tête et de pied de page est inséré dans votre document avec du texte ou un tableau d’espace réservé. le Outils d’en-tête et de pied de page s’ouvre sur le ruban pour d’autres travaux de mise en forme comme la date, l’heure ou l’image.

Outils d'en-tête et de pied de page

Saisissez votre texte, puis sélectionnez Fermer l’en-tête et le pied de page.

Vous pouvez commencer avec un en-tête et un pied de page vierges. Si vous avez les compétences en conception, utilisez le Outils d’en-tête et de pied de page pour concevoir le vôtre. Maîtrisez l’espace d’en-tête et de pied de page si vous souhaitez créer des en-têtes de lettre personnalisés pour votre organisation. Vous pouvez utiliser des éléments de marque comme les logos d’entreprise ou d’organisation en haut et des notes de bas de page soigneusement formulées en bas

Outils d'en-tête et de pied de page

Essayons et modifions l’un des en-têtes intégrés. j’ai sélectionné Facette de la galerie.

L’aspect final a pris deux minutes à mettre en place avec des effets de texte simples et une icône provenant de la galerie d’icônes de Microsoft Office.

Conception d'en-tête

L’en-tête et le pied de page sont en place. Mais comment savez-vous où vous êtes dans le document? Insérez les numéros de page comme le prochain panneau important.

4. Ajouter des numéros de page

Les numéros de page sont les meilleurs dans le pied de page (contrairement à l’en-tête comme dans l’image ci-dessus). Vous pouvez ajouter un numéro de page de base à partir du Insérer> Numéro de page sur le ruban. Vous pouvez également l’ajouter à partir du Conception onglet qui apparaît lorsque vous ajoutez l’en-tête et le pied de page.

Pied de page - Numéro de page

Vous avez beaucoup de contrôle sur les numéros de page. Choisissez parmi une large gamme de formats numériques et personnalisez-les selon vos besoins. Dans ce cas, nous ajoutons le numéro au pied de page, mais vous pouvez les mettre en haut ou même en marge. Dans cet exemple, j’ai placé le numéro de page en bas à gauche. Mais, je voudrais changer l’apparence par défaut et le format.

Par exemple: L’utilisation d’une «Page X sur XXX» permet un meilleur indicateur sur un long document.

Sélectionnez le numéro de page. Aller à Insertion> Pièces rapides. Dans le menu déroulant, sélectionnez Champ. Vous pouvez également accéder à la boîte de dialogue Champ à partir de l’onglet Conception de l’en-tête et du pied de page.

Numéro de page - NumPages

Choisir NumPages à partir de la longue liste de noms de champs. Dans la case de droite, vous pouvez choisir un format spécifique. J’ai sélectionné les valeurs habituelles 1, 2, 3. Cliquez sur D’accordet le numéro du nombre de pages apparaît. Maintenant, tout ce que vous avez à faire est d’ajouter votre texte tel que la page X de XXX et de modifier l’apparence des nombres avec les outils de mise en forme de texte habituels disponibles dans l’onglet Accueil.

Cela ressemble maintenant à ceci:

Exemple de numéro de page

Concevez l’apparence sur n’importe quel numéro de page dans votre document et Word met automatiquement à jour tous les autres. Les numéros de page sont les éléments les plus courants dans un pied de page, mais il peut également contenir toute autre information comme l’en-tête. À partir des options du groupe Insérer, vous pouvez ajouter la date et l’heure, les informations sur le document, les images, etc. à votre en-tête ou pied de page.

Ensuite, nous nous dirigeons vers la mise en forme du contenu.

Le dessin visuel de votre rapport professionnel s’accompagne de l’embellissement que vous appliquez au contenu. Le formatage est également une étape essentielle pour un document qui coule bien. Donc, vous devez concentrer beaucoup d’énergie sur le choix de la bonne police, de l’espace de paragraphe et des couleurs.

Ne vous inquiétez pas. Même, les personnes ayant un défi artistique trouveront cette partie facile car Microsoft Word est fourni avec des thèmes et des styles visuels par défaut. Commençons par l’élément le plus élémentaire d’un document.

5. Choisissez et stylisez la bonne police

Votre choix de police dans un rapport Word professionnel détermine non seulement la façon dont le texte se démarque, mais aussi la façon dont il est imprimé. Vous voulez les deux pour un impact maximum.

Vous pouvez appliquer une police de caractères (c’est-à-dire l’apparence visuelle de la police) à un document entier ou à des parties spécifiques d’un document. Tous les choix de polices sont disponibles dans l’onglet Accueil. Aller à Accueil> Police.

Choisissez une police

La police par défaut dans Microsoft Word 2016 est Calibri. Regardez au-delà car vous avez beaucoup d’autres choix. Si vous choisissez Times New Roman, vous pouvez être considéré comme paresseux, si vous choisissez Windings, eh bien… je ne pense pas avoir besoin d’expliquer cela. Assurez-vous donc de choisir une police facile à lire et adaptée au rapport. Pour jouer en toute sécurité, choisissez l’une de ces polices Google d’aspect professionnel; ils sont disponibles gratuitement.

Pointe: Baskerville et la Géorgie sont de bonnes alternatives au Times New Roman sur-utilisé

Essayez différentes associations de polices pour le corps du texte et les titres (et sous-titres). Plusieurs sites Web comme FontJoy et TypeLoup vous aidera à tester les associations de polices. Vous pouvez télécharger et utiliser des polices personnalisées aussi. Mais souvenez-vous de la règle générale – n’utilisez jamais plus de trois polices de caractères différentes dans un document.

Pour ce petit plus de pizazz, essayez une lettrine pour améliorer votre texte.

6. Style des paragraphes

Si vous souhaitez que vos lignes soient à double interligne ou à simple interligne, vous devez modifier le format des paragraphes. En modifiant l’espacement, vous pouvez faciliter la lecture d’un document ou donner l’impression qu’il est plus long et que vous y avez consacré plus de travail.

Formatage des paragraphes

Pour modifier le paragraphe de l’ensemble du document, il est préférable de sélectionner chaque bloc de texte; sinon, si vous utilisez des en-têtes dans votre rapport, ils changeront également. Une autre meilleure option consiste à personnaliser le style particulier que vous utilisez pour formater le paragraphe.

Pour ce faire, allez sur Accueil > Styles. Faites un clic droit sur le style que vous souhaitez modifier et sélectionnez Modifier. Cliquer sur Format> Paragraphe qui se trouve en bas de la boîte de dialogue. Maintenant, modifiez l’espacement, l’indentation et l’alignement du paragraphe. Cliquez sur D’accord pour fermer les boîtes de dialogue.

Style de paragraphe

Lorsque vous souhaitez modifier une partie plus petite du document, Sélectionnez ce que vous souhaitez modifier. Faites un clic droit sur le texte en surbrillance et sélectionnez Paragraphe. La même boîte de dialogue que ci-dessus apparaît.

7. Contrôle des sauts de page

Un saut de page – de par son nom même – divise un bloc de texte continu en deux pages. Les sauts de page sont des éléments structurels importants pour les documents longs. Word insère automatiquement un saut de page à la fin de la page. Mais dans un long document, vous pouvez placer des sauts de page où vous le souhaitez.

Pour insérer un saut de page manuel, cliquez sur Insérer> Saut de page. (Raccourci clavier: CTRL + Entrée)

Un saut de page ressemble à ceci lorsque vous cliquez sur le Afficher / masquer commande dans le Groupe de paragraphes.

Microsoft Word 2016 - Saut de page

Mais que se passe-t-il si vous souhaitez conserver un ensemble de lignes sur une page ou une colonne et ne pas les séparer en raison d’un saut de page? La mise en page est sous votre contrôle. Cliquez sur la petite flèche que vous voyez en bas à droite du groupe Paragraphe.

dans le Dans la zone Paragraphe, cliquez sur Sauts de ligne et de page. Sélectionnez parmi ces quatre options de pagination:

  • Veuve / orpheline contrôle place au moins deux lignes d’un paragraphe en haut ou en bas d’une page.
  • Continuez avec le suivant empêche les coupures entre les paragraphes que vous souhaitez conserver ensemble.
  • Gardez les lignes ensemble empêche les sauts de page au milieu des paragraphes.
  • Saut de page avant ajoute un saut de page avant un paragraphe spécifique.

Nous avons également montré comment supprimer les sauts de page si nécessaire.

8. Utilisez des styles et des thèmes

Les styles et les thèmes sont peut-être deux des fonctionnalités les plus sous-utilisées de Microsoft Word. Mais je pense que vous devriez les utiliser à chaque occasion pour gagner beaucoup de temps.

Mais quelle est la différence entre un thème et un style? Microsoft dit:

Les thèmes permettent de modifier rapidement la couleur et les polices globales. Si vous souhaitez modifier rapidement la mise en forme du texte, les styles de texte sont les outils les plus efficaces.

Donc, comme les thèmes contrôlent l’aspect général avec la couleur, les effets et les polices – commencez par un bon thème pour votre document en premier. alors, utilisez les styles pour creuser dans les parties spécifiques dont vous souhaitez modifier l’apparence.

Pour Thèmes: Allez au Conception languette. Choisissez un thème dans la galerie. Vous pouvez voir des aperçus de la combinaison de couleurs.

Pour Modes: Sélectionnez la partie du texte que vous souhaitez modifier. Allez au modes groupe sur le Accueil languette. Vous pouvez voir des aperçus de leur apparence. Choisissez le style qui convient à votre contenu. Par exemple, choisissez un style de titre pour les titres de votre document. Ou, un style particulier pour toutes les citations. Vous pouvez également modifier un style existant et créer de nouveaux styles à partir de zéro.

9. Légendes

Chaque image, graphique ou illustration a besoin d’une légende pour la décrire clairement. Il s’agit d’une seule ligne de texte, généralement située sous un graphique. Les légendes sont également une référence importante lorsque vous devez les mentionner ailleurs. De nombreux documents omettent ce petit détail.

Il est facile d’ajouter une légende. Cliquez avec le bouton droit sur l’illustration à laquelle vous souhaitez ajouter une légende. Sélectionner Ajouter une légende.

Écrire des légendes

Dans la boîte de dialogue, ajoutez votre texte de légende et configurez les options restantes. Les légendes peuvent être automatiquement référencées dans Word.

10. Utiliser des pièces rapides

Les documents professionnels peuvent devenir répétitifs. C’est pourquoi vous devriez commencer à utiliser Quick Parts pour le contenu passe-partout que vous réutilisez tout le temps. Par exemple, supposons qu’il existe une clause contractuelle que vous incluez avec chaque document. Ou, quelques informations d’introduction. Au lieu de copier-coller répété, enregistrez-les en tant que pièces rapides et réutilisez-les encore et encore.

Pièces rapides

Quick Parts est aussi un type de bloc de construction. Vous pouvez voir la galerie de tous les blocs de contenu réutilisables dans le Organisateur de blocs de construction.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans Microsoft Word Building Blocks Organizer

Enregistrez et réutilisez vos propres Quick Parts en deux étapes:

  1. Sélectionnez la phrase, la phrase ou une autre partie de votre document que vous souhaitez enregistrer dans la galerie.
  2. Aller à Insertion> Groupe Texte> Pièces rapides> Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides. Modifiez le nom et ajoutez une description si vous le souhaitez. Cliquez sur D’accord.

Tout aussi facilement, vous pouvez réutiliser l’extrait de contenu enregistré.

Placez votre curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer une sélection de la Quick Parts Gallery. Aller à Insertion> Groupe Texte> Pièces rapides. Cliquez ensuite sur la phrase, la phrase ou toute autre sélection enregistrée que vous souhaitez réutiliser.

Vous remarquerez trois autres catégories dans le menu Quick Parts.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans les catégories de pièces rapides de Microsoft Word

Texte automatique: Word 2016 a conservé l’ancien Texte automatique fonctionnalité. Il fonctionne comme Quick Parts pour tout bloc de texte que vous utilisez beaucoup. Exemple: une note que vous souhaitez utiliser avec chaque document.

Propriété du document: Un ensemble de propriétés constantes que vous pouvez inclure avec chaque document. Exemple: nom de la société ou auteur.

Des champs: Ce sont des éléments prédéfinis qui se mettent à jour automatiquement. Exemple: date, heure, numéros de page, etc.

N’oubliez pas que les entrées pour la propriété de document peuvent parfois inclure des informations que vous ne souhaitez pas partager avec tout le monde. Alors, gardez un œil attentif sur ces champs et supprimez les données personnelles cachées lorsque cela est nécessaire.

11. Décorez avec des bordures de page

Les bordures de page semblent bonnes non seulement sur les dépliants et les invitations. Si c’est bien fait, ils peuvent ajouter une touche de classe à un document. Une variété de styles de lignes, de largeurs et de bordures artistiques sont disponibles dans le menu Conception du ruban.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans les bordures de page Microsoft Word

Aller à Conception> Bordures de page.

dans le Bordures et ombrage , utilisez la Bordure de page onglet pour concevoir votre bordure.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans les bordures et l'ombrage Microsoft Word

Les paramètres sont explicites. Essayez Shadow ou 3-D avec les bonnes couleurs pour ajouter une bordure subtile mais élégante. Les styles artistiques avec leurs bordures clip-art peuvent être trop criards pour les documents professionnels.

Utilisez les quatre boutons d’angle du Aperçu fenêtre pour sélectionner les côtés de la page pour dessiner des bordures. Cliquez sur ces boutons pour supprimer ou ajouter des bordures, comme vous le souhaitez.

Placez le curseur sur la première page d’un document si vous souhaitez placer une bordure autour de la première page uniquement. Vous pouvez également mettre des bordures autour de certaines pages d’une section. Placez le curseur dans la section – soit dans la première page de cette section, soit dans une page suivante.

Références et collaboration

Un rapport Word peut sembler une corvée ingérable. C’est comme organiser un million de tas de foin en petites piles bien ordonnées. L’idée est de savoir précisément quelle pile a la broche que vous recherchez. Ces fonctionnalités sont destinées à vous faciliter la tâche.

1. Créez un index

Lors de la rédaction de documents volumineux tels qu’un rapport contenant de nombreuses informations, une page de contenu peut ne pas suffire. Un Indice devrait apparaître à la fin du document, avec les numéros de page des mots-clés et des informations dans le rapport. Créez un index pour aider le lecteur à référencer les bonnes informations avec juste le numéro de page.

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Faites un index si votre document comporte plus de 20 pages. Microsoft Word 2016 ne vous laisse pas submerger par le processus. Il se compose essentiellement de deux parties:

  • Sélectionnez les mots ou informations que vous souhaitez inclure dans l’index.
  • Placez l’index au bon endroit dans votre document.

Vous pouvez faire défiler le document terminé et marquer les mots ou les phrases que vous souhaitez inclure dans l’index ou les marquer au fur et à mesure. Dans les deux cas, sélectionnez le texte que vous souhaitez utiliser comme entrée d’index ou cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer l’entrée.

1. Cliquez sur Les références > Marquer l’entrée.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans les références Microsoft Word Marquez l'entrée

2. Modifiez le texte dans le Marquer l’entrée d’index boite de dialogue. Vous pouvez également ajouter une sous-entrée qui définit davantage le mot principal que vous avez utilisé dans l’index. Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux et chacun apparaît en retrait sous l’entrée principale.

Comment créer des rapports et des documents professionnels dans l'index d'entrée Microsoft Word Mark

3. Sous Les options, vous pouvez également créer une référence croisée vers une autre entrée principale. Un lecteur peut l’utiliser pour consulter des informations connexes ailleurs dans le même document.

4. Utilisez le format Numéro de page pour décider de l’apparence des numéros de page dans l’index.

5. Cliquez sur marque pour marquer l’entrée d’index. Pour marquer ce texte partout où il apparaît dans le document, cliquez sur Marquer tout.

6. Répétez le processus pour tous les mots et expressions que vous souhaitez inclure dans l’index.

Vous avez maintenant construit votre index. Insérez-le au bon endroit vers la fin du document.

1. Cliquez sur la page où vous souhaitez insérer l’index.

2. Cliquez sur Références> Insérer un index.

3. Le Indice s’affiche. Ici, vous pouvez choisir de formater les entrées de texte, les numéros de page, les onglets et les caractères de tête.

Comment créer des rapports et des documents professionnels au format Microsoft Word Index

4. Choisissez l’apparence dans les différents formats de la liste et vérifiez la fenêtre Aperçu à droite. N’oubliez pas que la fenêtre d’aperçu ne vous montre pas l’index réel. Ce n’est qu’une «simulation» de son apparence.

5. Cliquez sur D’accord. Votre index est maintenant prêt.

Parfois, vous devrez peut-être ajouter d’autres entrées à l’index après l’avoir inséré sur la page. Marquez l’entrée et allez à Références> Mettre à jour l’index pour inclure les nouvelles mentions.

Ajoutez également un en-tête pour l’index, car Word ne le fait pas automatiquement.

2. Création de bibliographies

Votre document est presque terminé. Maintenant, vous devez créditer tous les autres travaux de recherche et idées auxquels vous avez fait référence dans votre document. Il est temps pour une bibliographie.

Un rapport d’entreprise n’a peut-être pas besoin d’une bibliographie, mais un article académique n’est pas terminé sans celui-ci. La bibliographie est l’un des travaux les plus minutieux d’un rapport académique. Vous devez avoir toutes vos citations en ordre avant de vous asseoir pour encadrer la bibliographie. Décidez également du style de citation (généralement MLA, APA, ou À la chicago) selon les directives de votre sujet.

N’hésitez pas à profiter de générateurs de citation et de bibliographie tiers pour créer cette section.

Mais, Microsoft Word 2016 dispose d’un ensemble d’outils complet pour rendre ce processus aussi indolore que possible. So, go to the point in the document where you would like to place the bibliography. It’s good if you have at least one citation to include, but even if you don’t, Word 2016 lets you use a placeholder citation and fill in the sources later.

Click References > Bibliography.

Word offers a few bibliography styles that differ only in their heading names. Choose the appropriate style and then insert citations from the button in the Citations & Bibliography group.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Bibliography

The bibliography tool has a few steps to it. For the sake of brevity, I will direct you to the excellent Microsoft Office help page which is a step-by-step guide.

Some academic papers will ask you to create an annotated bibliography. It is a more fleshed out version of a bibliography with a list of citations to journals, books, articles, and other documents followed by a brief paragraph. The paragraph is a description of the source and how it supports your paper.

3. Cross-Referencing

You can use a cross-reference to help the reader navigate through a long document. At any point in a document, you can tell the reader to refer back to a heading, page number, image, chart, footnote, endnote, and paragraph. A cross-reference link is a neat way to connect related information together. The reader just has to click on the link to go that snippet of information.

Here’s how you begin:

1. Select the place for the cross-reference and type the text that tells the reader about it. For instance: “Refer to Chart 3 for future trends.”

2. Go to Insert > Cross-reference.

3. In the Reference type box, click the drop-down list to select what you want to link to.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Cross Reference

4. The options in the Insert Reference to drop-down will change according to your choice above.

5. In the For Which field, go through the choices and tell Word the exact information to link to.

6. Check the Insert as hyperlink box to create the hyperlink for the referenced information.

7. Click on Insérer to include the cross-reference in the document.

Remember, our mention of captions? You can make cross-references to equations, figures, graphs, and tables if you used captions below them.

Word cannot create a cross-reference for something that does not exist. Word will let you know about these errors and also update the cross-references automatically when you change the page number or text of the referenced item.

4. Using Comments

A professional report can be a solitary job or you can take the help of a team to prepare the first draft. The humble Commentaire is one of the most underused tools of a Word document. It is displayed as a rectangular colored balloon in the margin or in the Reviewing Pane.

You can use comments as small “stickies” or self-notes. Leave little notes to yourself in the margins as you write, edit, and revise your way through a report or a manuscript. Be creative – add extra links to other resources, use them for tips and pointers, link to different parts of a document, or set up a feedback link for your readers. And when you finalize, you can easily remove all comments in Word.

Microsoft Word 2016 is also an enhanced collaborative writing tool. Comments play a huge role in communicating feedback across a team. Here’s how the comment system works…

1. Highlight the text you want to add a comment to or click at the end of a text block.

2. Go to Insert > Comment. Type your comment in the box. The comments appear in the markup area on the right. The Print Layout view is usually the best way to see the comments alongside the text.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Insert Comment

3. Go to the Review tab and see more options for comments. This tab also shows all the controls for tracking changes and comments in a collaborative document. Use the Markup options to display or hide the comments. Par exemple: No Markup will hide the comments and the markup area on the right.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Review Markup

Finalize Your Report

Once the bulk of your report is completed and saved, it is time to finalize your report. When I say finalize, I don’t mean proofread it. That should be done too. Now, you have to take the security measures to protect the report from unauthorized changes and plagiarism.

These security measures will give an extra level of authenticity to your electronic file before you share it.

This section will cover:

  • Signatures
  • Insert watermarks
  • Make the document ‘read only’
  • Password protect your document
  • Print your document to PDF

1. Signatures

You can add text signature for a personal touch to the report. But a simple text signature does not need any authentication. A digital signature is the better way to protect your document from unauthorized access. A digital signature confirms that the document came from the signer and hasn’t been tampered in any way.

Let’s create a signature line in Microsoft Word 2016.

In the document, place your cursor where you want to create a signature line.

1. Go to Insérer > Text group > Signature Line and click Microsoft Office Signature Line.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Signature Line

2. The Signature Setup dialog box is displayed. Fill the fields as indicated. If you are sending the document to someone else for signing, add instructions for the signer in the field reserved for it (Instructions to the signer). The signer can also add give the purpose for the signing if the Allow the signer to add comments in the Sign dialog box is checked.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Signature Setup

3. Click on OK and the document will now display a placeholder for the signature.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Signature Line Placeholder

Enter a signature:

When you need to sign a document with a digital signature, go to the signature line and right-click on it.

You will be prompted to sign with a digital ID. If you don’t have one, Microsoft will tell you to get one from a signature service partner.

If you don’t have a digital ID, you can just insert a textual representation of a signature line. You can use a written signature or an image that doesn’t require authentication.

2. Insert Watermarks

A Microsoft Word watermark is a “fake” but still useful visual indicator for the status of the document. For instance, you can use a watermark that says “Drafts” to differentiate it from the final version of the document. Or, use the watermark to suggest the document is “Copyrighted” or “Confidential”.

The “Draft” mark is the most common. But, Microsoft Word gives you several other watermarks to choose from.

1. Go to Conception > Page Background and choose Watermark. The Watermark button will be enabled in the Print view only.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Watermark

2. You can choose a picture or a text watermark from the gallery. Both horizontal and diagonal versions are available. The dialog box gives you all the customization options for the final look of the watermark. Try different fonts, layouts, sizes, and colors.

3. You can type your own text in the Text field to create your custom watermark.

4. Choose OK to apply the watermark to your document. Word automatically applies the watermark to every page except the title page.

3. Make Documents “Read Only”

A professional report by its nature should not need to be edited by its readers. Converting the document to a PDF is one way. But, you can also apply a few more restrictions in Microsoft Word and prevent accidental modification or omission of any kind.

There are three ways to protect a document.

First — Make your document “read only”.

This ensures that your document can only be read or copied. It won’t prevent anyone from copying the file and making changes to the copy.

1. Go to the File tab > Info > Protect Document > Mark as Final.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Protect Document

2. When readers open a document, a bar on top will prompt readers to treat this document as read only. But, they can click on “Edit Anyway” to open the document in Edit mode.

Second — Password Protect Your Document.

Protect your document from unwanted edits with a password barrier.

1. Under Protect Document, choose Encrypt with Password. Type a password and click OK.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Encrypt Document

2. In the Confirm Password box, type the password again, and then click OK. The document will open with the reader prompted for a password.

Microsoft uses the AES (Advanced Encryption Standard), 128-bit key length, SHA1 (a cryptographic hashing algorithm which generates an almost unique 160-bit key to replace the plaintext), and CBC (cipher block chaining) to give a hacker a well-deserved headache.

Third — Restrict Editing.

This control feature helps you as the author decide which parts of the document others can edit and which will be locked out. Think of it as the bouncer who lets the VIPs in but otherwise bars the door for the common folk.

1. Go to Review > Restrict Editing.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Restrict Editing

2. Under Editing restrictions, check Allow only this type of editing in the document, and make sure the list says No changes (Read only).

No changes (Read only) is the default restriction type. For a different restriction level for the document, click the menu and select from Tracked changes, Comments, or Filling in forms.

3. To free some sections from the editing blockade, select the sections for editing without restrictions. To select more than one area, click CTRL while selecting the area using the mouse.

4. You can check Toutes les personnes under Exceptions (optional) in the Restrict Editing panel. Or, click More users… and allow only specific users to modify the sections. The allowable areas will be marked with square brackets.

5. Click Yes, Start Enforcing Protection.

Now, type a unique password in the box that opens. You have to type it again to confirm it.

The password is optional. But it ensures that no one can just click Stop Protection and edit the document. If you are still paranoid, go ahead and encrypt your Microsoft Word document as we did in the second process above.

4. Print Your Report to PDF

The Portable Document Format comes with many advantages. Not least is its cross-platform compatibility across all computers. Your document is ready and now you need to share it or send it across to be printed. Many professional reports — for instance, a legal document — need to retain the format as intended.

Save or convert a copy to PDF. Microsoft Word 2016 does not need any third-party add-ins.

Aller à File > Export > Create PDF/XPS.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word File Export

Remember, your Word document may contain sensitive information that you do not want to be included in the PDF. Remove it before you publish to PDF. dans le Publish as PDF or XPS window, choose Options. Then select Document and clear Document properties. Set any other options you want and choose OK.

How to Create Professional Reports and Documents in Microsoft Word Publish as PDF or XPS

Browse to where you want to save the file and click on Publish.

The Next Step…

You are close to the finishing line. The report is ready to be handed over to your readers. But there’s one last job left.

Turn the pages and make sure (again) that your report is reader-friendly. Approach it with the eye of the reader. Have you organized your thoughts and written persuasively? Does the information flow well with the charts and illustrations? Can they skim through and find the information quickly? Is the text readable? Use the readability score to gauge the readability level of your documents as a final step.

You also might have noticed we didn’t cover some aspects of Microsoft Word. For instance, Microsoft Word Tables are an important tool for data display. Or, the power of lists in information management.

Microsoft Word is more than a quarter of a century old, and packed with little features. At LadiesBelle I/O, we have covered every nook and cranny of this beast. So, do use our resources to learn more about this software for free. Each new feature of Microsoft Word learned will make your life easier.

Make Your Report Shine

As author Nathaniel Hawthorne said,

Easy reading is damn hard writing

Isn’t this true for professional report writing too? After all, if given a choice, no one may want to read it. Writing a business report and using it to communicate are two different things. Microsoft Word is just a tool — it’s your job to engage.

For some alternatives, check out the best online word processors. And for more help with professional writing, take a look at how to apologize in an email and mean it.

What are the best practices for writing professional business reports? Tell us in the comments.

Moyens Staff
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