Comment créer un groupe de messagerie et une liste de distribution dans Outlook

L’envoi d’e-mails à un groupe est plus courant dans notre vie professionnelle et personnelle. Vous pouvez utiliser des groupes pour votre équipe de projet au travail et les membres de votre famille immédiate à la maison. La création d’un groupe de messagerie pour une liste de distribution dans Microsoft Outlook peut vous faire gagner beaucoup de temps.

Une fois le groupe configuré, il vous suffit de l’insérer dans l’e-mail et de contacter plusieurs personnes avec un seul message. Si vous ne l’avez jamais fait auparavant, nous sommes là pour vous aider. Voici comment créer un groupe dans Outlook pour Windows et Mac.

Différences entre le groupe de contacts, la liste de contacts, le groupe de messagerie et les listes de distribution

Il n’y a vraiment aucune différence entre un groupe de contacts, une liste de contacts, un groupe de messagerie ou une liste de distribution lorsque vous parlez de Microsoft Outlook. Les termes sont utilisés de manière interchangeable.

En fait, le Site de support Microsoft Office propose désormais le terme «Groupe de contact» par opposition à «Liste de distribution»:

Utilisez un groupe de contact (anciennement appelé «liste de distribution») pour envoyer un e-mail à plusieurs personnes…

L’application Outlook elle-même utilise les termes Groupe de contacts (Windows) et Liste de contacts (Mac) sur son ruban, dans ses menus et dans ses documents de support. Donc, au fur et à mesure que nous progressons dans les étapes ci-dessous, ce sont les phrases que vous verrez le plus souvent.

Et avant de passer aux étapes, si vous avez besoin d’aide pour exporter vos contacts Outlook à un moment donné, consultez notre guide.

Comment créer un groupe de contacts dans Outlook sur Windows

Ouvrez Outlook sur votre ordinateur Windows et préparez-vous à créer votre groupe de contacts.

  1. Sélectionner Gens en bas à gauche de la fenêtre Outlook.
  2. Cliquez sur Nouveau groupe de contact du ruban.
  3. Donnez un nom à votre groupe.

Vous pouvez également sélectionner Nouveaux articles > Plus d’articles > Groupe de contact de Accueil menu à onglets.

Pour ajouter des contacts à votre groupe, cliquez sur Ajouter des membres du ruban. Vous pouvez ajouter des membres à partir de vos contacts Outlook ou de votre carnet d’adresses, ou vous pouvez créer de nouveaux contacts.

Nouveau groupe de contacts Outlook Windows

Pour ajouter des membres à partir de vos contacts ou carnet d’adresses Outlook, double-cliquez simplement sur leur nom dans la fenêtre contextuelle et il sera ajouté à la Membres zone en bas. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur D’accord.

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Pour les nouveaux contacts, entrez le nom que vous souhaitez afficher pour eux dans la fenêtre, insérez leur adresse e-mail et cliquez sur D’accord.

Nouveau contact pour le groupe de contacts Outlook Windows

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres au groupe, cliquez sur Sauvegarder et fermer du ruban.

Vous ne voyez pas ces boutons ou vous souhaitez personnaliser votre ruban? Voici comment tirer le meilleur parti du ruban et du menu dans Office 2016.

Composer un e-mail de groupe Outlook sous Windows

Après avoir créé votre groupe de messagerie dans Outlook, vous disposez de deux méthodes pour envoyer un message aux membres.

Composez un e-mail à partir de la section Courrier

Dans la section Courrier d’Outlook, vous pouvez envoyer un e-mail à ce groupe de contacts que vous avez créé en procédant comme suit.

  1. Cliquez sur nouveau courriel.
  2. dans le À , commencez à saisir le nom que vous avez donné au groupe de contact. Ou, vous pouvez cliquer sur le À et recherchez le groupe ou sélectionnez le nom du groupe dans la liste.
  3. Lorsque vous voyez le groupe, sélectionnez-le et cliquez sur D’accord.

Suggestions pour le courrier électronique de groupe Outlook Windows

Composez un e-mail à partir de la section Contacts

Si vous vous trouvez dans la section Personnes d’Outlook, cliquez sur le groupe de contacts dans votre liste. Sélectionnez ensuite le Icône e-mail et un nouvel e-mail s’ouvrira avec le groupe peuplé dans le À terrain pour vous.

Nouvel e-mail Outlook à partir de la section Personnes Windows

Comment créer une liste de contacts dans Outlook sur Mac

Ouvrez Outlook sur votre Mac et préparez-vous à créer votre liste de contacts.

  1. Sélectionner Gens en bas à gauche de la fenêtre Outlook.
  2. Cliquez sur Nouvelle liste de contacts du ruban.
  3. Donnez un nom à votre liste.

Vous pouvez également sélectionner Fichier > Nouveau > Liste de contacts dans la barre de menus.

Pour ajouter des contacts à votre liste, commencez simplement à taper le Nom et Email dans la fenêtre contextuelle. Si vous ajoutez un nom reconnu comme contact existant, la suggestion de ce contact s’affiche. Il vous suffit ensuite de le sélectionner pour ajouter ce contact à la liste.

Suggestions de contacts pour la liste de contacts Outlook Mac

Si vous ajoutez de nouveaux contacts, entrez simplement leurs noms et adresses e-mail. Avant de quitter, vous pouvez également attribuer un Catégorie au groupe depuis le ruban. Vous verrez des options comme la famille, les amis et l’équipe.

Lorsque vous avez terminé d’ajouter des membres à la liste, cliquez sur Sauvegarder et fermer du ruban.

Nouvelle liste de contacts Outlook Mac

Nouveau bouton de liste de contacts grisé sur Mac?

Si vous ne parvenez pas à cliquer sur le bouton Nouvelle liste de contacts dans le ruban de la section Personnes, il s’agit d’une solution simple.

  1. Cliquez sur Perspective > Préférences dans la barre de menus.
  2. Sélectionner Général.
  3. Décochez la case à côté de Masquer sur mon ordinateur
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Décochez Masquer les dossiers informatiques pour Outlook Mac

Composer un e-mail de groupe Outlook sur Mac

Après avoir créé votre groupe de messagerie dans Outlook, vous disposez de deux méthodes pour leur envoyer un message.

Composez un e-mail à partir de la section Courrier

Vous serez probablement le plus souvent dans la section Courrier d’Outlook. Pour envoyer un e-mail à la liste de distribution que vous avez créée, procédez comme suit.

  1. Cliquez sur nouveau courriel.
  2. dans le À , commencez à saisir le nom que vous avez attribué à la liste de contacts. Vous pouvez également cliquer sur le Chercher sur le côté droit du champ. Recherchez la liste dans la case en haut.
  3. Lorsque la liste s’affiche, sélectionnez-la et elle apparaîtra directement.

Suggestion de groupe pour le nouveau courrier électronique Outlook Mac

Composez un e-mail à partir de la section Contacts

Si vous vous trouvez dans la section Personnes d’Outlook, passez simplement la souris sur la liste de contacts et lorsque vous voyez le Icône e-mail afficher, cliquez dessus.

Un nouvel e-mail s’ouvrira avec cette liste de contacts dans le À ligne, prêt pour vous de composer votre message.

Nouvel e-mail de la section des gens d'Outlook Mac

Accélérez les choses avec les groupes Outlook

Il est si facile de créer un groupe dans Outlook que si vous envoyez régulièrement des e-mails aux mêmes personnes, cela peut vraiment accélérer votre processus.

Pour en faire encore plus avec vos e-mails et votre boîte de réception, consultez ces 10 conseils pour vous améliorer dans Outlook.

Moyens Staff
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