Comment créer une liste déroulante dans Microsoft Excel

Les listes déroulantes limitent le nombre d’entrées pour un champ de saisie. Ils aident à prévenir les fautes de frappe et les fautes d’orthographe. Et Microsoft Excel prend en charge des fonctionnalités de liste déroulante étonnamment polyvalentes. Ainsi, si vous souhaitez utiliser Excel pour les formulaires ou la collecte de données, il est plus facile pour vos utilisateurs de sélectionner des éléments avec des listes déroulantes.

Utilisez une liste déroulante dans une cellule lorsqu’il existe des options spécifiques disponibles pour cette cellule. Par exemple, vous pouvez créer des listes déroulantes contenant des options telles que Masculin et Femme, Oui et Nonou toute autre liste d’options personnalisée.

Nous allons vous montrer comment ajouter des listes déroulantes à vos feuilles de calcul Excel.

Comment créer une liste déroulante dans Excel

La création d’une liste déroulante est facile dans Excel, mais le processus n’est pas évident. Voici un résumé des étapes pour créer une liste déroulante personnalisée dans Excel:

  1. Créez une plage nommée: Cette étape est nécessaire pour créer la liste que nous utiliserons dans votre liste déroulante.
  2. Ajouter la validation des données: Il s’agit de l’étape pas si évidente où vous amorcerez la cellule pour afficher une liste déroulante.
  3. Ajouter une plage nommée à la validation des données: Enfin, vous allez tout rassembler et définir la source de la liste déroulante (c’est-à-dire votre plage nommée précédemment).
  4. Définir le message d’entrée pour la validation des données: Cette étape est facultative. Il vous permet d’ajouter un message contextuel pour guider les utilisateurs de votre feuille de calcul.

Excel n’est pas facile, il est puissant. Cela signifie que vous avez des tonnes d’options, comme vous le verrez bientôt. Voyons maintenant les étapes pour créer une liste déroulante Excel plus en détail.

1. Créez une plage nommée

Une façon d’ajouter une liste d’éléments à une liste déroulante à l’aide de la validation des données consiste à ajouter votre liste à une feuille de calcul et nommer la plage de cellules contenant la liste. Vous pouvez ajouter la liste à la même feuille de calcul dans laquelle vous allez ajouter la liste déroulante ou à une autre feuille de calcul. L’utilisation d’une plage nommée de cellules dans une liste déroulante facilite la maintenance.

Nous allons créer une liste déroulante contenant différents types d’aliments sur Sheet2 par exemple. Entrez chaque élément dans une cellule distincte dans une colonne ou une ligne. Sélectionnez les éléments, entrez un nom pour la plage de cellules sélectionnées dans le Boîte de nomet appuyez sur Entrer.

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2. Ajouter la validation des données

Accédez à la feuille de calcul dans laquelle vous souhaitez ajouter votre liste déroulante. Clique le Les données onglet, puis cliquez sur La validation des données dans le Outils de données section.

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Assurez-vous que Réglages l’onglet est actif sur le La validation des données boite de dialogue.

3. Ajouter une plage nommée à la validation des données

Sélectionnez ensuite liste du Autoriser la liste déroulante. Nous allons utiliser le nom de la plage de cellules nommée que nous avons définie pour remplir la liste déroulante. Saisissez le texte suivant dans le La source boîte.

=Food

Remplacer “Nourriture“Avec le nom que vous avez donné à votre cellule. Cliquez sur D’accord.

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le Ignorer le blanc la case est cochée par défaut. Cela vous permet de sélectionner la cellule, puis de désélectionner la cellule sans sélectionner d’élément. Si vous souhaitez exiger la sélection d’une option dans la liste déroulante, décochez la case Ignorer le blanc boîte.

4. Définir le message d’entrée pour la validation des données

Si vous souhaitez qu’un message contextuel s’affiche lorsque la cellule contenant la liste déroulante est sélectionnée, cliquez sur le Message d’entrée languette. Vérifier la Afficher le message d’entrée lorsque la cellule est sélectionnée et remplissez le Titre et Message d’entrée des boites. Vous pouvez également utiliser le Alerte d’erreur pour ajouter un message qui s’affiche lorsqu’une entrée non valide est entrée dans la liste déroulante (par exemple, si quelqu’un tape dans la cellule plutôt que de sélectionner une option). Vérifier la Afficher une alerte d’erreur après la saisie de données non valides boîte. Sélectionner un Style et remplissez le Titre et Message d’erreur des boites.

Cliquez sur D’accord.

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Lorsque vous sélectionnez une cellule contenant une liste déroulante, la flèche vers le bas pour sélectionner une option s’affiche à droite de la cellule. Le bouton fléché vers le bas s’affiche uniquement lorsque la cellule est sélectionnée. Nous allons vous montrer comment afficher une flèche vers le bas à côté d’une liste déroulante tout au long de cet article.

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Si la liste déroulante contient plus de huit éléments, vous verrez une barre de défilement sur la liste déroulante lorsque vous cliquez sur la flèche.

Options avancées de liste déroulante

Maintenant que vous disposez d’une liste déroulante de base, examinons les paramètres avancés d’Excel pour modifier et personnaliser votre liste.

Modifier ou supprimer une plage nommée

Si vous devez modifier ou supprimer une plage nommée, vous devez utiliser le Gestionnaire de noms. Clique le Formules onglet, puis cliquez sur Gestionnaire de noms dans le Noms définis section.

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Pour modifier la plage de cellules d’un nom sur le Gestionnaire de noms boîte de dialogue, sélectionnez Nom dans la liste, puis cliquez sur le bouton de plage de cellules en bas de la boîte de dialogue. Ensuite, sélectionnez la plage de cellules et cliquez à nouveau sur le bouton de plage de cellules sur la version compacte du Gestionnaire de noms boîte de dialogue, de la même manière que nous l’avons décrit dans la section ci-dessus.

Ensuite, cliquez sur la coche verte pour enregistrer la nouvelle plage de cellules pour la sélection Nom.

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Vous pouvez également modifier un Nom en le sélectionnant dans la liste, en cliquant Éditer, en éditant le nom sur le Modifier le nom boîte de dialogue et en cliquant D’accord. Vous pouvez également modifier la plage de cellules sur le Modifier le nom boite de dialogue.

Pour supprimer un nom, sélectionnez Nom dans la liste et cliquez sur Supprimer.

Créer une liste déroulante dépendante

Une liste déroulante dépendante est une liste dans laquelle les options changent en fonction de la sélection dans une autre liste déroulante.

Par exemple, lorsque nous sélectionnons Pizza dans la liste déroulante que nous avons créée dans le Comment créer une liste déroulante section ci-dessus, une deuxième liste déroulante dépendante contient les différents types de pizza. Si vous sélectionnez chinois, les options de la deuxième liste déroulante dépendante contiennent différents types de plats chinois.

Avant de continuer, revenez à la Comment créer une liste déroulante section et créer le principal Nourriture favorite liste déroulante, si vous ne l’avez pas déjà fait.

Maintenant, nous allons créer trois autres listes et les nommer. Entrez une liste pour chacune des options dans votre liste déroulante principale. Sélectionnez l’une des autres listes, entrez un nom pour cette liste dans le Boîte de nom et appuyez sur Entrer. Répétez l’opération pour chaque liste.

Les noms des autres listes doivent correspondre aux options de la liste déroulante principale. Par exemple, l’une de nos trois autres listes contient des types de cookies et est nommée Biscuits, comme indiqué ci-dessous. Les deux autres listes dans l’encadré rouge sur l’image ci-dessous sont nommées Pizza et chinois.

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Avant de créer la liste déroulante dépendante, vous devez sélectionner un élément dans la liste déroulante principale. Peu importe l’option que vous sélectionnez. Sélectionnez ensuite la cellule à laquelle vous souhaitez ajouter la liste déroulante dépendante.

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Clique le Les données onglet, puis cliquez sur La validation des données dans le Outils de données section. Sélectionner liste dans le Autoriser la liste déroulante.

Saisissez le texte suivant dans le La source boîte. Remplacer “$ B $ 2“Avec la référence à la cellule contenant votre liste déroulante principale. Gardez les signes dollar dans la référence de la cellule. Cela indique une référence absolue à la cellule qui ne changera pas même si vous copiez ou déplacez la formule qui fait référence à cette cellule.

=INDIRECT($B$2)

La fonction INDIRECT renvoie la référence spécifiée par une chaîne de texte, dans ce cas, le texte de l’option sélectionnée dans la liste déroulante principale de la cellule B2. Par exemple, si vous sélectionnez chinois dans la liste déroulante principale, = INDIRECTE ($ B $ 2) renvoie le chinois référence. Par conséquent, la deuxième liste déroulante contient le chinois articles.

Cliquez sur D’accord.

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La liste dans le Plat préferé La liste déroulante de l’exemple ci-dessous change en fonction de ce qui est sélectionné dans le Nourriture favorite la liste déroulante.

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Copier et coller une liste déroulante

Si vous devez dupliquer une liste déroulante avec validation des données dans d’autres cellules, copiez et collez la cellule à l’aide de Ctrl + C et Ctrl + V. Cela copie la liste déroulante et le formatage.

Si vous souhaitez simplement copier la liste déroulante avec la validation des données mais PAS la mise en forme, sélectionnez la cellule et copiez-la normalement en utilisant Ctrl + C. Ensuite, allez sur le Accueil onglet et cliquez Pâte dans le Presse-papiers section. Sélectionner Collage spécial.

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Sur le Collage spécial boîte de dialogue, sélectionnez Validation dans le Pâte section. Puis clique D’accord.

Cela copiera uniquement la liste déroulante et non la mise en forme dans la cellule d’origine.

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Remarque: Soyez prudent lorsque vous travaillez avec des listes déroulantes dans Excel. Lorsque vous copiez une cellule qui ne contient pas de liste déroulante sur une cellule qui contient une liste déroulante, la liste déroulante est perdue. Excel ne vous alerte pas et ne vous invite pas à confirmer l’action. Cependant, vous pouvez annuler l’action à l’aide de Ctrl + Z.

Sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes

Étant donné que le bouton fléché vers le bas ne s’affiche sur une liste déroulante que si cette cellule est sélectionnée, il est difficile de savoir quelles cellules contiennent des listes déroulantes. Vous pouvez appliquer un formatage différent aux cellules avec des listes déroulantes. Cependant, vous devez d’abord trouver toutes les listes déroulantes, si vous ne les avez pas déjà formatées. Il existe un moyen de sélectionner toutes les cellules contenant des listes déroulantes, vous permettant de voir où elles se trouvent.

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Sélectionnez d’abord une cellule contenant une liste déroulante. Allez au Accueil onglet et cliquez Rechercher et sélectionner dans le Édition section. Sélectionnez ensuite Aller à spécial.

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Sur le Aller à spécial boîte de dialogue, sélectionnez La validation des données. le Tout option ci-dessous La validation des données sélectionne toutes les cellules auxquelles s’applique une règle de validation des données. le Même L’option sélectionne uniquement les cellules avec des listes déroulantes utilisant le même type de règle de validation des données que celle de la cellule sélectionnée.

Nous acceptons la sélection par défaut de Tout parce que nos listes déroulantes ont des règles légèrement différentes. L’un utilise une plage nommée pour obtenir sa valeur et l’autre utilise la fonction INDIRECT.

Cliquez sur D’accord.

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Nos deux listes déroulantes sont sélectionnées.

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Vous pouvez maintenant formater ces cellules pour les différencier des autres cellules, afin que vous sachiez où se trouvent toutes les listes déroulantes. Si vous préférez ne pas appliquer une mise en forme différente aux listes déroulantes, la section suivante vous montre une autre façon de les rendre toujours visibles.

Rendre la flèche de la liste déroulante toujours visible

Le bouton fléché vers le bas d’une liste déroulante disparaît lorsque la cellule n’est pas sélectionnée. Nous allons contourner ce problème en ajoutant un bouton à flèche vers le bas permanent à droite des listes déroulantes.

Nous avons pris une capture d’écran du bouton fléché vers le bas sur une liste déroulante dans Excel. Nous allons insérer cette image dans la cellule à droite de la liste déroulante. Vous verrez donc un bouton fléché vers le bas même si la liste déroulante n’est pas sélectionnée. Lorsque vous sélectionnez la liste déroulante, le bouton fléché vers le bas de la liste s’affiche sur l’image que nous avons insérée.

Pour commencer, téléchargez le drop-down-arrow.png fichier (faites un clic droit sur ce lien et sélectionnez Enregistrer le lien sous). Ensuite, sélectionnez la cellule à droite d’une liste déroulante et accédez à la Insérer languette.

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Puis clique Des illustrations et sélectionnez Des photos.

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Sur le Insérer une image boîte de dialogue, accédez à l’endroit où vous drop-down-arrow.png fichier et sélectionnez le fichier. Puis clique Insérer.

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L’image est insérée sur le côté gauche de la cellule, comme si elle était connectée à la liste déroulante dans la cellule de gauche. Maintenant, vous savez où se trouve cette liste déroulante et vous pouvez sélectionner cette cellule et le vrai bouton fléché vers le bas s’affiche sur la fausse.

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Supprimer une liste déroulante d’une cellule

Si vous décidez de supprimer la liste déroulante d’une cellule, sélectionnez la cellule et ouvrez le La validation des données comme décrit précédemment, dans la boîte de dialogue Comment créer une liste déroulante (allez à la section Les données onglet et cliquez La validation des données dans le Outils de données section). Clique le Tout effacer , qui est disponible quel que soit l’onglet actuellement sélectionné.

Les options sur le La validation des données Les boîtes de dialogue sont réinitialisées à leurs valeurs par défaut. Cliquez sur D’accord.

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La liste déroulante est supprimée et la cellule est restaurée à son format par défaut. Si une option était sélectionnée lorsque vous avez supprimé la liste déroulante, la cellule est remplie avec la valeur de cette option.

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Si vous ne souhaitez conserver aucune des valeurs lorsque vous supprimez la liste déroulante, vous pouvez copier une cellule vide et la coller sur la cellule contenant la liste déroulante. La liste déroulante est supprimée et la cellule devient une cellule vide.

Faire fonctionner les listes déroulantes pour vous

Tirez pleinement parti des listes déroulantes pour la saisie de données dans Exceller pour être plus productif et vous faciliter la vie. Il existe de nombreux autres contrôles de formulaire disponibles dans le Contrôles section du Développeur onglet que vous pouvez expérimenter dans vos feuilles de calcul.

Comment utilisez-vous les listes déroulantes dans Excel? Partagez vos pensées et vos idées avec nous dans les commentaires ci-dessous. De plus, avez-vous déjà maîtrisé les graphiques Excel?

Moyens Staff
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