Comment définir les messages «Absent du bureau» dans Outlook

Rappelez-vous comment vous avez été accueilli par un tsunami de messages électroniques à votre retour de vacances? Vous avez probablement oublié de définir un message «Absent du bureau» dans votre Microsoft Outlook avant de sortir.

Oui, ce n’est pas un Solution dans une boîte de réception inondée, mais il informe vos contacts avec une lumière orange que vous êtes absent et il y a une raison pour laquelle vous ne pourrez pas répondre en temps opportun. Vos contacts peuvent ensuite suivre sans encombrer votre boîte de réception.

Vous devriez en créer un dès maintenant, avec des messages préenregistrés et une signature électronique professionnelle, pour vous faire gagner du temps à l’avenir. Cela ne vous prendra que quelques minutes dans Outlook.

Comment configurer des réponses automatiques dans Outlook

L’utilisation de la réponse automatique est facile lorsque vous travaillez avec un compte Office 365, Outlook.com (anciennement appelé Hotmail) ou Exchange:

1. Sélectionner Fichier> Réponses automatiques.
2. Dans la zone Réponses automatiques, sélectionnez Envoyer des réponses automatiques.
3. Définissez une plage de temps pour les réponses automatiques. L’heure de début et de fin vous permet de planifier les messages et de couvrir le temps pendant lequel vous serez absent de votre e-mail. Vous n’avez pas non plus besoin de vous souvenir de l’éteindre à votre retour.
4. Utilisez le À l’intérieur de mon organisation onglet pour écrire un message pour les personnes de votre équipe ou de votre entreprise.
5. Utilisez le En dehors de mon organisation pour rédiger un message pour tout courrier provenant de l’extérieur de votre liste de contacts d’entreprise ou d’équipe.
6. Composez et formatez le message d’absence.
7. Cliquez sur D’accord pour enregistrer vos paramètres.

Lorsque Outlook est configuré pour envoyer des réponses automatiques, vous verrez un message sous le ruban qui vous en informe. Sélectionner Éteindre pour désactiver les réponses d’absence automatique pour cet e-mail.

Revenez de votre pause et dans la même boîte de dialogue pour désactiver les réponses automatiques.

Le processus est plus compliqué si vous utilisez un service de messagerie POP ou IMAP tiers comme Gmail ou Yahoo avec Outlook. Vous devrez configurer une règle Outlook et déclencher un fichier modèle pour envoyer le message. Nous devrons malheureusement laisser cela pour un autre didacticiel.