Comment être plus productif sans liste de tâches

Les listes de tâches sont des outils fondamentaux dans notre recherche sans fin pour savoir comment être plus productif. Il existe d’innombrables applications, stratégies, théories et méthodes pour maintenir la liste de tâches la meilleure et la plus productive.

Mais pourrait-on se tromper? La liste de tâches pourrait-elle nous retenir? Beaucoup de gens très productifs disent oui. Et ils ont des idées intéressantes sur la façon d’être plus productif sans utiliser de liste de tâches.

Pourquoi les listes de tâches peuvent être contre-productives

Les listes de tâches présentent certainement des avantages – sinon, nous ne les utiliserions pas en premier lieu. Mais ils présentent également de sérieux inconvénients.

Par exemple, les listes de tâches peuvent devenir un outil majeur de procrastination. Avez-vous déjà décidé de vous asseoir et d’organiser votre liste au lieu de commencer une tâche à ce sujet? Je l’ai certainement – et plus d’une fois. Nous avons l’impression d’être productifs lorsque nous travaillons sur notre liste au lieu de travailler réellement.

D’un autre côté, les listes de tâches nous donnent l’impression de ne jamais en faire assez. À quand remonte la dernière fois que vous avez coché tous les éléments de votre liste? Je pense que je l’ai fait une fois au cours des trois ou quatre dernières années. Même si vous faire découvrez comment être plus productif, vous n’aurez jamais l’impression d’avoir réussi.

L’une des raisons pour lesquelles nous ne vérifions jamais toutes les choses de la liste est que les listes de tâches ne prennent pas en compte le temps. À moins que vous ne conserviez une liste extrêmement détaillée, un projet de 10 heures aura exactement la même apparence qu’un projet de 10 minutes. Et vous vous sentez très productif si vous cochez de nombreuses petites tâches moins importantes qui ne prennent que quelques minutes.

Tous ces choix peuvent sembler agréables car vous avez toujours quelque chose vous pouvez travailler, mais les listes de tâches nous submergent de choix. Si vous avez 47 choses sur votre liste, votre cerveau commence à riposter. Il est submergé et des émotions négatives commencent à faire surface. Et puis vous devenez paralysé et ne finissez par rien faire.

Bien sûr, beaucoup de gens trouvent que les listes de tâches les aident à être plus productifs. Trouver le système de productivité parfait pour votre propre vie est la première étape pour déterminer comment faire plus en une journée. Que vous utilisiez une liste de tâches ou non, c’est à vous de décider.

Mais je vous encourage à réfléchir à la façon dont vous pourriez être plus productif en apportant les modifications suivantes à votre régime de productivité quotidien.

Vivre dans votre calendrier

Daniel Markowitz, dans un pièce pour Harvard Business Review, présente une alternative aux listes de tâches qu’il appelle «vivre dans votre calendrier». L’idée est simple: retirez vos tâches de votre liste, estimez leur durée et déplacez-les dans votre calendrier.

Planification des tâches – ne pas le simple fait d’utiliser votre calendrier comme liste de tâches a de nombreux avantages. Beaucoup de gens trouvent qu’en voyant du temps dédié à des activités spécifiques, ils sont plus susceptibles de faire ces tâches et de rester concentrés. D’autres rapportent que cela les empêche d’essayer de trop planifier en une journée.

Avoir un rappel visuel du nombre de choses sur lesquelles vous travaillez vous aidera à hiérarchiser vos projets en cours et à déterminer si vous pouvez dire «oui» aux nouveaux.

Interview de Kevin Kruse «Plus de 200 milliardaires, olympiens, étudiants de droite et entrepreneurs» sur la gestion du temps et comment être plus productif. Selon vous, combien ont déclaré utiliser une liste de choses à faire? Pas une. Mais beaucoup d’entre eux vivaient dans leurs calendriers.

Nous avons discuté du blocage du temps dans le passé, et c’est exactement ce dont nous parlons ici. Définissez des heures précises pendant lesquelles vous travaillerez sur des tâches spécifiques et respectez votre calendrier.

Suivez la règle des deux minutes

L’une des raisons pour lesquelles les listes de tâches se remplissent si rapidement est que nous y mettons souvent des tonnes de petites tâches. C’est là que les choses commencent à devenir écrasantes et que nous sommes stressés. L’une des meilleures méthodes pour résoudre ce problème est de suivre les règle de deux minutes. Si une tâche prend moins de deux minutes, ne la mettez pas sur une liste – faites-la.

Cela gardera un nombre choquant d’articles hors de votre liste. Activez votre carte de crédit, retournez cet e-mail, levez-vous et étirez-vous, vous serez étonné de voir combien de choses vous pouvez faire en deux minutes. Et cela se traduit directement par la suppression d’éléments de votre liste. Finalement, vous constaterez peut-être que vous n’avez pas du tout besoin d’une liste!

Focus sur le développement des habitudes

Vous connaissez les grandes choses que vous devez accomplir. Ce sont les petits qui remplissent votre liste de tâches et s’habituent à tergiverser sur les choses les plus importantes. Des éléments comme «nettoyer la maison», «acheter des produits d’épicerie» et «gérer le courrier électronique» restent souvent sur votre liste pendant des jours, vous narguant à plusieurs reprises.

C’est là que les habitudes sont utiles.

Prenez l’habitude de gérer votre boîte de réception pendant 30 minutes chaque après-midi avant de quitter le travail. Ou tout de suite le matin. Commencez à faire l’épicerie certains jours de la semaine après le travail. Retourner les appels téléphoniques un certain jour de la semaine.

Vous pouvez prendre l’habitude de tout. Et lorsque vous avez créé plus d’habitudes, vous pouvez supprimer plus de choses de votre liste de tâches. Finalement, vous ne serez plus que les grands, et c’est à ce moment que le blocage du temps et le calendrier commencent vraiment à avoir un effet positif.

Automatiser et déléguer de petites tâches

Encore une fois, ce sont les petites choses qui remplissent votre liste et vous stressent. L’automatisation peut grandement contribuer à résoudre ce problème. Vous pouvez automatiser vos finances afin de ne rien avoir à faire du tout – et cela vous fera gagner beaucoup de temps. Vous pouvez également automatiser les e-mails de suivi, ce qui (en fonction du nombre d’e-mails que vous envoyez) pourrait vous faire gagner des heures chaque semaine.

Avec IFTTT ou Zapier, vous pouvez automatiser à peu près n’importe quelle tâche numérique. La technologie de la maison intelligente vous permet d’automatiser les choses autour de votre maison. Vous pouvez également utiliser un Arduino pour automatiser votre maison.

Lorsque vous ne pouvez pas automatiser quelque chose, envisagez de le déléguer à quelqu’un d’autre. Il est difficile de demander de l’aide, mais cela peut faire une grande différence dans votre vie. Vous pouvez déléguer à la maison: demandez à votre conjoint ou à vos enfants de vous aider dans la maison. Ou au travail: demandez à une personne mieux placée de terminer une tâche pour la reprendre à votre place. Vous pouvez même déléguer parmi vos amis: demandez à quelqu’un d’autre de planifier le prochain rassemblement pour vous faire gagner du temps.

Si vous n’avez pas de personnes autour de vous qui peuvent assumer des tâches, pensez à embaucher un assistant. Les assistants virtuels (VA) sont relativement abordables, surtout si vous ne les embauchez que quelques heures par semaine, et peuvent prendre en charge de nombreuses tâches répétitives pour vous. Si vous cherchez des moyens d’être plus productif, un VA est difficile à battre.

Il faut du temps pour que l’automatisation et la délégation soient opérationnelles, mais une fois que vous l’avez fait, vous serez étonné de voir combien de choses vous n’avez plus besoin de mettre sur une liste.

Ou changez la façon dont vous créez vos listes

Si vous planifiez tout, appliquez la règle des deux minutes, améliorez vos habitudes et trouvez des moyens d’automatiser et de déléguer, il y a de fortes chances que vous n’ayez plus besoin de votre liste de tâches. Si vous n’êtes pas encore prêt à faire le saut, pensez à changer la façon dont vous créez votre liste de tâches.

Ma méthode préférée pour cela est d’adopter le liste de tâches en trois points. C’est exactement ce que cela ressemble: vous ne mettez que trois choses dessus.

Lorsque vous savez que vous êtes limité à trois éléments, vous ne notez que les tâches les plus importantes de votre journée sur papier. Cela vous encourage à vous concentrer sur les grands problèmes et à laisser les plus petits se mettre en place plus tard.

Ce ne sera pas facile. Mais je vous encourage fortement à essayer. Réduire le nombre d’articles sur votre liste peut être une expérience très libératrice.

Tuez vos listes de tâches et soyez plus productif

Si vous voulez des conseils sur la façon d’avoir une vie plus productive, vous pourriez être surpris de ma suggestion que vous cherchiez une alternative à votre liste de choses à faire. Cela va à l’encontre de nombreux conseils que vous avez déjà lus. Et ça va être vraiment bizarre.

Il existe des preuves convaincantes que c’est une bonne façon de procéder. La recherche de moyens d’être plus productif ne s’arrête jamais. Mais se débarrasser de votre liste de tâches est une bonne prochaine étape.

Utilisez-vous toujours une liste de tâches? Ou utilisez-vous votre calendrier? Comment restez-vous productif? Partagez votre opinion dans les commentaires ci-dessous!