Comment éviter le courrier indésirable Outlook et l’encombrement des e-mails

Si vous recevez beaucoup de courrier indésirable et d’encombrement dans votre boîte de réception, il peut être difficile de trouver les messages que vous souhaitez réellement lire. Pour vous aider, nous avons rassemblé certaines des meilleures méthodes pour éviter les e-mails inutiles dans Outlook.

En utilisant le système de filtrage intégré, en approuvant et en bloquant les expéditeurs, en appliquant des règles, etc., vous pouvez vous assurer que vous ne voyez que les e-mails légitimes qui vous intéressent.

Si vous avez votre propre méthode à partager, assurez-vous de nous le faire savoir dans la section commentaires.

1. Ajustez le filtre indésirable

Outlook dispose d’un système de filtrage qui vérifiera automatiquement votre courrier électronique entrant, déterminera s’il s’agit d’un courrier indésirable, puis le déplacera vers un emplacement approprié. Il existe différents niveaux de système, chacun offrant un niveau de protection différent. Pour modifier vos paramètres, accédez à la Accueil onglet et accédez à Courrier indésirable> Options de courrier indésirable…

Par défaut, il n’y aura pas de filtrage automatique, mais si vous avez défini des expéditeurs bloqués, ils seront déplacés vers le dossier indésirable. Vous pouvez le définir Faible pour filtrer les déchets évidents, Haute pour attraper la plupart des courriers indésirables, mais avec une chance qu’un e-mail normal soit également intercepté, ou Listes sécurisées uniquement pour recevoir des e-mails uniquement de ceux que vous avez approuvés.

Options de courrier indésirable Outlook

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Vous pouvez également choisir de Supprimer définitivement le courrier indésirable suspecté au lieu de le déplacer vers le dossier Courrier indésirable, mais cela n’est pas recommandé. Si vous choisissez cette option, certains e-mails réels pourraient être signalés de manière incorrecte et vous ne pourrez pas les récupérer.

2. Utilisez le dossier Clutter

Si vous disposez d’Office 365 pour les entreprises, vous pouvez utiliser une fonctionnalité appelée Clutter. Activé par défaut, Clutter analyse un message et juge s’il le classera dans votre boîte de réception ou dans votre dossier Clutter.

Le système examinera différentes parties du message, comme qui est l’expéditeur et s’il s’agit d’une conversation à laquelle vous avez participé. Il déterminera quoi faire avec l’e-mail en fonction de vos habitudes de lecture précédentes. Vous pouvez aider le système à apprendre en déplaçant un message vers Clutter en clic droit et aller à Déplacer> Déplacer vers Clutter. De même, vous pouvez déplacer un message vers la boîte de réception en clic droit un message dans Clutter et aller à Déplacer> Déplacer vers la boîte de réception.

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Fonction Outlook Clutter

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Si vous ne souhaitez pas utiliser Clutter, vous devrez le désactiver via la version Web d’Outlook. Une fois connecté, cliquez sur le icône de rouage et accédez à Options> Mail> Traitement automatique> Clutter. Une fois ici, décochez la case Éléments séparés identifiés comme encombrement et cliquez sauver.

3. Regardez les conseils de sécurité

Si vous exécutez Office 365 et utilisez un serveur Exchange, des conseils de sécurité colorés s’affichent en haut de certains messages pour vous alerter de la nature de son contenu. Ces indicateurs indiqueront si le message est suspect, inconnu, fiable ou sûr.

Les personnes marquées comme suspectes ont échoué l’authentification de l’expéditeur ou sont soupçonnées d’usurpation de messages. Il est recommandé de supprimer ces e-mails sans interagir avec eux, bien que vous puissiez choisir de Afficher le contenu bloqué si vous êtes sûr que c’est sûr.

Conseils de sécurité pour la messagerie Outlook

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Ceux marqués comme inconnus sont soupçonnés d’être du spam et sont déplacés vers le dossier indésirable. Vous pouvez cliquer Ce n’est pas du spam pour le déplacer dans votre boîte de réception. Si le message est fiable ou sécurisé, aucune action n’est requise, mais vous recevrez un conseil de sécurité pour vous rassurer quant à l’authenticité du message.

4. Bloquer et approuver les expéditeurs

Vous pouvez bloquer et approuver les expéditeurs dans Outlook; soit une adresse e-mail spécifique, soit un domaine entier. Pour bloquer un expéditeur d’e-mail, clic-droit le message et allez à Courrier indésirable> Bloquer l’expéditeur. Désormais, tout message reçu de cette adresse e-mail sera automatiquement placé dans votre dossier indésirable.

Vous pouvez gérer cette liste à tout moment en accédant au Accueil onglet, puis Courrier indésirable> Options de courrier indésirable… et passer au Expéditeurs bloqués languette. Ici, vous pouvez utiliser les boutons pour Ajouter, Éditer, et Retirer entrées de la liste. Ici, vous pouvez ajouter une adresse e-mail spécifique ou simplement un domaine entier – par exemple, soit [email protected] ou juste example.com.

Expéditeurs approuvés de contacts Outlook

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La fenêtre Options de courrier indésirable est également l’endroit où vous pouvez approuver les expéditeurs. Passer au Expéditeurs sûrs onglet pour cela. Ici, vous pouvez ajouter des adresses e-mail ou des domaines auxquels Outlook doit toujours faire confiance. Cela signifie que les messages de ces expéditeurs ne seront jamais envoyés dans votre dossier indésirable et que toutes les images qu’ils contiennent seront automatiquement affichées.

Vous pouvez cocher pour Faire également confiance aux e-mails de mes contacts et Ajouter automatiquement les personnes que j’envoie un e-mail à la liste des expéditeurs approuvés pour accélérer la gestion et vous éviter d’avoir à ajouter manuellement un grand nombre d’adresses.

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5. Filtrer avec des règles

L’utilisation de règles dans Outlook est un excellent moyen de prendre le contrôle de votre boîte de réception. En spécifiant les conditions, vous pouvez ensuite déterminer l’action entreprise. Par exemple, vous pouvez déplacer automatiquement les e-mails de certaines personnes vers un dossier particulier. Ou vous pourriez avoir des e-mails avec des mots particuliers automatiquement classés par couleur.

Pour démarrer dans le client Outlook, accédez à la Accueil onglet et cliquez Règles> Créer une règle… Si vous aviez déjà un e-mail ouvert, certaines options seront présélectionnées, mais vous pouvez cliquer sur Options avancées… pour personnaliser entièrement la règle. Sélectionnez d’abord les conditions souhaitées, puis cliquez sur la valeur soulignée pour spécifier la description de la règle. Puis clique Prochain pour déterminer quoi faire avec les messages qui correspondent à ces conditions. Puis clique terminer.

Assistant de règles Outlook

Vous pouvez réaliser des choses similaires dans la version Web d’Outlook. Clique le icône de rouage en haut à droite puis cliquez sur Gérer les règles> Nouveau. Cependant, les options disponibles seront plus limitées par rapport au client de bureau.

Pour plus d’informations sur la configuration des règles dans Outlook, consultez notre guide sur la gestion de votre boîte de réception avec des règles.

Contrôlez votre boîte de réception

L’utilisation de certaines des méthodes ci-dessus vous aidera à prendre le contrôle de votre boîte de réception, à filtrer le courrier indésirable et à accéder rapidement aux e-mails que vous souhaitez réellement lire. Consultez notre guide sur l’amélioration de votre flux de travail Outlook si vous souhaitez être encore plus efficace avec la gestion de votre messagerie.

N’oubliez pas que certains spams peuvent encore passer entre les mailles du filet et atterrir dans votre boîte de réception. Si vous ne reconnaissez pas l’expéditeur ou le contenu, méfiez-vous. Surtout, procédez avec prudence s’il y a une pièce jointe d’e-mail dangereuse.

Utilisez-vous l’une des méthodes ci-dessus pour éviter l’encombrement des e-mails? Avez-vous vos propres conseils à partager?

Moyens Staff
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