Comment faire une longue colonne en plusieurs colonnes dans Excel

Trop de données dans une seule colonne peut rendre votre feuille de calcul Microsoft Excel plus difficile à lire. Pour l’améliorer, vous devriez envisager de diviser votre colonne en utilisant les fonctionnalités «Texte en colonnes» ou «Remplissage flash».

«Text to Columns» remplacera votre seule colonne par plusieurs colonnes utilisant les mêmes données. «Flash Fill» répliquera les données, les divisant en nouvelles colonnes individuelles tout en laissant la colonne d’origine intacte.

Comment utiliser du texte dans des colonnes dans Excel

Microsoft Excel comprend une fonctionnalité spéciale qui vous permet de fractionner des colonnes très longues. Pour ce faire, il sépare les colonnes à l’aide de délimiteurs, comme des virgules ou des points-virgules, qui divisent les données.

La fonctionnalité fonctionne en utilisant le texte en colonnes, auquel vous pouvez accéder à partir de l’onglet «Données» dans votre barre de ruban Microsoft Excel.

Bientôt: Comment utiliser du texte dans des colonnes comme un Excel Pro

Pour tester cette fonctionnalité, nous utiliserons un ensemble de données (une liste d’employés, indiquant les noms, les dates de naissance et d’autres informations) dans une seule colonne. Chaque section de données est dans une seule cellule, séparée par un point-virgule.

Données, dans une seule colonne, dans Microsoft Excel

Vous devrez d’abord sélectionner les cellules contenant vos données (cellules A1 à A12 dans l’exemple ci-dessus).

Dans l’onglet «Données» d’Excel, cliquez sur le bouton «Texte en colonnes» dans la section «Outils de données».

Pour accéder au texte en colonnes dans Excel, cliquez sur Données data-recalc-dims= Texte en colonnes” width=”650″ height=”184″ onload=”pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);” onerror=”this.onerror=null;pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);”>

Cela fera apparaître la fenêtre «Assistant de conversion de texte en colonnes» et vous permettra de commencer à séparer vos données. Dans les options, sélectionnez le bouton radio «Délimité» et cliquez sur «Suivant» pour continuer.

Dans l'assistant de conversion de texte en colonnes, choisissez Délimité, puis cliquez sur Suivant pour continuer

Par défaut, Excel choisira d’essayer de séparer vos données de colonne unique par chaque onglet qu’il trouve. C’est bien, mais pour notre exemple, nous utilisons des données séparées par des points-virgules.

Choisissez votre option de délimiteur dans le menu latéral. Pour notre exemple, notre délimiteur choisi est un point-virgule.

Options de délimiteur de texte à colonne dans Microsoft Excel, avec point-virgule sélectionné

Vous pouvez voir à quoi ressembleront les données converties dans la section «Aperçu des données» en bas du menu.

Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur «Suivant» pour continuer.

Confirmez que vos données sont correctes dans le menu Texte dans la colonne, puis cliquez sur Suivant

Vous devrez maintenant définir les types de cellules pour chaque colonne. Par exemple, si vous avez une colonne avec des dates, vous pouvez définir le format de date approprié pour cette colonne. Par défaut, chaque colonne sera définie sur le paramètre «Général».

En utilisant cette option, Excel tentera de définir automatiquement le type de données pour chaque colonne. Pour les définir manuellement, cliquez d’abord sur votre colonne dans la section «Aperçu des données». À partir de là, sélectionnez le type de données approprié dans la section «Format des données de colonne».

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Si vous souhaitez ignorer complètement une colonne, sélectionnez votre colonne, puis choisissez l’option «Ne pas importer de colonne (Ignorer)». Cliquez sur «Terminer» pour commencer la conversion.

Confirmez les options de mise en forme de la colonne, puis cliquez sur Terminer pour confirmer le processus de conversion du texte en colonne dans Excel

Votre colonne unique séparera chaque section, à l’aide des délimiteurs, en colonnes individuelles en utilisant les options de formatage de cellule que vous avez sélectionnées.

Données dans Excel, séparées à l'aide de la fonctionnalité Texte en colonne

Comment utiliser le remplissage Flash dans Excel

Si vous souhaitez conserver vos données d’origine intactes, tout en séparant les données, vous pouvez utiliser la fonction “Remplissage Flash” à la place.

En utilisant notre exemple de liste d’employés, nous avons une seule ligne d’en-tête de colonne (colonne A), avec un séparateur de point-virgule séparant chaque bit de données.

Données, séparées par un délimiteur, dans Microsoft Excel

Pour utiliser la fonction «Remplissage Flash», commencez par taper les en-têtes de colonne de la ligne 1. Pour notre exemple, «ID employé» irait dans la cellule B1, «Prénom» dans la cellule C1, etc.

Pour chaque colonne, sélectionnez votre ligne d’en-tête. Commencez par B1 (l’en-tête «Employee ID» dans cet exemple) puis, dans la section «Data Tools» de l’onglet «Data», cliquez sur le bouton «Flash Fill».

Sélectionnez votre cellule d'en-tête de colonne, puis cliquez sur Données data-recalc-dims= Remplissage Flash” width=”650″ height=”310″ onload=”pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);” onerror=”this.onerror=null;pagespeed.lazyLoadImages.loadIfVisibleAndMaybeBeacon(this);”>

Répétez l’action pour chacune de vos cellules d’en-tête (C1, D1, etc.) pour remplir automatiquement les nouvelles colonnes avec les données correspondantes.

Si les données sont correctement formatées dans votre colonne d’origine, Excel séparera automatiquement le contenu en utilisant la cellule d’en-tête d’origine (A1) comme guide. Si vous recevez une erreur, saisissez la valeur suivante dans la séquence dans la cellule sous votre cellule d’en-tête, puis cliquez à nouveau sur le bouton «Remplir Flash».

Dans notre exemple, ce serait le premier exemple de données dans la cellule B2 («101») après la cellule d’en-tête dans B1 («Employee ID»).

Données dans Microsoft Excel, prêtes pour la fonction Flash Fill

Chaque nouvelle colonne se remplira avec les données de la colonne d’origine, en utilisant la première ou la deuxième ligne initiale comme guide pour choisir les données correctes.

Données séparées à l'aide de la fonction de remplissage flash dans Excel

Dans l’exemple ci-dessus, la longue colonne (colonne A) a été séparée en six nouvelles colonnes (B à G).

La disposition des lignes 1 à 12 étant la même, la fonction «Flash Fill» est capable de copier et de séparer les données, en utilisant la ligne d’en-tête et le premier bit de données.

Moyens Staff
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