Comment fusionner plusieurs documents Word dans Microsoft Office 2016

Même si Microsoft Word prend désormais en charge la collaboration entre plusieurs personnes sur des documents (via l’application Web ou un abonnement Office 365), il vous faudra parfois fusionner plusieurs documents Word ensemble.

Bien sûr, vous pouvez simplement copier et coller le contenu d’un document dans un autre, mais ce n’est pas la manière la plus pratique d’obtenir le résultat souhaité. Heureusement, Word propose plusieurs façons de fusionner plusieurs documents ensemble.

Dans cet article, je vais expliquer quatre méthodes:

  1. Fusion de deux versions du même document.
  2. Fusion de plusieurs versions du même document.
  3. Fusion de commentaires, mise en forme, etc.
  4. Fusion du texte de plusieurs documents différents.

Fusion de deux versions du même document

Si vous avez deux versions légèrement différentes du même document, il peut être fastidieux – sinon impossible – de trouver les petites différences.

Word fournit un moyen de comparer les différences entre les deux, puis de les fusionner dans un seul fichier.

Pour comparer les deux versions

Avant de procéder à la fusion, il est prudent d’étudier les différences entre les deux fichiers. Vous pourriez décider que vous ne voulez pas les combiner après tout. Je vais vous guider à travers le processus en utilisant deux versions d’un BBC News report à propos d’une sonde Mars.

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Voici l’original:

Microsoft Word compare les documents d'origine

Et voici ma version légèrement modifiée:

Microsoft Word compare les documents révisés

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Pour commencer, ouvrez le document d’origine et accédez à Examen> Comparer> Comparer. Si l’option Comparer les documents n’est pas disponible, votre document est probablement protégé. Pour le déprotéger, accédez à Fichier> Info> Protéger le document et supprimez toutes les restrictions.

Microsoft Word comparer les documents comparer

Dans la nouvelle fenêtre, remplissez le Document original boîte avec un fichier, et le Document révisé boîte avec un autre. Vous pouvez également ajouter une étiquette personnalisée aux modifications.

Microsoft Word compare les documents

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Word ouvrira automatiquement un nouveau document. Les révisions sont affichées dans une colonne à gauche (1), les documents comparés sont affichés dans le panneau central (2) et les deux originaux sont affichés dans la colonne de droite (3). Vous pouvez masquer les documents source en suivant Comparer> Afficher les documents source> Masquer le document source.

Microsoft Word compare les documents toutes les versions

Pour fusionner les deux versions

Maintenant, vous avez toutes les différences parfaitement affichées dans un seul fichier, mais c’est toujours un gâchis. Comment déterminez-vous les modifications que vous souhaitez conserver et celles que vous souhaitez supprimer?

Vous avez deux options. Vous pouvez parcourir manuellement le document et modifier chaque modification à votre guise (rappelez-vous, le texte ajouté est souligné, le texte supprimé est affiché avec barré). Modifier le document comme celui-ci est bien pour les documents plus courts, mais vous avez toujours tendance à manquer des choses si vous travaillez sur un long document comme un livre.

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Microsoft Word compare les documents Accepte les modifications

Une méthode plus efficace consiste à utiliser la liste des révisions dans la colonne de gauche. Vous pouvez soit cliquer avec le bouton droit sur chaque modification et sélectionner J’accepte ou Rejeterou vous pouvez placer votre curseur sur le texte sous chaque révision répertoriée et la modifier en conséquence. Word mettra automatiquement à jour le texte du document principal au fur et à mesure que vous travaillez.

Dans l’image ci-dessous, vous pouvez voir que j’ai travaillé sur toutes les modifications. Le nombre de révisions affiche désormais zéro, et j’ai un document dans lequel j’ai accepté ou rejeté toutes mes modifications. Enregistrez le document final de la manière habituelle.

microsoft word compare docs final

Fusion de plusieurs versions du même document

Il est facile de comparer deux et de fusionner deux versions d’un même document. Mais qu’en est-il si vous avez plusieurs versions du même fichier, peut-être parce que vous l’avez envoyé à plusieurs personnes pour leur entrée?

Encore une fois, ouvrez le document d’origine et dirigez-vous vers Examen> Comparer. Cette fois, vous devez sélectionner Combiner au lieu.

Mettez le premier document que vous souhaitez fusionner dans le Document révisé et donnez une étiquette aux modifications. Cliquez sur D’accord.

Une fois que vous avez le document combiné, allez à Révision> Comparer> Combiner encore. Mettez le fichier fraîchement combiné dans le Version originale champ et ajouter le document suivant à Version révisée. Continuez à répéter le processus pour chaque copie du fichier, en vous assurant de donner à chaque document révisé une étiquette unique.

Microsoft Word compare plusieurs documents

Lorsque vous avez terminé, vous vous retrouverez avec un document combiné qui montre les changements de chaque personne dans une couleur différente. Comme précédemment, faites un clic droit sur chaque modification et sélectionnez J’accepte ou Rejeter pour créer votre copie finale.

Fusionner les commentaires, la mise en forme, etc.

La fusion de documents peut aller au-delà de simples modifications du texte. Vous souhaiterez peut-être fusionner et conserver les commentaires, la mise en forme, les en-têtes, les pieds de page et bien plus encore.

Word rend le processus indolore. La méthodologie de comparaison et / ou de combinaison du document est la même, mais lorsque vous avez accédé à Examen> Comparer> Comparer, clique le Plus >> bouton.

Microsoft Word compare les documents avancés

Vous serez présenté avec une longue liste d’options. Lorsque vous avez sélectionné vos préférences, cliquez sur D’accord. Vous pouvez procéder à l’acceptation ou au rejet des modifications de la même manière qu’auparavant.

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Fusion du texte de plusieurs documents différents

La dernière partie de ce didacticiel examinera comment fusionner le texte de documents complètement différents.

Comme mentionné au début, vous pouvez copier et coller le texte, mais ce n’est pas toujours pratique, en particulier sur les longs documents. Une meilleure méthode consiste à utiliser les outils intégrés de Word.

Je vais fusionner l’article de la BBC sur la sonde Mars avec Version de Space.com de la même histoire.

Ouvrez le premier document. C’est le fichier auquel vous ajouterez tous les futurs fichiers. Aller à Insertion> Objet> Texte du fichier et recherchez le document que vous souhaitez fusionner.

Microsoft Word fusionner le texte

Le texte sera inséré où que se trouve votre curseur, assurez-vous donc qu’il se trouve à l’emplacement souhaité avant de continuer. Word conservera toute la mise en forme du document d’origine. Dans l’exemple ci-dessous, j’ai mis l’histoire de Space.com dans une couleur et une police différentes pour illustrer le point.

Microsoft Word fusionné final

Répétez le processus pour chaque document que vous souhaitez ajouter et enregistrez-le lorsque vous avez terminé.

Des problèmes?

Je vous ai donné un guide étape par étape qui couvre les quatre façons les plus courantes de fusionner des documents et j’espère que cela vous a facilité la vie dans Microsoft Office.

Cependant, j’apprécie que des complications puissent survenir. Avez-vous rencontré des difficultés? Nous sommes toujours heureux de vous aider.

Laissez vos problèmes et requêtes dans les commentaires ci-dessous et nous ferons de notre mieux pour vous aider.

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