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Comment Google Drive peut vous aider à rester organisé lorsque vous rentrez à l’école

Que ce soit au lycée ou au collège, vous êtes occupé. En plus de vous précipiter aux cours, vous emballez dans un emploi, de la famille, des amis, des clubs, des sports et plus encore. Donc, il est important de rester aussi organisé que possible, en particulier avec votre travail scolaire.

Google Drive fournit un système simple et fonctionnel pour la gestion et le stockage de fichiers, ainsi que pour le partage et la collaboration. Avec ces conseils et astuces pratiques, vous pouvez bien commencer l’année scolaire.

Commencer par les dossiers

Créer des dossiers

L’un des meilleurs moyens d’organiser Google Drive pour l’école est de commencer par créer un dossier pour chaque trimestre. Par exemple, vous pouvez créer un dossier nommé Lincoln High Fall 2016 ou State University Term 3. Ensuite, dans le dossier de termes applicable, créez un sous-dossier pour chaque classe, comme Calculus, Human Body, Nutrition ou Psychology.

GoogleDriveNewFolder

Pour aller plus loin, vous pouvez créer des dossiers supplémentaires dans les sous-dossiers de classe pour certains projets et affectations. Par exemple, dans Nutrition, vous pouvez créer des dossiers pour la semaine 1 et la semaine 2 ou le projet d’ingrédients et l’essai de restaurant. Cette méthode structurée vous permet de rester organisé facilement et de trouver rapidement ce dont vous avez besoin.

GoogleDriveSubSubFolders

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Pour créer un nouveau dossier, cliquez sur Nouveau > Dossier ou faites un clic droit et sélectionnez Nouveau dossier. De plus, gardez à l’esprit que tous les dossiers, sous-dossiers et fichiers contenus peuvent être affichés sous forme de liste ou de grille et peuvent également être triés par nom, date de modification ou date d’ouverture. Cette flexibilité vous permet de visualiser votre disque exactement comme vous le souhaitez.

GoogleDriveFormatAndSort

Dossiers à colorier

Une fois que vous avez créé vos dossiers et sous-dossiers, leur attribuer des noms raisonnables est évident. Mais, Google Drive vous permet également d’attribuer des couleurs à vos sous-dossiers. Associer une couleur à la classe et l’attribuer au sous-dossier vous permet de localiser les éléments en un coup d’œil et lorsque vous êtes pressé. Pour attribuer une couleur, faites un clic droit sur le dossier, placez votre souris dessus Changer de couleur, puis faites votre choix de couleur.

GoogleDriveFolderColor

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Travailler avec des fichiers

Téléchargement de fichiers

Vous pouvez télécharger et enregistrer divers types de documents et de supports sur Google Drive. Des documents PDF et texte aux images et fichiers audio, vous êtes couvert par les types les plus courants. Accédez au dossier ou au sous-dossier dans lequel vous souhaitez télécharger le fichier. Puis sélectionnez Nouveau > Téléchargement de fichiers ou cliquez avec le bouton droit sur un espace vide dans le dossier et choisissez Télécharger des fichiers depuis votre menu contextuel. Ensuite, accédez simplement à l’emplacement du fichier et cliquez sur Ouvert.

GoogleDriveUploadFile

Déplacer des fichiers

Si vous commencez à enregistrer des fichiers et des images avant de créer les dossiers et sous-dossiers, il existe un moyen simple de déplacer ces éléments pour maintenir la fluidité de votre organisation. Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers à la fois en les faisant glisser ou en maintenant la touche Contrôle (Ctrl) lorsque vous cliquez sur chacun d’eux. Ensuite, faites-les simplement glisser et déposez-les dans le dossier ou sous-dossier approprié.

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Vous pouvez également sélectionner l’élément et choisir Déménager à dans le menu contextuel. Ensuite, avancez ou reculez pour sélectionner votre dossier.

Création de fichiers

Un autre moyen formidable de rester organisé pour l’école avec Google Drive consiste à créer vos fichiers avec les fonctionnalités de Google. Ceci est particulièrement utile si vous ne possédez pas de logiciels tels que Microsoft Office ou les applications iWork d’Apple. Cliquez Nouveau puis choisissez votre application.

GoogleDriveCreateNewFile

Google propose des documents, des feuilles de calcul, des diapositives, des formulaires, des dessins et Mes cartes, qui peuvent tous être créés, modifiés et partagés à partir de Google Drive. Si vous souhaitez télécharger un fichier que vous avez créé avec l’une de ces applications Google, cela peut également être fait en utilisant une variété de formats courants.

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GoogleDriveDownloadAs

Ainsi, si vous devez créer spécifiquement une présentation Microsoft PowerPoint pour la classe, par exemple, un document Google Slides peut être téléchargé en tant que fichier .pptx pour PowerPoint.

Partage et collaboration

De nombreux enseignants et professeurs attribuent des projets de groupe à leurs cours. Pour beaucoup d’étudiants, ce sont des devoirs stressants. Mais, grâce aux fonctionnalités de partage et de collaboration de Google Drive, vous pouvez contribuer à réduire ce stress en organisant le projet, en restant à jour et en joignant facilement vos camarades de classe.

Partage de dossiers

Il se peut que vous ne souhaitiez pas souvent partager un dossier entier; cependant, pour les projets de groupe, c’est une excellente façon d’organiser la mission. Par exemple, si vous avez un projet de groupe pour votre classe Nutrition, vous pouvez créer un dossier dans ce sous-dossier de classe spécifiquement pour le projet.

Pour partager un dossier, sélectionnez-le, puis cliquez sur le bouton Partager dans la barre de navigation supérieure ou cliquez avec le bouton droit sur le dossier et choisissez Partager. Vous pouvez ensuite saisir le lien partageable et l’envoyer à vos camarades de classe ou saisir leurs adresses e-mail pour qu’il leur soit envoyé directement. La fonctionnalité comprend également des options permettant aux personnes que vous invitez de pouvoir modifier ou afficher uniquement le dossier.

GoogleDriveFolderShare

Partage de fichiers

Pour les moments où un projet de groupe n’implique qu’un seul fichier plutôt qu’un dossier entier, les options de partage sont tout aussi simples et sont dotées de fonctionnalités de collaboration extrêmement pratiques. Pour partager un certain fichier, les actions sont les mêmes que pour partager un dossier. Vous pouvez soit utiliser le Partager ou cliquez avec le bouton droit de la souris et utilisez le menu contextuel.

GoogleDriveFileShare

Collaboration avec des commentaires

Avec les fichiers, vous disposez d’une option de partage supplémentaire au-delà de la capacité de vos camarades de classe à modifier ou afficher. Vous pouvez choisir d’autoriser leurs commentaires sur les documents. Ceci est particulièrement utile pour la collaboration car les commentaires sont contenus directement dans le document, sont traçables et peuvent inclure des notifications; tout en sélectionnant le commentaires bouton dans le document. Cette fonctionnalité offre une méthode de collaboration fluide et organisée.

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Trucs et astuces supplémentaires

La barre latérale Afficher les détails

Cet outil pratique vous tient au courant de tous les détails et activités des éléments de votre lecteur. Cliquez simplement sur Afficher les détails bouton de la navigation supérieure. Vous pouvez alors voir rapidement les détails, y compris la date de modification, l’emplacement s’il s’agit d’un fichier, et qui l’a modifié en dernier, ainsi que l’activité la plus récente.

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Raccourcis clavier

Pour effectuer rapidement des actions telles que se déplacer dans votre lecteur, créer des fichiers et accéder à d’autres emplacements, Google Drive propose de nombreux raccourcis clavier. Vous pouvez y accéder en cliquant sur le Paramètres bouton de la navigation supérieure, puis en choisissant Raccourcis clavier. Il existe également un lien pour afficher tous les raccourcis disponibles dans le centre d’aide. Leur utilisation peut vous aider à parcourir votre lecteur et à effectuer diverses actions sans la souris.

GoogleDriveKeyboardShortcuts

Application mobile

Que vous soyez au lycée ou à l’université, vous êtes toujours en déplacement, il est donc très pratique d’avoir Google Drive sur votre appareil mobile. Accédez aux dossiers et aux fichiers, affichez l’activité sur les éléments et partagez avec d’autres personnes directement depuis l’application. Il est disponible gratuitement sur les deux Android et iOSAinsi, lorsque vous êtes en déplacement, vos fichiers et projets sont toujours à portée de main.

GoogleDriveiPhone

Extensions de navigateur

Lorsque vous effectuez des recherches en ligne, des extensions de navigateur pratiques peuvent vous aider à enregistrer et à afficher les éléments de vos cours. Il existe des modules complémentaires pour Firefox et Chrome qui permettent de saisir facilement ce fichier ou cette image dès que vous le repérez. Certaines extensions, comme GDrive Panel pour Firefox [No Longer Available] (illustré ci-dessous) ouvrira l’intégralité de votre Google Drive en un clic.

GoogleDriveFirefoxExtension

L’application de bureau

Si vous préférez avoir Google Drive directement sur votre bureau, c’est disponible pour le téléchargement sur les machines Mac et Windows. Grâce à la synchronisation entre l’application Web, les appareils mobiles et l’application de bureau, vos éléments importants de l’école ne sont jamais plus éloignés qu’un clic ou un robinet.

GoogleDriveDesktop

La fonction de recherche

Si jamais vous ne parvenez pas à trouver un dossier ou un fichier dans Google Drive, le champ de recherche en haut peut vous aider. Saisissez un mot-clé et choisissez éventuellement un type de recherche sur votre lecteur. Vous retrouverez votre objet perdu en un rien de temps.

GoogleDriveSearchKeyword

Préparez-vous pour la cloche

Quand il s’agit de rester organisé pendant l’année scolaire, évitez le stress en utilisant un outil complet comme Google Drive. Il est facilement accessible de n’importe où, permet la création de fichiers, propose des options de partage et de collaboration pratiques, se synchronise entre les appareils et les plates-formes et fournit un système simple de gestion de fichiers et de stockage. Et si vous manquez une fonctionnalité spécifique, il y a de fortes chances qu’il existe un outil qui se connecte à Google Drive.

Utilisez-vous Google Drive à l’école et avez-vous vos propres conseils et astuces pratiques? Veuillez partager vos suggestions dans les commentaires ci-dessous!

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