Comment insérer les informations utilisateur dans un document Word

Lorsque vous installez Word, vous êtes invité à entrer votre nom et vos initiales. Ces informations utilisateur sont stockées dans Word et vous pouvez insérer automatiquement ces informations dans vos documents, par exemple dans l’adresse de retour d’une enveloppe.

Nous vous avons montré comment définir les informations utilisateur dans Word (après l’installation), qui incluent votre nom, vos initiales et votre adresse. Vous pouvez utiliser des champs pour insérer ces informations dans un document et les mettre à jour automatiquement lorsque vous mettez à jour les informations utilisateur.

REMARQUE: nous avons utilisé Word 2013 pour illustrer cette fonctionnalité.

Pour ajouter les informations utilisateur à votre document, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez insérer les informations. Pour cet exemple, nous insérons le nom d’utilisateur et l’adresse dans une table. Cliquez sur l’onglet «Insertion».

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Dans la section «Texte» de l’onglet «Insertion», cliquez sur le bouton «Parties rapides» et sélectionnez «Champ» dans le menu contextuel.

REMARQUE: si vous ne voyez pas le bouton «Parties rapides», la fenêtre peut ne pas être assez large pour afficher les étiquettes de texte. L’icône affichée sur le bouton ci-dessous sera visible dans la section «Texte» et le déplacement de votre souris sur l’icône affichera l’info-bulle indiquant ce que fait le bouton, si les info-bulles sont activées.

La boîte de dialogue «Champ» s’affiche. Dans la liste “Noms des champs” sous “Veuillez choisir un champ”, sélectionnez “UserAddress”, “UserInitials” ou “UserName”. Dans notre exemple, nous insérons d’abord le nom d’utilisateur, nous avons donc choisi «UserName». Dans la liste «Format» sous «Propriétés du champ», vous pouvez spécifier le format du champ. Dans ce cas, nous avons choisi «Cas du titre» pour que le nom soit correctement mis en majuscule même s’il n’a pas été saisi de cette façon. Cliquez sur «OK» pour accepter vos sélections et fermer la boîte de dialogue.

Le nom d’utilisateur est inséré sous forme de champ au niveau du curseur. Cela signifie que si vous modifiez le nom d’utilisateur dans les informations utilisateur, il changera également l’endroit où vous avez inséré le champ.

Pour insérer l’adresse, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez l’insérer et suivez la même procédure indiquée ci-dessus, en sélectionnant «UserAddress» dans la liste «Field names», plutôt que «UserName». Le résultat doit ressembler à l’image du début de cet article.

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