Comment insérer rapidement des blocs de texte dans Microsoft Word avec insertion automatique

Nous avons tous quelques gros morceaux de texte que nous devons taper régulièrement – comme votre adresse, des noms longs ou des phrases, ou même des tableaux et des images que vous utilisez souvent. La fonctionnalité d’insertion automatique dans Word vous permet de stocker ces morceaux de texte et de les insérer rapidement en quelques frappes, afin que vous puissiez perdre moins de temps à taper.

La fonctionnalité d’insertion automatique fait partie d’Office depuis longtemps, mais fait désormais partie de Quick Parts, qui a été ajouté à Office 2007. Outre les entrées d’insertion automatique, la fonctionnalité Quick Parts vous permet d’insérer des propriétés de document (telles que le titre et l’auteur ) et les champs (tels que les dates et les numéros de page). Les entrées Quick Parts et AutoText sont également appelées «blocs de construction» et Word est fourni avec de nombreux blocs de construction prédéfinis. Vous pouvez également ajouter autant de blocs de construction personnalisés que vous le souhaitez.

REMARQUE: nous avons déjà écrit sur la façon de référencer du texte à partir d’autres documents dans Word afin que vous puissiez insérer du contenu réutilisable dans d’autres documents qui seront automatiquement mis à jour. L’astuce décrite dans cet article est similaire à l’utilisation d’une insertion automatique. Toutefois, une fois que le contenu est inséré à l’aide d’une insertion automatique, ce contenu ne sera pas automatiquement mis à jour lorsque vous modifiez l’insertion automatique.

Il existe d’autres logiciels, comme le logiciel gratuit PhraseExpress pour Windows, qui effectue une tâche similaire à l’échelle du système. C’est génial car il fonctionne dans toutes les applications, pas seulement Word, mais l’insertion automatique a quelques avantages en soi – à savoir, il a plus d’options de formatage (en particulier celles spécifiques à Word) que PhraseExpress, et il est disponible partout où Word est. Ainsi, si vous n’êtes pas autorisé à installer des programmes tiers sur votre ordinateur de travail, par exemple, vous pouvez toujours utiliser l’insertion automatique.

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Vous ne pouvez stocker les entrées d’insertion automatique que dans des modèles, pas dans les documents eux-mêmes. Par défaut, les nouvelles entrées d’insertion automatique sont stockées dans le modèle Normal.dotm. Cela limite la disponibilité de vos entrées d’insertion automatique sur votre ordinateur uniquement, sauf si vous partagez votre modèle Normal.dotm avec d’autres ordinateurs. Vous pouvez ajouter des entrées d’insertion automatique à des modèles personnalisés, mais il existe des limitations à ce sujet dont nous parlerons plus loin dans cet article.

Comment créer une nouvelle entrée d’insertion automatique

Pour commencer, créez un nouveau document Word et entrez le contenu (texte, images, tableaux, etc.) que vous souhaitez ajouter comme insertion automatique. Ensuite, mettez en surbrillance le contenu et cliquez sur l’onglet «Insérer».

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Si vous souhaitez que votre texte d’insertion automatique soit stocké avec la mise en forme de paragraphe pour tous les paragraphes de l’entrée, y compris le dernier paragraphe, assurez-vous que la marque de paragraphe à la fin du dernier paragraphe est incluse dans votre sélection. La marque de paragraphe stocke la mise en forme du paragraphe. Lorsque vous ne sélectionnez pas la marque de paragraphe à la fin du paragraphe, ce paragraphe prend le style de paragraphe du texte environnant lorsque vous l’insérez. Si vous ne voyez pas la marque de paragraphe à la fin de chaque paragraphe, vous pouvez choisir de les afficher dans les options. Toute mise en forme de caractère que vous avez appliquée à votre contenu d’insertion automatique est automatiquement stockée dans l’insertion automatique.

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Dans la section «Texte», cliquez sur le bouton «Explorer les parties rapides» et déplacez votre souris sur «Insertion automatique» dans le menu déroulant. Ensuite, sélectionnez «Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique» dans le sous-menu.

REMARQUE: Vous remarquerez peut-être l’option «Enregistrer la sélection dans la galerie de pièces rapides» disponible directement dans le menu «Pièces rapides». Cette option ajoute le texte sélectionné en tant qu’entrée «Quick Parts», et non «AutoText». Les entrées «Quick Parts» et «AutoText» sont toutes deux des éléments de base. Vous pouvez ajouter l’entrée de cette façon, mais nous allons discuter de son ajout en tant qu’entrée automatique.

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La boîte de dialogue «Créer un nouveau bloc de construction» s’affiche. Entrez un nom pour l’insertion automatique dans la zone d’édition «Nom».

Nous vous recommandons de rendre les noms de vos entrées d’insertion automatique suffisamment différents pour que vous n’ayez à taper que quelques caractères du nom pour insérer chaque entrée dans un document. Si plusieurs entrées d’insertion automatique ont des noms très similaires, vous devrez taper suffisamment de nom pour que Word sache quelle entrée vous souhaitez insérer.

Vous pouvez également modifier la catégorie de cette entrée. La liste déroulante «Catégorie» propose une option «Créer une nouvelle catégorie» qui vous permet d’ajouter cette insertion automatique à une catégorie personnalisée. Vous pouvez également modifier la «Galerie» dans laquelle l’entrée est créée.

La liste déroulante «Options» vous permet de spécifier la manière dont l’entrée est insérée dans le document. Si vous insérez un petit morceau de texte, tel qu’un nom de société, sélectionnez “Insérer du contenu uniquement” qui insère le contenu de l’entrée en ligne au niveau du curseur. Vous pouvez également insérer le contenu dans son propre paragraphe ou sur sa propre page (parfait pour créer des pages de garde standard).

Acceptez le paramètre par défaut pour la liste déroulante «Enregistrer dans». Cela enregistrera l’insertion automatique dans votre modèle Normal.

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Une fois que vous avez configuré votre nouvelle insertion automatique, cliquez sur «OK».

Lorsque vous fermez le dernier document Word que vous avez ouvert, la boîte de dialogue suivante peut s’afficher vous demandant si vous souhaitez enregistrer les modifications apportées au modèle Normal.dotm, si vous avez activé l’option pour être invité à enregistrer le modèle Normal. Pour enregistrer votre insertion automatique dans le modèle «Normal.dotm», cliquez sur «Enregistrer».

Comment insérer une insertion automatique dans un document

Maintenant que nous avons créé une nouvelle insertion automatique, insérons-la dans un document. Créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez à nouveau sur l’onglet “Insertion” et déplacez votre souris sur “Insertion automatique” dans le menu déroulant. Vous remarquerez que l’insertion automatique que vous avez ajoutée est disponible directement dans le sous-menu «Insertion automatique». Sélectionnez-le pour insérer le contenu dans cette entrée.

Vous pouvez également insérer une insertion automatique simplement en commençant à taper le nom de l’insertion automatique. Une petite fenêtre contextuelle s’affiche avec le nom de l’insertion automatique correspondante et des instructions vous indiquant d’appuyer sur «Entrée» pour l’insérer. Appuyez sur “Entrée” pour insérer l’intégralité de l’insertion automatique dans votre document. Vous pouvez également appuyer sur «F3».

Le contenu de l’insertion automatique est inséré, avec les sauts de ligne et la mise en forme d’origine.

Pour rendre plus rapide et plus facile l’insertion d’entrées d’insertion automatique, vous pouvez ajouter le bouton «Insertion automatique» à la barre d’outils d’accès rapide.

Comment activer “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique”

Si vous ne voyez pas la suggestion de saisie semi-automatique lorsque vous tapez le nom de votre insertion automatique, vous devrez peut-être activer l’option «Afficher les suggestions de saisie semi-automatique».

Pour activer «Afficher les suggestions de saisie semi-automatique», ouvrez un document Word existant ou créez-en un nouveau et cliquez sur l’onglet «Fichier».

Sur l’écran des coulisses, cliquez sur «Options» dans la liste des options sur la gauche.

Cliquez sur “Avancé” dans la liste des éléments sur le côté gauche de la boîte de dialogue “Options Word”.

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Dans la section “Options de modification”, cochez la case “Afficher les suggestions de saisie semi-automatique” pour qu’il y ait une coche dans la case.

Maintenant, vous pourrez maintenant appuyer sur “Entrée” après avoir tapé une partie du nom d’une insertion automatique pour l’insérer.

Comment modifier le contenu d’une insertion automatique existante

Supposons que vous ayez déménagé dans une nouvelle maison et que vous deviez modifier votre adresse dans votre insertion automatique. C’est facile à faire. Tapez simplement l’entrée comme vous le souhaitez dans un nouveau document Word, sélectionnez-la, puis accédez au sous-menu «Insertion automatique» comme nous l’avons vu précédemment. Sélectionnez l’option «Enregistrer la sélection dans la galerie d’insertion automatique» dans le sous-menu sous les entrées d’insertion automatique existantes.

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Entrez le même nom que l’insertion automatique existante dans la zone d’édition «Nom» et cliquez sur «OK».

Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche. Cliquez sur «Oui» pour remplacer l’insertion automatique précédente par la nouvelle.

Maintenant, vous pouvez insérer l’insertion automatique mise à jour dans n’importe quel document Word nouveau ou existant comme vous l’avez fait auparavant.

REMARQUE: n’oubliez pas que la modification d’une insertion automatique ne modifie PAS le contenu de cette entrée dans tous les documents existants dans lesquels vous l’avez déjà insérée. Le contenu révisé de l’insertion automatique n’est utilisé que lors de l’insertion de l’entrée à tout moment après sa modification.

Comment modifier les propriétés d’une insertion automatique existante

En plus de modifier le contenu d’une insertion automatique, vous pouvez également modifier les propriétés de l’entrée, telles que le modèle dans lequel elle est stockée, la catégorie, etc.

Pour ce faire, créez un nouveau document Word ou ouvrez-en un existant. Cliquez sur l’onglet «Insertion», puis sur le bouton «Explorer les parties rapides» dans la section «Texte». Sélectionnez «Building Blocks Organizer» dans le menu déroulant.

La boîte de dialogue «Organisateur de blocs de construction» s’affiche. Une liste de tous les «blocs de construction» s’affiche, indiquant le «nom» de chacun et la «galerie», la «catégorie» et le «modèle» dans lesquels ils se trouvent. Ils sont classés par ordre alphabétique selon la «galerie». Notre nouvelle entrée «Adresse» est répertoriée en haut car elle se trouve dans la galerie «Insertion automatique». Cliquez sur l’entrée pour la sélectionner. Un aperçu de l’entrée s’affiche sur le côté droit de la boîte de dialogue.

Après avoir sélectionné l’entrée «Adresse», cliquez sur «Modifier les propriétés» sous la liste des «Blocs de construction».

La même boîte de dialogue s’affiche que lorsque vous avez créé l’insertion automatique; cependant, maintenant il s’appelle «Modify Building Block». Nous allons changer l’option “Option” en “Insérer le contenu dans son propre paragraphe, ainsi l’adresse est toujours insérée en commençant sur une ligne séparée, même si le curseur est à la fin d’une autre ligne. Cliquez sur «OK» une fois que vous avez effectué la modification.

Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche à nouveau, confirmant que vous souhaitez remplacer l’insertion automatique par celle révisée. Cliquez sur «Oui».

Comment supprimer une insertion automatique

Si vous découvrez que vous n’avez plus besoin d’une insertion automatique, vous pouvez la supprimer de la collection de blocs de construction. Pour supprimer une insertion automatique, ouvrez la boîte de dialogue «Organisateur de blocs de construction», comme décrit dans la dernière section. Sélectionnez l’insertion automatique que vous souhaitez supprimer et cliquez sur «Supprimer» sous la liste des «blocs de construction».

Une boîte de dialogue de confirmation s’affiche et vous demande si vous êtes sûr de vouloir supprimer le bloc de construction sélectionné, dans ce cas une insertion automatique. Cliquez sur «Oui» pour supprimer l’entrée. Vous reviendrez à la boîte de dialogue «Building Blocks Organizer». Cliquez sur «Fermer» pour le fermer et revenir à votre document.

L’insertion automatique semble avoir une particularité lors de l’utilisation d’un modèle personnalisé. Nous avons testé l’ajout d’entrées d’insertion automatique à un modèle personnalisé, mais lorsque nous avons créé un nouveau document basé sur ce modèle, l’insertion automatique n’était pas disponible. Cependant, lorsque nous avons créé un nouveau document basé sur le modèle Normal, puis que nous avons joint le modèle personnalisé à ce document, l’insertion automatique était disponible. Par conséquent, si vous souhaitez enregistrer les entrées d’insertion automatique dans votre propre modèle personnalisé, assurez-vous de joindre le modèle à vos documents après les avoir créés, sinon vos entrées d’insertion automatique ne seront pas disponibles. Si vous découvrez le contraire, merci de nous le faire savoir dans les commentaires.

Les anciennes versions de Word (2003 et antérieures) vous permettaient de copier des entrées d’insertion automatique d’un modèle à un autre. Cependant, à partir de Word 2007, cette fonctionnalité a été supprimée.

Moyens Staff
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